Заявка, КП, договор и оплата: проверка связей
В карточке заявки можно выбрать коммерческое предложение, связать договор и его допсоглашение, а затем перейти к счетам и оплатам договора. Правильные связи помогают открыть нужные документы и понять, какое условие удерживает заявку на текущем этапе.
Если документ уже существует, привяжите его к заявке. Если его ещё нет, откройте форму создания. Простое открытие формы не создаёт документ и не сохраняет связь.
В этой статье
Что связано с заявкой
| Связь | Что она означает |
|---|---|
| КП | У заявки может быть выбрано конкретное предложение, отмечена необходимость его подготовки либо указано «не требуется». |
| Договор | Определяет договорные условия, в том числе порядок оплаты. Выбранный договор и отметка о его подписании являются разными условиями. |
| Соглашение | Уточняет, относится заявка к основному договору или к определённому допсоглашению. |
| Оплата | Проверяется по счетам выбранного договора. Один договор может объединять несколько заявок. |
КП заявки и КП договора выбираются отдельно. Привязка договора не переносит его КП в заявку. Счёт также не заменяет ни КП, ни договор.
Где открыть документы и меню
- Откройте нужную заявку в журнале «Лаборатория», «Запросы».
- Найдите ленту «Жизненный цикл». Обычный клик по этапу «КП» или «Договор» открывает связанный документ. Если связи нет, открывается форма нового документа.
- Для изменения связи нажмите на этот этап правой кнопкой мыши. С клавиатуры можно выделить этап и нажать Shift+F10.
При состоянии КП «не требуется» этапа «КП» в ленте нет. Для изменения откройте «Редактировать» и найдите поле «КП №»: здесь можно выбрать предложение, отметить «Нужно подготовить» или оставить «не требуется».
Как выбрать КП, договор и соглашение
- В меню этапа выберите «Привязать существующее КП» или «Привязать существующий договор». Если документ уже связан, команды называются «Привязать другое КП» и «Привязать другой договор».
- Дождитесь списка и выберите документ нужного заказчика. Для похожих записей сравните номер, дату и предмет документа.
- Для договора выберите допсоглашение либо «Основной договор». При смене договора прежнее соглашение сбрасывается, список загружается заново.
- Нажмите «Привязать». После подтверждённой записи окно закроется, а связь в карточке обновится. При отказе выбранные значения останутся в окне для исправления.
Команда «Изменить допсоглашение» открывает это же окно для уже выбранного договора.
Списки КП и договоров ограничены конкретным заказчиком, соглашения выбранным договором. При этом список договоров не отбирает только действующие, подписанные или подходящие по виду работ записи. Наличие договора в списке не заменяет проверки его условий.
Создание и открепление
«Создать КП» и «Создать договор» открывают форму с контекстом заявки. Заполните документ и сохраните его. Подробности приведены в статьях о создании КП и новом договоре. Если сведения заявки не загрузились, повторите загрузку; создавать документ с потерянной связью не нужно.
Новое КП не заменяет уже привязанное предложение автоматически. Для замены используйте явный выбор другого КП в заявке. Если документ уже создан, повторное создание не исправляет его связь.
- «Открепить КП» снимает связь только этой заявки и отмечает КП как требующее подготовки.
- «Открепить договор» снимает договор вместе с допсоглашением. Сам договор остаётся в реестре.
- Для изменения одного соглашения используйте соответствующую команду, откреплять весь договор не требуется.
Открепление требует подтверждения. Оно не удаляет документы, не переносит счета на другой договор и не возвращает статус заявки на предыдущий этап автоматически.
При автоматической проверке окончательной оплаты отсутствие договора не подтверждает оплату. Если договор откреплён, заявка остаётся на этом этапе. Выберите нужный договор, чтобы программа могла проверить его счета.
Как проверить оплату
Если условия оплаты договора не заполнены, лента показывает подпись «условия оплаты не указаны». Этап аванса до работ в этом случае не отображается. Проверьте и заполните условия в самом договоре.
- Откройте меню этапа «Оплата», «Аванс» или «Остаток». Название и положение этапа зависят от условий договора.
- Выберите «Счета и оплаты договора». Откроется вкладка «Счета» связанного договора.
- Найдите нужный счёт и сравните его сумму с оплаченной суммой. Для аванса дополнительно проверьте тип и дату самого счёта.
| Проверка | Условие продолжения |
|---|---|
| До работ | Есть авансовый счёт того же договора с датой не раньше даты направления заявки. Оплаченная сумма не меньше суммы этого счёта. Достаточно одного подходящего счёта, сравнения со стоимостью всех объектов заявки нет. Дата оплаты в это условие не входит. |
| Расчёт после работ | Оплачены все счета того же договора, в том числе по другим заявкам. Обычно требуется хотя бы один счёт. Если все позиции заявки сняты и счетов договора нет, отсутствие счёта не удерживает завершение. |
Частичные оплаты разных счетов не складываются для прохождения авансового этапа. Каждый счёт проверяется по своей сумме; переплата не мешает продолжению.
Пример. Две заявки относятся к одному договору. Счёт первой оплачен, счёт второй ещё нет. Первая заявка может оставаться на этапе окончательной оплаты, поскольку программа проверяет счета всего договора.
Если связь или этап вызывают вопросы
- Документа нет в выборе. Проверьте, к какому заказчику он относится. У старого КП может быть заполнен ИНН без связи с конкретной записью заказчика.
- Список соглашений не загрузился. Повторно выберите договор и дождитесь загрузки. Не сохраняйте случайное значение.
- Сервер не подтвердил запись. Сохранённый номер в карточке и выбранный пункт в открытом окне могут различаться. Исправьте причину отказа; при сообщении об изменённой связи обновите карточку.
- КП требуется, а заявка уже на позднем этапе. Связь могла быть снята после прохождения этапа КП. Также возможны ручной выбор, фиксация или общий режим пропуска. Автомат не проверяет всю цепочку с начала.
- Оплата внесена, но этап прежний. Сверьте договор, тип и дату счёта, оплаченные суммы всех его счетов, фиксацию статуса и режим автоматического перехода.
Полные условия этапов приведены в статье «Статусы заявки и автоматические переходы».
Продолжение работы
- Запуск лаборатории в TesLab: порядок подготовки.
- Карточка договора: состояние, сроки, стоимость и связанные работы.
- Создание и изменение коммерческого предложения.
- Новый договор: стороны, тип работ и основные условия.