Карточка контрагента: реквизиты и история изменений
Если у контрагента изменились адрес, название или руководитель, добавьте в его карточку запись с датой изменения. Для опечатки достаточно исправить существующую запись. История позволяет сохранить прежние реквизиты и различать сведения, действовавшие в разные периоды.
В этой статье
- Как открыть нужную карточку
- Что находится во вкладках
- Исправление или новое изменение
- Как исправить запись
- Как добавить изменение с датой
- ИНН, ОГРН и другая регистрация ИП
- Контакты и комментарии
- Юридический и фактический адреса
- Руководитель и его должность
- Сверка с реестром
- Проверка сохранения и документов
Как открыть нужную карточку
- Откройте раздел «Контрагенты» и найдите участника по ИНН.
- Откройте карточку. В блоке «Реквизиты компании» сравните название, ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП с документами.
- Посмотрите сведения на вкладке «Основная». Прежние и будущие записи находятся на вкладке «Изменения».
Если найдено несколько похожих карточек, уточните организацию, подразделение или регистрацию ИП по инструкции об одинаковом ИНН. Данные собственных юридических лиц ведутся отдельно в «Моих организациях».
Что находится во вкладках
| Вкладка | Содержание |
|---|---|
| Основная | Текущие реквизиты, руководитель, контакты, роли и проверки. |
| Договоры, КП, Заявки | Договоры, коммерческие предложения и заявки контрагента. |
| Акты, Счета, Банк. выписка | Документы о работах, оплате и поступлениях. |
| Сотрудники | Представители контрагента. |
| Банк. реквизиты | Банки и расчётные счета. |
| Изменения | Записи реквизитов с датами, их добавление и корректировка. |
Состав вкладок и доступные действия зависят от прав и подключённых модулей.
Исправление или новое изменение
Одна строка истории содержит набор реквизитов и дату, с которой он действует. На «Основной» нажмите «Изменить» в блоке «Реквизиты компании» и выберите подходящее действие.
| Ситуация | Действие | Результат |
|---|---|---|
| В существующей записи ошиблись в названии, адресе, контакте или другом поле | Исправить текущие данные | Меняется выбранная запись без добавления нового события. |
| С определённой даты действительно изменились название, адрес, КПП или руководитель | У контрагента изменились реквизиты | Добавляется отдельная датированная запись, прежняя сохраняется. |
Например, неверную букву в фамилии исправляют в нужной строке. При назначении другого директора добавляют изменение с датой назначения.
Как исправить запись
- Для текущих сведений выберите «Исправить текущие данные».
- Для старой или будущей записи откройте вкладку «Изменения», найдите нужную строку и откройте её. Можно использовать команду контекстного меню «Откорректировать запись».
- В окне «Корректировка сведений» проверьте дату и исправьте ошибочные поля.
- Нажмите «Сохранить».
Исправление старой строки само по себе не меняет более поздние записи. Дату меняйте только при ошибке в самой дате: от неё зависит, какие сведения считаются действующими.
Как добавить изменение с датой
- Выберите «У контрагента изменились реквизиты». Другой вход: команда «Добавить изменения» на вкладке «Изменения».
- В окне «Новая корректировка сведений» сначала укажите «Дату изменений» по документу-основанию.
- Дождитесь заполнения полей из истории на эту дату. Если после ручных правок выбрать другую дату, программа предложит заменить поля сведениями соответствующего периода. Отмена сохраняет ввод и возвращает прежнюю дату.
- Введите новые значения. Проверьте весь набор реквизитов: неизменившиеся сведения должны остаться правильными.
- При необходимости нажмите «Заполнить из реестра» и проверьте полученные данные. Реестр содержит текущие сведения. Для изменений задним числом используйте документы того периода.
- Заполните при необходимости «Комментарий к записи истории», например укажите основание изменения, и сохраните форму.
