Массовое добавление контрагентов по списку ИНН
Массовый импорт помогает добавить организации и предпринимателей по готовому списку ИНН. TesLab получает реквизиты из реестрового источника, создаёт недостающие карточки и назначает выбранные роли. Если карточка уже есть, импорт использует её и добавляет отмеченные роли, сохраняя прежние реквизиты.
В этой статье
Когда подходит массовый импорт
Используйте его, если известны ИНН участников и всем им нужно назначить одинаковые роли, например «Поставщик». За один запуск обрабатывается до 30 разных ИНН.
Для организации импорт выбирает действующую головную запись. Для ИП выбирается однозначная действующая регистрация. Её ОГРНИП учитывается при сопоставлении с базой: старая и новая регистрации одного предпринимателя могут иметь одинаковый ИНН.
Чтобы добавить конкретный филиал, выбрать прежнюю регистрацию ИП или самостоятельно проверить несколько подходящих записей, используйте индивидуальное добавление контрагента. Физических лиц и самозанятых без регистрации ИП также добавляйте отдельно. О различиях между головной организацией и подразделениями читайте в статье «Одинаковый ИНН: существующая организация, дубль или филиал».
Подготовьте список
- Возьмите ИНН из реквизитов контрагентов: 10 цифр для организации, 12 цифр для ИП.
- Уберите названия, заголовки столбцов, КПП и примечания. Вставляйте только ИНН, каждый с новой строки.
- Проверьте ведущие нули, если копируете данные из таблицы. Сокращённая запись числа или номер с пропущенными цифрами не подходит.
- Разделите большой список на части, не более 30 разных ИНН в каждой. Сохраните исходный перечень для сверки.
Повторяющийся ИНН обрабатывается один раз, число исключённых повторов показывается в результате. Значения с буквами, неверной длиной или другими лишними символами получают отдельную ошибку. Программа не исправляет цифры ИНН за пользователя.
Выберите общие роли
В форме доступны четыре отметки:
- «Заказчик»: заказывает у вас работы или услуги.
- «Поставщик»: поставляет вам товары или услуги.
- «Владелец лифта»: учитывается в этой роли при работе с лифтами.
- «Спец. организация»: специализированная организация в работе с лифтами.
Изначально все отметки сняты. Можно выбрать несколько ролей или оставить их пустыми. Отмеченные роли добавляются каждой успешно обработанной карточке, в том числе уже существующей. Прежние роли сохраняются. Без отметок роли существующих карточек не меняются.
Если участникам нужны разные роли, разделите их на группы и импортируйте отдельно. Например, поставщиков и заказчиков без общих ролей удобнее обработать двумя списками.
Запустите импорт
- Откройте раздел «Контрагенты», вкладку «Контрагенты».
- Нажмите «Импорт» или выберите в контекстном меню «Импорт по ИНН».
- В окне «Быстрый импорт по ИНН» вставьте список и отметьте общие роли.
- Нажмите «Сохранить» и дождитесь ответа. Во время обработки повторное сохранение заблокировано.
Сведения запрашиваются последовательно, поэтому длинный список может обрабатываться заметное время. Не отправляйте его повторно из другого окна, пока идёт текущий импорт.
Разберите результат
Если все ИНН обработаны успешно, окно закроется и появится сообщение «Импорт завершён». В нём отдельно указано, сколько карточек создано и сколько уже было в базе. «Уже в базе» означает, что использована существующая карточка; это не новая запись и не обновление её реквизитов.
При ошибках окно остаётся открытым. В таблице показан результат каждого ИНН: «Добавлен», «Уже в базе», «Ошибка» или «Результат неизвестен». Если успешна только часть списка, заголовок сообщает «Импорт выполнен частично». Если нет ни одного успеха и все строки завершились ошибкой, показано «Контрагенты не обработаны».
| Причина | Что сделать |
|---|---|
| Неверный формат ИНН | Сверьте цифры с исходными реквизитами, исправьте номер. |
| Запись не найдена или нет действующей головной организации либо регистрации ИП | Проверьте ИНН и состояние контрагента. При необходимости добавьте его отдельно по документам. |
| Нельзя однозначно выбрать запись источника или карточку в базе | Сравните КПП организации или ОГРНИП предпринимателя. Разберите совпадения в реестре и используйте индивидуальное добавление. |
| Источник недоступен или вернул неполные сведения | Проверьте подключение DaData и повторите позже. При неполных реквизитах проверьте запись отдельно. |
| Ошибка сохранения карточки или ролей | Проверьте причину ошибки. Изменения этой строки отменяются; уже подтверждённые успешные строки сохраняются. |
После частичного результата в поле списка остаются только ИНН с ошибкой или неизвестным результатом, выбранные роли сохраняются. Исправьте номера или устраните причину и нажмите «Сохранить» для оставшегося списка.
Если результат неизвестен или связь оборвалась, сначала проверьте карточки в базе. Сервер мог сохранить изменения до разрыва связи. Если он не смог подтвердить сохранение, дальнейшие строки могут остаться необработанными, о чём будет указано в отчёте. Повторяйте отправку после сверки, исключив уже обработанные ИНН.
Например, из 30 разных ИНН созданы 24 карточки, 4 уже найдены в базе, по 2 получены ошибки. Успешно обработаны 28 участников, новых карточек создано 24. Для повторной отправки в форме останутся 2 ИНН с ошибками.
Проверьте карточки
Найдите нужных участников в реестре и сравните название, ИНН, КПП организации или ОГРНИП предпринимателя с документами. Убедитесь, что роли назначены верно. В существующих карточках импорт не обновляет адреса, названия, руководителей и другие реквизиты.
В новые карточки переносятся доступные сведения источника. Для ИП при наличии ФИО добавляется сам предприниматель как руководитель. Рабочие контакты и условия сотрудничества при необходимости заполните самостоятельно; отдельно добавьте представителей и банковские реквизиты.
Подробнее о сведениях и истории изменений читайте в статье «Карточка контрагента: реквизиты и история изменений». После проверки сторон можно перейти к созданию договора. Все инструкции собраны в обзоре раздела «Контрагенты».