Участники работ: владелец, обслуживающая организация и представители

В карточке протокола владелец лифта и обслуживающая организация указаны отдельно. Для каждой стороны выбирают представителя. Сотрудники лаборатории назначаются отдельно: представитель контрагента не заменяет испытателя.

Проверьте участников даже в уже заполненной карточке. Данные переносятся из задания, а представитель владельца может подставиться из предыдущего протокола. Это не подтверждает, что состав участников подходит для текущей работы.

В этой статье

• Кто указан в протоколе
• Проверить владельца и спец.организацию
• Выбрать представителей
• Найти или создать отсутствующую запись
• Исправить выбор, контакты или реквизиты
• Проверить сотрудников лаборатории
• Проверить результат

Кто указан в протоколе

Одна организация может одновременно быть владельцем и обслуживать лифт. В таком случае проверьте оба поля и представителя каждой стороны. Контакт для выезда может быть другим человеком: его данные не заменяют выбор представителя в протоколе. Подробнее о подготовке поездки читайте в статье о контактах и информации к выезду.

Проверить владельца и спец.организацию

1. Откройте протокол и вкладку «Основная».
2. В блоке «Информация об обслуживании» найдите «Спец.организация» и «Владелец».
3. Сверьте обе стороны с документами текущей работы. При ошибке нажмите значение нужного поля.
4. Найдите организацию по названию, ИНН или ОГРН. Сравните реквизиты в подсказке и выберите конкретную запись.
5. Нажмите «Сохранить» в окне выбора и проверьте значение в карточке.

Ввод текста в поиске ещё не выбирает организацию. Нажмите нужную запись в результатах. Похожие названия различайте по ИНН и ОГРН.

При смене организации её представитель сбрасывается. После смены владельца заново выберите представителя владельца, после смены спец.организации выберите её представителя. Повторно откройте протокол и проверьте обе пары. Если на экране ещё видны прежние телефон или email, не используйте их без сверки с заново выбранным человеком.

Выбрать представителей

1. Проверьте организацию, от которой участвует человек. Если она ещё не указана, сначала выберите её.
2. Нажмите строку «Представитель» под нужной организацией. Строка под «Спец.организация» относится к обслуживающей стороне, строка под «Владелец» относится к владельцу.
3. Найдите человека в списке сотрудников этой организации. Сверьте полное ФИО и должность.
4. Выберите запись и нажмите «Сохранить».
5. Проверьте человека и его контакты в карточке. После смены организации или представителя повторно откройте протокол для итоговой сверки.

Окно выбора представителя спец.организации называется «Представитель работ». Оно относится именно к выбранной спец.организации. Список подбирается по выбранной организации.

Отметка «УВОЛЕН» предупреждает, что человек отмечен уволенным в справочнике. Такие записи остаются в поиске, а имя выбранного уволенного представителя выделяется и зачёркивается в карточке. Выбор не блокируется автоматически. Уточните актуального участника и не выбирайте прежнего сотрудника только потому, что он уже указан в старом протоколе. Полномочия на конкретную работу проверяют по документам и принятому порядку.

Найти или создать отсутствующую запись

Если организации нет в результатах, это ещё не означает, что её нет в справочнике. Для владельца предлагаются контрагенты с ролью «Владелец лифта», для обслуживающей стороны с ролью «Спец. организация».

1. Повторите поиск организации по ИНН и проверьте существующую карточку контрагента.
2. Убедитесь, что в карточке отмечена нужная роль. При необходимости передайте её уточнение ответственному за справочник.
3. Если нет представителя, сначала проверьте организацию, к которой он должен относиться, затем поищите полное ФИО.
4. Если записи действительно нет и действие доступно, нажмите «Создать новый». Внесите проверенные сведения. Новый представитель создаётся внутри выбранной организации.
5. Сохраните новую запись, дождитесь возврата и проверьте, появилась ли она в поле протокола.

После создания программа сразу пытается привязать запись к протоколу и перечитывает карточку. Дополнительно сохранять выбор в прежнем окне не требуется. Если запись создана, но в протоколе её нет, найдите уже созданную запись и выберите её. Не создавайте дубль.

Если действие недоступно или сохранение отклонено, передайте ответственному нужную роль, название или ФИО, организацию и проверенные исходные сведения. Подробнее: карточка контрагента и история реквизитов, представители контрагента.

Исправить выбор, контакты или реквизиты

• Выбрана другая организация или другой человек. Исправьте выбор соответствующего поля в протоколе. После смены организации заново выберите представителя.
• Человек выбран верно, но ошибочны ФИО, должность, телефон или email. Если доступен карандаш «Редактировать контактные данные» рядом с контактами, откройте карточку сотрудника контрагента. Проверьте человека и организацию, исправьте сведения и сохраните. Если действие недоступно, передайте исправление ответственному.
• Изменились название или реквизиты той же организации. Проверьте её историю изменений и дату, с которой действуют новые сведения.
• Сменилось юридическое лицо или представитель. Выберите другую запись. Не превращайте прежнюю организацию или человека в новых участников заменой их реквизитов или ФИО.

Вы редактируете общую карточку представителя. Правка телефона, должности или ФИО не ограничивается одним протоколом. После исправления повторно откройте протокол и проверьте сформированный документ.

Название и реквизиты организации подбираются из истории на дату утверждения. Пока дата утверждения не указана, используется дата испытаний. В поиске при этом показываются названия, актуальные на сегодня. Поэтому после выбора одной и той же организации в протоколе за прошлую дату может отображаться её прежнее название.

ФИО, должность и контакты представителей читаются из текущих карточек людей. Уже полученный файл не изменится сам после исправления справочника. Если нужен документ с исправленными сведениями, сформируйте его повторно и сверьте результат.

Проверить сотрудников лаборатории

1. Сверьте «Испытатель», «Электрозамеры» или «Испытатель 2», а также стажёра и эксперта, если они предусмотрены карточкой.
2. Сопоставьте назначения с фактическим составом работ. Второй испытатель не должен дублировать основного.
3. Если назначение ошибочно, передайте ответственному номер задания или протокола и правильный состав.

Выбор представителя контрагента не назначает сотрудника лаборатории. Изменение личного профиля также не меняет состав участников протокола.

Организации и представителей можно исправлять на этапе «В работе». При отправке на утверждение обычная правка этих полей закрывается. Если ошибка найдена позднее, согласуйте исправление с ответственным. Порядок изменения исходных данных описан в отдельной статье.

Проверить результат

• Владелец и спец.организация соответствуют текущей работе.
• У каждой стороны выбран правильный представитель, проверены его должность и контакты.
• Сотрудники лаборатории соответствуют фактическому составу работ.
• После повторного открытия протокола выбранные записи сохранились.
• В сформированном документе верно указаны стороны и участники.

Пример: сменился представитель сервиса

В карточке указаны «Учебный владелец» и «Учебный сервис». В протоколе остался прежний представитель сервиса с отметкой об увольнении. Найдите действующего участника среди сотрудников «Учебного сервиса» и выберите его. Если записи нет, создайте её в этой организации или передайте сведения ответственному. Повторно откройте протокол и проверьте нового представителя и его контакты. Представителя владельца в этом случае менять не требуется.

Дальше: сохранение протокола и ошибки записи, самопроверка перед отправкой на утверждение. Вернуться к руководству специалиста ИЛ.