Если реестр недоступен или точная запись с нужными регистрационными номерами и КПП не найдена, сведения можно внести вручную. Это подходит и для первой записи истории физлица без реестровых номеров. Похожая организация или головная запись с другим КПП автоматически не подставляется.
Будущая запись сразу видна в истории. До наступления её даты на «Основной» и в списке остаются действующие сведения. Если на одну дату сохранено несколько записей, используется последняя добавленная из них. Для исправления ошибки в такой записи открывайте именно её.
ИНН, ОГРН и другая регистрация ИП
ИНН и ОГРН или ОГРНИП относятся к самому контрагенту и в форме истории доступны только для чтения. История реквизитов не меняет одного участника на другого.
Чтобы исправить опечатку ОГРН, на «Основной» нажмите значение «ОГРН», укажите проверенный номер в окне «ОГРН контрагента» и сохраните. Требуется право редактирования контрагента.
Если предприниматель прекратил деятельность и зарегистрировался снова с другим ОГРНИП, добавьте нужную регистрацию по инструкции по созданию контрагента. Прежнюю карточку сохраните для связанных документов.
Контакты и комментарии
Для быстрой правки телефона или email на «Основной» нажмите карандаш рядом с полем, введите значение и подтвердите окно. Нажатие самого телефона или email запускает звонок или почтовую программу. Кнопка «Копировать» переносит реквизиты в буфер обмена.
Быстрая правка меняет текущую запись. Если нужно сохранить контакт с определённой даты, добавьте новую запись истории. Подтверждённое пустое значение очищает контакт; для выхода без изменений используйте отмену.
Общий комментарий редактируется нажатием блока «Комментарий» на «Основной». Комментарий к записи истории относится только к выбранной строке. Эти заметки хранятся отдельно и не заменяют друг друга.
Юридический и фактический адреса
В форме истории заполните «Юридический адрес» и «Фактический адрес» по документам контрагента. Адреса могут различаться. Оба поля сохраняются при добавлении и при исправлении строки, в том числе когда изменён только фактический адрес.
Подсказка юридического адреса помогает заполнить его структуру. После выбора проверьте дом, корпус и помещение. Фактический адрес укажите отдельно, если он отличается.
Руководитель и его должность
В поле «Вид руководителя» выберите нужный вариант:
- Физлицо. В новой записи заполните фамилию, имя, отчество и должность. При исправлении строки выберите представителя контрагента и проверьте должность. Если представителя ещё нет, добавьте его.
- Организация. Укажите название управляющей организации и должность. Название не нужно разбивать на ФИО.
- Не указан. Выберите этот вариант, чтобы убрать руководителя из данной записи реквизитов.
Изменение должности того же человека сохраняется с прежней должностью в старых строках истории. Назначение руководителя не меняет автоматически статус прежнего представителя на «Уволен». Статус представителя проверяется отдельно во вкладке «Сотрудники».
В договоре и акте может быть выбран другой представитель. После смены руководителя проверьте подписантов нужных документов; для актов есть отдельная инструкция.
Сверка с реестром
Блок «Проверки и сведения» показывает доступные расхождения с ЕГРЮЛ. Сравните перечисленные поля с историей и документами. Открытие карточки может запускать очередную автоматическую сверку и обновление по настройкам. Её правила и персональная отметка контроля описаны в инструкции по ролям и контролю сведений.
Отсутствие расхождений не заменяет проверку полномочий подписанта.
Проверка сохранения и документов
После сообщения «Изменения сохранены» проверьте строку истории, её дату и изменённые поля. Для действующего изменения также откройте «Основную».
При отказе сервера форма остаётся открытой с введёнными значениями. Прочитайте причину и исправьте данные. Если история была изменена другим пользователем, заново откройте нужную запись. При обрыве связи или неизвестном результате сначала проверьте историю, прежде чем повторять добавление.
Изменение карточки не переписывает уже выданный файл. Перед получением новой печатной копии проверьте реквизиты, дату и подписантов. Общий порядок работы описан в путеводителе по контрагентам.