Сведения о поверке: ручное добавление и исправление
Запись о поверке связывает конкретный прибор с датами, номером документа и сведениями организации-поверителя. Она находится в отдельном журнале. Загрузка паспорта в общие файлы карточки не создаёт такую запись.
Подготовьте документ или подтверждённые реестровые сведения, сверив заводской номер. Ниже описаны ручное добавление и исправление, файл, учётная отметка и связанные документы. После сохранения нужно проверить строку и доступность вложения, а не только закрытие формы.
| Что встречается в инструкции | Что это значит |
|---|---|
| Дата поверки и действительна до | Разные даты из исходных сведений. Не подставляйте сегодняшнюю дату или произвольный интервал вместо документа. |
| Файл свидетельства | Вложение конкретной записи журнала. Его наличие проверяют отдельно от заполненного номера. |
| Опубликовано во ФГИС | Учётная отметка в форме. Её включение само по себе не отправляет документ во внешний реестр. |
В этой статье
- Когда добавлять новую запись, а когда исправлять прежнюю
- Документы и доступ
- Открытие формы
- Обязательные сведения
- Дополнительные поля
- Последовательность ручного добавления
- Несколько записей поверки подряд
- Проверка на конкретном примере
- Замена файла и исправление опечаток
- Проверка использования записи
- Типичные ошибки
- Проверить одну запись от документа до скачивания
Когда добавлять новую запись, а когда исправлять прежнюю
После очередной поверки добавляйте новую запись с новыми датами и реквизитами. Старые сведения остаются нужны для документов и испытаний прошлого периода. Не заменяйте прошлогоднее свидетельство текущим только для того, чтобы в таблице была одна строка.
Исправление существующей записи подходит для опечатки, неверно введённой даты или замены ошибочно приложенного файла. Перед правкой найдите именно эту поверку по её дате и номеру. Изменение записи влияет на сведения, которыми пользуются другие части программы.
Документы и доступ
- Сверьте инвентарный, заводской номера и модель прибора с документом о поверке. Совпадения одного названия недостаточно.
- Подготовьте наименование организации, дату поверки, дату окончания действия и номер документа либо знак поверки.
- Если есть запись в «Аршине», подготовьте её идентификатор или используйте поиск. Идентификатор записи и номер свидетельства являются разными реквизитами.
- Для вложения подготовьте PDF, JPG либо архив ZIP или RAR. Эти форматы принимает сервер для файла свидетельства.
- Проверьте право добавлять или изменять сведения о поверке. Просмотр оборудования и редактирование поверок могут разрешаться отдельно.
Не определяйте срок действия по предположению о межповерочном интервале, если в документе или официальной записи уже указан конкретный срок. Вносите подтверждённую дату «Действительна до».
Открытие формы
- В разделе «Оборудование» найдите нужный экземпляр и откройте карточку.
- На вкладке «Общая информация» найдите блок «Поверка». Он расположен рядом с историей местонахождения.
- Для новой записи нажмите кнопку с плюсом и подсказкой «Добавить поверку». Откроется окно «Сведения о поверке».
- Для исправления выберите строку нужной поверки или действие «Редактировать» в её меню. В форме должны появиться сохранённые реквизиты, а кнопка действия будет называться «Сохранить».
Слева расположены «Данные о поверке», справа блок «ФГИС АРШИН». При создании новой записи поиск справа может запускаться автоматически. Ручной ввод слева доступен и тогда, когда поиск ничего не нашёл или расширение не установлено.
Обязательные сведения
| Поле | Смысл и пример | Правило заполнения |
|---|---|---|
| Место проведения | Организация-поверитель, например «ФБУ … ЦСМ». Поле подписано как место, но ожидает сведения о том, кто проводил поверку. | Укажите реальное наименование из документа. Для новой записи поле обязательно. |
| Дата поверки | Календарный день проведения, например 20.10.2026. | Обязательна. Не подменяйте датой добавления в TesLab или скачивания файла. |
| Действительна до | Окончание действия, например 19.10.2027. | Обязательно. Проверьте его по источнику и не допускайте даты раньше поверки. |
| Номер свидетельства | Полный номер из документа, с буквами, разделителями и ведущими нулями, если они есть. | Нужен номер свидетельства либо знак поверки. Не придумывайте номер при его отсутствии. |
| Знак поверки | Код знака по подтверждающему документу или маркировке. | Может быть пустым, если указан номер свидетельства. Если номера нет, необходим действительный знак. |
Поля номера и знака не являются числами для расчёта: сохраняйте их написание. Для новой записи сервер проверяет наличие номера или знака длиной более двух символов. Если действительный реквизит не проходит проверку, не дополняйте его вымышленными символами; сохраните исходный документ и передайте администратору текст отказа.
