Документы оборудования и доступ сотрудников
Храните паспорт, руководство по эксплуатации, методику поверки и другие документы в карточке оборудования, чтобы сотрудники могли найти их рядом со сведениями о приборе. Для каждого вложения можно выбрать видимость: оставить его внутри лаборатории или разрешить показ в быстром просмотре и открытой информации по QR-коду.
В этой статье
Какие документы прикреплять
В блоке «Файлы» хранятся документы, относящиеся к оборудованию: паспорт экземпляра, описание типа, руководство, методика поверки, документы о поставке. Для индивидуального документа сверьте заводской номер; для общего руководства сверьте модель и исполнение прибора.
Поддерживаются PDF, JPG, JPEG, DOC, DOCX, ZIP и RAR. Размер одного файла: до 20 МБ. Скан должен оставаться читаемым, включая номера, реквизиты и подписи.
Свидетельство о конкретной поверке прикрепляйте к записи этой поверки. Загрузка документа в общий блок «Файлы» не добавляет сведения о поверке и не меняет её срок. Подробнее: в статье о сведениях и файлах поверки.
Как загрузить файл
У нового файла сразу включено «Доступен всем». Если в лаборатории уже настроен показ файлов по QR-коду, вложение может стать доступно внешним читателям сразу после загрузки.
Для внутреннего документа сначала отключите показ «Доступные файлы» в настройках открытой информации. Затем загрузите документ и переключите его на «Только в лаборатории». После этого показ остальных файлов по QR можно включить снова. Настройка описана в статье «QR-коды оборудования и открытая информация».
- Откройте Лаборатория → Оборудование и карточку нужного экземпляра.
- На вкладке «Общая информация» найдите блок «Файлы».
- Нажмите «Добавить файл» и выберите документ на устройстве.
- Дождитесь появления вложения в списке. Выберите для него категорию и видимость.
- Нажмите название загруженного файла и убедитесь, что открывается нужный документ.
Также файлы можно перетащить из папки на компьютере в область загрузки. Не используйте для этого поле фотографии «Общий вид»: оно предназначено для изображения оборудования.
Действия с файлами сохраняются сразу. Загрузка, переименование, выбор категории и видимости не требуют общего сохранения карточки.
Название и категория
Дайте документу имя, по которому его легко узнать: например, «Паспорт, зав. № А00125» или «УПД № 125 от 09.11.2026». Нажмите «Переименовать» рядом с вложением, введите название длиной до 200 символов и сохраните. Переименование меняет подпись в списке, а содержимое файла остаётся прежним.
Новый файл получает категорию «Другое». Нажмите метку категории рядом с именем и выберите подходящий вариант:
- Описание типа: описание утверждённого типа.
- Паспорт: паспорт оборудования.
- Инструкция (РЭ): инструкция или руководство по эксплуатации.
- Методика поверки: методика поверки соответствующего типа.
- УПД: универсальный передаточный документ.
- Другое: остальные документы; их назначение поясните в названии.
Категория помогает различать документы и не определяет, кому они видны.
Кому видны файлы
У вложения есть переключатель со значком глобуса или замка. Наведите на него указатель, чтобы увидеть текущее состояние: «Доступен всем» или «Только в лаборатории». Нажатие переключает видимость.
| Где смотрят документы | «Только в лаборатории» | «Доступен всем» |
|---|---|---|
| Полная карточка оборудования | Виден сотруднику, которому доступно оборудование. | Виден сотруднику, которому доступно оборудование. |
| Быстрый просмотр на главной панели | Не показывается. Откройте полную карточку. | Показывается. |
| Открытая страница по QR-коду, без входа в программу | Не показывается. | Показывается, если включены открытый доступ к оборудованию и «Доступные файлы». |
Таким образом, «Только в лаборатории» не означает «только администратору», а «Доступен всем» само по себе не включает внешнюю публикацию. Показ по QR зависит также от настроек учёта оборудования.
Пример: руководство и документ о поставке
Руководство нужно сотрудникам и тем, кто смотрит открытую информацию о приборе. Для него выбраны категория «Инструкция (РЭ)» и видимость «Доступен всем». УПД содержит внутренние сведения о поставке: у него категория «УПД» и видимость «Только в лаборатории».
Скачивание документов
Нажмите название вложения. Браузер или приложение откроет файл либо предложит сохранить его на устройстве. Для Word и архивов может понадобиться подходящее приложение.
Чтобы получить вложения из блока «Файлы» по всему оборудованию, используйте «Подгруженные файлы ZIP» в списке оборудования. В архив входят и внутренние вложения; файлы свидетельств о поверке выгружаются отдельно. Подробнее: в статье о выгрузке журналов и документов.
Замена и удаление
Загрузка файла с тем же именем добавляет ещё одно вложение. Существующий документ при этом не заменяется.
- Загрузите новую версию с учётом её видимости, выберите категорию и понятное название.
- Откройте новый файл и проверьте содержимое.
- Если прежняя версия больше не нужна, скачайте её копию для хранения и нажмите «Открепить» у старого вложения.
Открепление удаляет файл сразу, без подтверждения и корзины. Закрытие карточки не отменит действие. Для восстановления потребуется загрузить копию заново.
Если возникли затруднения
Формат не принят. Подготовьте PDF, JPG/JPEG или другой поддерживаемый формат. Простая замена расширения не преобразует файл.
Файл больше 20 МБ. Уменьшите размер без потери читаемости или разделите документ на несколько частей с понятными названиями.
После ошибки непонятно, завершилась ли загрузка. Повторно откройте карточку и посмотрите список вложений перед новой попыткой, чтобы не загрузить дубликат.
Файл есть в карточке, но отсутствует в быстром просмотре. Проверьте его видимость: быстрый просмотр показывает только файлы «Доступен всем».
Файл не виден по QR. Для его показа нужны одновременно «Доступен всем» у вложения, открытый доступ к оборудованию и включённые «Доступные файлы». Результат можно проверить по QR-ссылке без входа в программу.
Связанные статьи
- Оборудование в TesLab: с чего начать.
- Настройки учёта оборудования.
- QR-коды оборудования и открытая информация.
- Сведения о поверке: ручное добавление и исправление.
- Выгрузка журналов и скачивание документов оборудования.