Одинаковый ИНН: существующая организация, дубль или филиал
Если при добавлении TesLab находит контрагента с таким же ИНН, сначала проверьте, к кому относятся найденные реквизиты. Возможно, нужная карточка уже есть, у организации изменился КПП или требуется отдельная запись подразделения. Для предпринимателя дополнительно сравните ОГРНИП.
Одному контрагенту достаточно одной карточки с нужными ролями. Смена телефона, руководителя или роли сама по себе не требует повторного добавления.
В этой статье
Определите, какая запись нужна
Возьмите реквизиты самого контрагента или нужного подразделения из договора, письма либо карточки реквизитов. Найдите существующие записи по ИНН, сравните название, КПП, ОГРН или ОГРНИП и адрес. Порядок поиска описан в инструкции по реестру контрагентов.
| Что установлено по документам | Как поступить |
|---|---|
| Нужная организация с тем же ИНН и КПП уже есть | Откройте её карточку и продолжайте работу в ней. |
| Организация та же, её КПП действительно изменился | Добавьте датированное изменение реквизитов в существующей карточке. |
| Нужно другое подразделение с собственным КПП | Подготовьте отдельную карточку и подтвердите добавление как филиала. |
| ИП прекратил деятельность и зарегистрировался снова, ОГРНИП отличаются | Добавьте нужную регистрацию отдельно, сохранив прежнюю карточку. |
| КПП или ОГРНИП неизвестен либо найдено несколько похожих карточек | Уточните сведения и связи записей перед выбором. |
Откройте существующую карточку
При совпадении реквизитов программа предлагает открыть найденного контрагента. В сообщении приведены сведения карточки: название, внутренний номер и доступные регистрационные данные.
- Сравните показанные сведения с документами контрагента.
- Подтвердите открытие, если нашли нужную запись.
- Продолжайте работу в её карточке: назначьте недостающую роль, добавьте представителя или подготовьте документ.
Если найдено несколько совпадений, откроется окно «Выберите карточку». Выберите запись в списке, прочитайте её реквизиты и нажмите «Открыть выбранную». Первая карточка автоматически не выбирается. Кнопка «Вернуться к форме» отменяет выбор и сохраняет введённые сведения.
Если найденная карточка относится к нужному участнику, но её сведения устарели, используйте редактирование реквизитов и историю изменений. Подтверждение филиала не позволяет повторно добавить ту же пару ИНН и КПП или ту же регистрацию ИП.
Добавьте отдельное подразделение
Когда ИНН уже есть, а указанный КПП отличается от известных КПП найденных карточек, появляется окно «ИНН уже есть в базе». В нём показаны существующие записи и их реквизиты.
| Кнопка | Результат |
|---|---|
| Добавить как филиал | Программа повторяет сохранение с подтверждением отдельного подразделения. Новая карточка создаётся, если остальные проверки пройдены. |
| Открыть существующего | Открывается единственная найденная карточка. Если записей несколько, сначала нужно выбрать одну из них. |
| Отмена | Вы возвращаетесь в заполненную форму добавления, где можно исправить реквизиты. |
Выбирайте «Добавить как филиал», когда документы подтверждают, что вам нужно учитывать отдельное подразделение. Дождитесь сохранения и проверьте его карточку. Договоры, представители, банковские реквизиты и расчёты головной организации автоматически в неё не переносятся.
Если изменился КПП той же организации
Расхождение КПП может относиться к изменению реквизитов существующей организации, например после смены адреса. Установите причину по документам и истории карточки.
- Если реквизиты действительно изменились, откройте существующего контрагента, нажмите «Редактировать» и выберите «У контрагента изменились реквизиты». Укажите новые сведения и дату их вступления в силу.
- Если в прежних сведениях была опечатка, выберите «Исправить текущие данные».
Так изменения останутся в истории нужного контрагента. Новую карточку подразделения в этом случае создавать не требуется. Подробнее о различии этих действий читайте в инструкции по карточке контрагента.
Если у ИП другая регистрация
Предприниматель, который прекращал деятельность и регистрировался заново, может иметь прежний ИНН и другой ОГРНИП. Проверьте оба регистрационных номера, состояние и даты регистрации.
- Для работы с прежней регистрацией используйте её существующую карточку.
- Для другой регистрации выполните добавление ИП и выберите в реестре запись с нужным ОГРНИП. Если оба номера известны и различаются, TesLab позволяет создать отдельную карточку без подтверждения филиала.
- Если точная регистрация уже есть в базе, программа предложит открыть соответствующую карточку.
Не заменяйте ОГРНИП прежнего ИП номером новой регистрации ради продолжения работы в той же карточке. Прежняя запись и связанные с ней документы сохраняются отдельно.
Если КПП или ОГРНИП неизвестен
У ИП и физического лица КПП не требуется. Для организации сверяйте его с реквизитами нужной головной записи или подразделения.
Если ИНН организации уже найден, но КПП в новой или существующей карточке не позволяет выполнить сравнение, программа предлагает проверить имеющиеся записи. Сначала уточните КПП; подтверждение филиала такую неопределённость не обходит.
Если у старой карточки ИП не указан ОГРНИП, одного совпавшего ИНН недостаточно, чтобы установить нужную регистрацию. Сверьте её с документами и уточните сведения существующей карточки. Не подставляйте случайные цифры в регистрационные поля для обхода сообщения.
Если похожих карточек уже несколько
- В реестре откройте «Столбцы» и включите «ID» и «КПП». ID обозначает внутренний номер карточки TesLab.
- Сравните карточки по документам: название, ИНН, КПП, адрес, а для ИП также ОГРНИП.
- Проверьте, какие договоры, заявки, акты, счета и платежи относятся к каждой записи. При использовании обмена проверьте внешние сопоставления.
- Определите, какую карточку использовать для новых документов. Если требуется разбор уже созданных связей, передайте ответственному или поддержке конкретные ID и номера документов.
Выбор существующей карточки открывает только выбранную запись. Он не объединяет историю, не переносит документы и не меняет сопоставления других карточек. Для обмена с 1С используйте инструкцию по сопоставлению данных.
Импорт и повтор после обрыва связи
Массовый импорт по списку ИНН выбирает действующую головную организацию или однозначную действующую регистрацию ИП. Для конкретного подразделения используйте индивидуальное добавление с его КПП.
Если после сохранения оборвалась связь, сначала найдите карточку по ИНН и проверьте КПП или ОГРНИП. Запрос мог выполниться до разрыва связи. Повторяйте добавление после проверки фактического результата.
После решения убедитесь, что выбранная карточка относится к участнику из ваших документов, роли назначены верно и новые документы оформляются на нужную запись. Остальные инструкции доступны в обзоре раздела «Контрагенты».