Учёт вспомогательного оборудования
Вспомогательное оборудование (ВО) учитывают в общем разделе оборудования TesLab с отдельной категорией. Например, штатив фиксирует изделие при подготовке испытаний. Категорию и назначение выбирают по документам конкретного предмета и принятому порядку лаборатории.
Порядок работы: найти экземпляр, создать или проверить карточку, заполнить назначение и документы, оформить местонахождение и обслуживание, проверить форму оснащённости.
В этой статье
1. Подготовка
Подготовьте паспорт или руководство, основание владения, маркировку, инвентарный номер, изготовителя, страну и год выпуска. Уточните даты приёмки и ввода, местонахождение и ответственного.
Нужны доступ к списку и карточке, право «Добавление» для нового экземпляра и «Редактирование» для заполнения. У местонахождения, журналов ТО и ремонта свои права, у формы Word отдельное право «Оснащенность ВО». Требуется действующая лицензия; при ограниченном количестве оборудования ВО входит в общий учёт.
Сначала найдите предмет по инвентарному и заводскому номерам, сверьте модель. Если запись уже есть, проверьте её категорию и реквизиты. Создавать второй экземпляр ради формы ВО не нужно.
2. Создание карточки
- Откройте Лаборатория → Оборудование, вкладку Оборудование, нажмите Добавить.
- В окне Новое оборудование выберите Вспомогательное оборудование. Исходная категория «Средство измерения» сама не изменится по названию штатива.
- Выберите Тип оборудования из справочника. Введённый поисковый текст нужно завершить выбором варианта. Если типа нет, уточните справочник у ответственного.
- Заполните наименование, модель, заводской номер, числовую часть инвентарного номера и год. Затем внесите доступные сведения об изготовлении, поставке и датах.
- Проверьте форму и нажмите Добавить. При выключенном Добавить ещё откроется созданная карточка.
Учебная форма: 1. Категория ВО. 2. Год выпуска. 3. Дата приёмки; ввод в эксплуатацию указан отдельно.
При включённом Добавить ещё остаются категория, тип, модель, даты и прочие сведения. Очищается заводской номер, запрашивается следующий инвентарный. Перед каждым следующим добавлением перепроверяйте оставшиеся значения. Предложенный номер не резервируется, его нужно сверять с учётом лаборатории.
3. Реквизиты
| Поле | Что проверить |
|---|---|
| Наименование, модель, номера | Идентифицируют конкретный предмет. В форме нового экземпляра они обязательны. Общий инвентарный префикс добавляется к номеру в списке и Word. |
| Год выпуска | Новая карточка принимает год от 2000 до текущего. Если фактический год раньше или маркировка отсутствует, уточните допустимый способ учёта. Не вводите вымышленный год или номер. |
| Изготовитель и страна | Попадают в графу изготовителя формы ВО. |
| Дата приёмки и ввод | Это разные события. Например, предмет получен 10.02.2025, а введён 14.02.2025. |
| Документ поставки | Текст используется в основании владения. Дата приёмки добавляется отдельно. |
Новый экземпляр получает состояние Действующее. Поля статуса в окне добавления нет. Номер ГРСИ и сведения о поверке не присваивайте по аналогии с соседним СИ.
4. Назначение и характеристики
- Откройте вкладку Метрологические характеристики.
- В блоке Данные для формы оснащённости заполните Измеряемый параметр. Для ВО именно этот текст выводится как назначение.
- Завершите редактирование, перейдите из поля и дождитесь сообщения о сохранении. Затем повторно откройте карточку и перечитайте значение.
- Если нужны технические сведения в отдельной таблице характеристик, заполните её и нажмите расположенную над ней кнопку Сохранить.
1. Назначение ВО для Word. 2. Собственная кнопка сохранения таблицы характеристик. Эти разделы заполняются независимо.
Пример назначения: «Размещение и фиксация учебного изделия при подготовке испытаний». Формулировку согласуйте с документами своего предмета. Комментарий, таблица характеристик и измерительные каналы не заполняют эту графу автоматически. Поля «Диапазон измерений» и «Точность измерений» отдельными графами формы ВО не являются. Фиктивный измерительный канал создавать не нужно.