Дополнительные поля
| Поле | Что указывать | Когда оставить пустым |
|---|---|---|
| ID во ФГИС АРШИН | Идентификатор конкретного результата поверки в «Аршине». После сохранения по нему доступна ссылка на результат. | Когда идентификатор неизвестен или вводится подтверждённая запись без такой ссылки. Не вставляйте вместо него номер ГРСИ или номер свидетельства. |
| Файл свидетельства | Подтверждающий документ в поддерживаемом формате. Например, читаемый многостраничный PDF. | Если файл пока отсутствует. Наличие реквизитов и наличие вложения проверяются отдельно. |
| Связанные свидетельства | Другие записи этого же прибора, которые должны использоваться совместно с выбранной поверкой. | Для обычной самостоятельной поверки без дополнительных свидетельств. |
| Опубликовано во ФГИС | Учётная отметка о публикации, если она подтверждена и используется в работе лаборатории. | Оставьте выключенной, если оснований для отметки нет. Включение само по себе ничего не отправляет во внешнюю систему. |
| Комментарий | Краткое пояснение к записи, например особенности документа или основание исправления. | Если дополнительное пояснение не требуется. |
В общем списке учётная отметка отображается в столбце «ФГИС ИЛ». Не путайте её с фактом поиска в «Аршине» и с отдельной операцией отправки сведений во внешнюю систему. Наличие идентификатора «Аршина» не включает эту отметку автоматически.
Последовательность ручного добавления
- В открытой форме заполните «Место проведения», обе даты и номер свидетельства либо знак поверки.
- Если известен идентификатор «Аршина», внесите его в отдельное поле. Проверьте, что он относится к тому же заводскому номеру.
- Через «Файл свидетельства» выберите подготовленный документ. Убедитесь, что выбрано нужное имя файла.
- Для обычной поверки оставьте «Связанные свидетельства» пустыми. Если нужны совместные документы, воспользуйтесь инструкцией по связям.
- Поставьте учётную отметку публикации только при подтверждённом основании. При необходимости введите комментарий.
- Повторно сравните реквизиты с документом и нажмите «Добавить». При редактировании нажмите «Сохранить».
- Дождитесь завершения сохранения. Найдите строку в блоке «Поверка» и снова откройте её для проверки.
Кнопка «Отмена» закрывает форму без намеренного сохранения введённой новой записи. Изменённые, но ещё не отправленные поля не следует считать зарегистрированной поверкой.
Несколько записей поверки подряд
В форме новой поверки есть переключатель «Добавить ещё». Он позволяет после успешного добавления оставить окно открытым для следующей записи того же прибора. Для другого экземпляра откройте его собственную карточку.
- Заполните первую поверку и включите «Добавить ещё» перед нажатием «Добавить».
- Дождитесь подтверждения сохранения. Окно останется открытым, но поля организации, дат, номера, знака, ID «Аршина» и комментария очистятся. Выбранные связи и файл тоже не переносятся в следующую запись, отметка публикации выключается.
- Убедитесь, что первая запись появилась в учёте, затем полностью заполните реквизиты следующего документа. Его связи и вложение выбирайте отдельно.
- Перед последним добавлением выключите «Добавить ещё», если хотите закрыть окно после сохранения. Либо закройте оставшуюся пустую форму после завершения серии.
Если сохранение вернуло ошибку, форма остаётся с введёнными значениями для исправления. Сброс после успешной записи и отказ сохранения являются разными ситуациями: перед повторным добавлением проверьте сообщение и наличие уже сохранённой строки.
