Новый договор: стороны, тип работ и основные условия

Создайте карточку договора, чтобы сохранить стороны, даты, цены и условия оплаты. По этим сведениям затем формируют файл договора и связанные документы. Сохранение карточки, получение Word и подписание сторонами являются отдельными этапами.

Определите стороны

Контрагент является другой стороной договора. В поле «Наша организация» выбирают ваше юридическое лицо из «Мои организации». Если организаций несколько, проверьте выбор: от него зависят собственные реквизиты в документе и начальное заполнение НДС.

Что подготовить

• Контрагента с проверенными реквизитами и своё юридическое лицо.
• Номер, тип договора, дату подписания и период действия.
• Согласованные цены, способ учёта НДС, условия оплаты и срок выполнения работ.
• При необходимости: представителя контрагента, основание подписи, банковский счёт и контакт для организации работ.

Подписанта, основание и счёт можно уточнить после создания карточки, но перед подготовкой конкретного документа их нужно проверить.

Откройте и заполните форму

1. В разделе «Контрагенты» откройте «Договоры» и нажмите «Новый договор». Другой способ: добавьте договор в карточке нужного контрагента.
2. Проверьте сторону. При создании из общего списка выберите «Контрагент»; из карточки он уже задан и показан в шапке.
3. Выберите «Наша организация», введите номер и выберите «Тип договора».
4. Заполните даты и появившиеся блоки.

Для создания нужны права добавления договора. Доступные типы зависят от модулей системы. «Тип договора» определяет процесс, например освидетельствование или обслуживание. Периодика, частичка и полное являются видами оценки внутри договора на освидетельствование. Отдельное поле «Характер договора» у закупок заполняется из справочника.

Если программа сообщает о договоре с таким же номером, это информационная подсказка. Повтор номера разрешён и не блокирует сохранение. Проверьте существующую запись, чтобы не создать лишнюю карточку.

Период действия и срок исполнения

Чтобы задать конкретный день, выберите в панели договора «Характер исполнения: Разовый», затем в блоке «Срок исполнения» откройте список режима и выберите «Контрольная дата». Поле количества дней скроется, рядом останется поле даты.

При расчёте по дням программа получает контрольную дату от «Действует с». День начала в количество не включается; рабочими считаются понедельник, вторник, среда, четверг и пятница, без учёта праздничного календаря. Изменение количества или режима дней пересчитывает контрольную дату, сохраняя заданное «Действует по».

Для разового договора с предоплатой и сроком в днях можно включить «Срок отсчитывать с момента оплаты». До отметки оплаты в форме виден расчёт от начала действия. После отметки оплаты счёта пересчитывается контрольная дата, период действия остаётся прежним.

«Не следить за сроком действия» отключает соответствующий контроль, но не отменяет заполнение «Действует по».

Цены, НДС и предоплата

В договоре на освидетельствование цены в рублях задают за единицу по видам оценки. «Макс. за единицу» слева показывает наибольшую из заполненных цен, а не общую стоимость работ.

В поле «НДС» выберите «Без НДС», «НДС сверху» или «НДС в сумме» согласно условиям договора. Это способ учёта, отдельный от ставки в позиции счёта или акта.

1. В поле «Оплата» выберите «Предоплата 100%», «Частичная предоплата» или «Постоплата».
2. При частичной предоплате задайте «Тип предоплаты»: «Процент» или «Фиксированный».
3. Введите значение больше нуля. Процент не должен превышать 100; фиксированное значение является суммой в рублях к оплате, включая НДС, если он применяется.

При формировании авансового счёта фиксированная сумма распределяется между выбранными работами и не должна превышать их итоговую стоимость. Сверьте сумму и НДС в готовом счёте.

Подписант, банк и контакт

В блоке «Подписание и реквизиты» выберите представителя контрагента и проверьте «Основание подписи». Подсказка с уставом или доверенностью не подтверждает полномочия человека. Банковский счёт выбирается из реквизитов этого контрагента.

В лабораторном договоре «Контактное лицо» предназначено для организации работ. Можно выбрать заказчика, представителя спецорганизации или владельца, другую организацию либо указать сведения вручную. Контакт для выезда и подписант могут различаться.

После смены контрагента заново выберите подписанта, основание подписи, банковский счёт и контактные сведения. Данные прежней стороны использовать нельзя.

Сохраните договор

1. Сверьте стороны, номер, тип, три даты, цены и условия оплаты.
2. Нажмите «Сохранить» и дождитесь подтверждения. При обычном создании откроется карточка нового договора.
3. При ошибке исправьте указанное поле в открытой форме. Если результат записи неизвестен, сначала проверьте список договоров и связь в заявке, затем решайте, нужно ли повторять создание.

Если договор создаётся из заявки, контрагент должен совпадать, а заявка не должна быть уже привязана к другому договору. Существующие связи проверяют по документам заявки.

Пример частичной предоплаты

Для учебного заказчика согласованы работы на 20 000 рублей к оплате. Вариант «Процент» со значением 30 задаёт аванс 6 000 рублей. Вариант «Фиксированный» со значением 5 000 задаёт аванс 5 000 рублей. Число 100 в фиксированном варианте означает 100 рублей, а не полную предоплату.

Проверьте первый документ

• В карточке проверьте стороны и состояние. Настройка системы может сразу установить отметку «Подписан (действует)»; сохранение карточки само по себе не подписывает файл.
• Сформируйте черновой Word по нужному шаблону договора и сравните реквизиты, полномочия, даты, стоимость и аванс с согласованным проектом.
• Если нашли расхождение, исправьте карточку и сформируйте файл заново перед отправкой контрагенту.

Продолжение работы

• Контрагенты: все статьи раздела.
• Карточка договора: состояние, сроки, стоимость и связанные работы.