5. Документы, размещение и условия
На вкладке Общая информация прикрепите паспорт, руководство и основание владения в блоке Файлы. Назовите вложения различимо, выберите категории и проверьте открытие. Текст документа поставки и прикреплённый файл заполняются отдельно.
Фактическую передачу оформляйте в Истории местонахождения: указывайте место или ответственного и период. Адрес в форме ВО берётся из общих параметров лаборатории, а не из последней выдачи сотруднику.
На вкладке Хранение и эксплуатация перенесите ограничения из документа: температуру в °C, влажность в %, давление в кПа. Пустая граница и число 0 имеют разный смысл. После сохранения заново откройте карточку и сверьте обе границы. Если значение очистилось или появилось сообщение об ошибке, сообщите ответственному; не заменяйте достоверный ноль другим числом ради сохранения.
Дополнительные требования к хранению, транспортировке и питанию запишите словами. Фактические замеры помещения ведут отдельно в журнале окружающей среды.
6. ТО и ремонт
На вкладке Ремонт и ТО внесите плановые действия и периодичность из инструкции: осмотр, очистку, проверку креплений. Требование ТО описывает регламент, запись журнала фиксирует конкретное выполнение с датой и ответственным.
При неисправности оформите ремонт: описание дефекта, дату передачи, выполненные работы и фактический возврат. После сохранения проверьте статус ремонтной записи. Состояние оборудования в карточке оформляют отдельно: запись ремонта сама по себе не подтверждает допуск к дальнейшему использованию.
Для прекращения эксплуатации используйте вывод оборудования из эксплуатации с датой и причиной. Историческую карточку не превращайте в запись нового приобретённого предмета.
7. Форма оснащённости ВО
- Вернитесь в список оборудования, откройте меню Скачать и выберите Оснащенность ВО.
- В поле На какое число формируем укажите нужную дату документа и нажмите Скачать.
- Откройте Word и проверьте состав, реквизиты, назначение, основание владения, адрес и блок подписи руководителя.
1. Дата, на которую отбирается оборудование. 2. Получение Word-файла. Отметки и фильтр основного списка состав этой формы не задают.
Включаются записи категории ВО без текущего статуса Выведено из эксплуатации. Дата ввода должна быть не позже даты формы; если ввод не указан, используется дата приёмки. При отсутствии обеих дат запись не попадёт. Сохранённая дата вывода также не должна быть раньше даты формы.
Пример: приёмка 10.02.2025, ввод 14.02.2025. Форма на 12.02.2025 исключит предмет, потому что дата ввода уже заполнена. Выбор прошлой даты также не вернёт запись с нынешним статусом вывода. Для исторического состава сверяйте документы соответствующего периода.
8. Проверка результата
В карточке сверьте категорию, идентификаторы, даты, назначение и открытие документов. В Word проверьте каждую графу. При тексте поставки «Учебный акт № 101» и приёмке 10.02.2025 основание дополнится датой. Если она уже включена в текст, возможен повтор.
Место установки и сведения руководителя берутся из настроек лаборатории. Печатный блок подписи не подтверждает фактическое подписание. После исправления источников сформируйте файл заново.
9. Ошибки
- Предмет отсутствует в Word. Проверьте категорию, текущий статус, ввод, приёмку и дату формирования.
- Нет назначения. Заполните «Измеряемый параметр» в блоке оснащённости, затем повторно проверьте сохранённое значение.
- Пустая форма или сообщение, что ВО не применяется. Пустой отбор не доказывает фактическое неприменение оборудования. Сначала разберите причины отсутствия строк, затем решайте вопрос об использовании документа.
- Сохранение не подтверждено. Откройте запись заново и сверьте результат перед повтором. При неясном результате добавления сначала исключите появление новой карточки.
Связанные инструкции
Учётная карточка оборудования, документы оборудования и доступ сотрудников, закрепление, передача и возврат прибора, регламент технического обслуживания, ремонт прибора, документы об оснащённости, начало руководства по оборудованию.
Учебный пример: штатив № 0101
Штатив принят 10.02.2025, введён 14.02.2025. Для формы на 11.11.2026 проверьте категорию ВО, действующее состояние, назначение и документы. В полученном Word должны быть нужный экземпляр, достоверные номера, назначение и основание владения. Пустой результат сначала требует проверки карточки и условий отбора.