Проверка на конкретном примере
У прибора с заводским №12345 есть свидетельство с датой 20.10.2026 и действием до 19.10.2027. Введите эти даты, организацию и номер из документа, прикрепите PDF, затем добавьте запись.
После сохранения в таблице должны совпасть «Кто поверил», «Дата поверки», «Срок до» и «Номер свидетельства». Если файл сохранён, появляется признак в столбце «Скан». Повторно откройте запись и нажмите «Скачать документ», чтобы проверить не только наличие файла, но и его содержание.
Для испытаний, выполненных до 20.10.2026, новая поверка не заменяет прошлую. Нужны действовавшие в тот период документы. Не удаляйте и не переписывайте старую запись только потому, что добавили текущую.
Замена файла и исправление опечаток
Откройте правильную запись по дате и номеру, исправьте поле и нажмите «Сохранить». Затем откройте её ещё раз и проверьте, что изменено именно нужное значение. Если ошибка относится к реальному документу, а не к ручному вводу, не подменяйте исходный реквизит без подтверждения.
При выборе нового файла для существующей поверки прежнее вложение заменяется. Программа не предоставляет в этой форме отдельную историю версий файлов. До замены скачайте прежний документ, если его нужно сохранить по внутренним правилам лаборатории.
Связанные свидетельства при правке должны оставаться выбранными, если связи всё ещё нужны. Удаление метки из поля и сохранение снимают связь. Перед сохранением просмотрите весь набор, особенно если исправляли лишь номер или комментарий.
Проверка использования записи
- Откройте общий список «Оборудование → Поверка» и найдите запись по экземпляру и номеру. Данные должны совпадать с карточкой.
- При наличии файла скачайте и прочитайте его: заводской номер, даты, страницы и читаемость должны соответствовать записи.
- При наличии ID нажмите «Открыть во ФГИС АРШИН» и проверьте результат по внешней ссылке.
- Если сведения нужны в протоколе, проверьте дату испытаний, обновите оборудование и посмотрите выбранные документы. Уже открытый состав оборудования может требовать обновления.
- Если готовите форму оснащённости, проверьте дату её формирования и получившийся документ, поскольку от даты зависит действующая поверка.
Типичные ошибки
«Информация о поверке уже существует». Проверьте существующие строки с теми же датами, номером или ID «Аршина». Откройте найденную запись и исправьте её при необходимости, не создавая искусственно отличающийся дубль.
Не указано место проведения, дата или срок действия. Вернитесь к документу и заполните соответствующее поле. Неполный результат внешнего поиска также нужно проверить перед сохранением.
Нужно указать номер свидетельства или знак поверки. Хотя бы один из реквизитов обязателен. Если официальный источник их не содержит в ожидаемом виде, не вводите условное значение ради прохождения проверки.
Файл не принят. Проверьте формат. Для PNG или другого неподдерживаемого формата подготовьте читаемый PDF либо JPG. Переименование расширения файла не преобразует его содержимое.
Нет плюса или запись не открывается для изменения. Проверьте права добавления и редактирования поверок у администратора. Просмотр строки доступен шире, чем её правка.
Контроль сроков описан в статье «Оборудование на главной панели», комплект связанных документов в статье «Несколько свидетельств одного прибора», годовой план в статье «Годовой план поверки».
Начало руководства и все статьи об оборудовании.
Проверить одну запись от документа до скачивания
Учебная задача: по прибору «УЧ-001» нужно внести подтверждённые сведения о поверке. Реквизиты вымышленного примера не заменяют исходный документ.
- Откройте нужный прибор и убедитесь, что не выбрана соседняя карточка той же модели.
- Заполните организацию, даты и номер по источнику. ID записи «Аршина» не заменяет заводской номер прибора.
- Прикрепите документ, если он имеется, и проверьте связанные свидетельства.
- Для одной записи выключите «Добавить ещё», сохраните и перечитайте журнал.
- Откройте или скачайте вложение и сравните его с номером и датами строки.
При исправлении файла учтите, что замена относится к вложению записи. Не рассчитывайте на хранение прежнего файла как отдельной версии. Несовпадающие данные сначала разберите по источникам.
Связанные инструкции: Поиск поверки в «Аршине» и перенос в TesLab.