Карточка договора: состояние, сроки, стоимость и связанные работы
Карточка договора собирает условия, отметки, документы и связанные работы в одном месте. Откройте нужный договор в разделе Контрагенты на вкладке Договоры или из карточки контрагента.
В этой статье
Как устроена карточка
В шапке находятся номер, заказчик, краткий статус и кнопки Редактировать, Сформировать, Доп. соглашение. Плитки ниже показывают сумму выставленных счетов, количество актов и соглашений. Для договора обслуживания предусмотрен также состав лифтов.
На вкладке Основная слева расположены сведения, счета, акты и файлы, справа находятся блоки Состояние договора, Контакты и Условия. Отдельные вкладки открывают подробные списки документов, заявок и соглашений. Набор вкладок и действий зависит от типа договора и ваших прав.
Что проверить перед изменением
Сверьте заказчика и номер, затем проверьте дату подписания, период действия, характер договора и оплату. Дата подписания и отметка Подписан заполняются отдельно: сама дата не подтверждает получение подписанного документа.
У разового договора посмотрите Срок исполнения в блоке «Условия»: количество рабочих или календарных дней, отсчёт от оплаты и контрольную дату. Период Действует с / Действует по относится к действию договора, а контрольная дата относится к исполнению работ.
Что означают отметки состояния
| Отметка | Когда использовать |
|---|---|
| Подписан | Подтверждено подписание договора. Включение отметки не прикладывает скан и не подтверждает получение бумажного оригинала. |
| Оригинал получен | Оригинал документа действительно поступил. Проверяйте отдельно от скана и подписи в ЭДО. |
| Гос. контракт | Договор относится к государственным контрактам. Эта отметка не подтверждает оплату или подписание. |
| Завершён | Работу по договору можно считать завершённой после проверки обязательств. Отметка сама не закрывает заявки, акты и задолженность. |
| Архивный | Договор больше не нужен в повседневной работе. Архивирование сохраняет сам договор и его связи. |
Краткий статус в шапке учитывает архив, завершение, подписание и период действия. Поэтому подписанный договор может показывать Ещё не действует или Срок истёк. При разборе ситуации проверяйте все отметки и даты, а не только одну плитку.
Как изменить состояние
- На вкладке Основная найдите блок Состояние договора.
- Переключите нужную отметку. Во время сохранения переключатели временно недоступны.
- Дождитесь сообщения об успешном сохранении и проверьте статус в шапке.
Если сохранение не подтверждено, перечитайте карточку перед повтором: при обрыве связи результат записи может быть неизвестен. При сообщении о конфликте откройте актуальные сведения заново. Недоступный переключатель также может означать отсутствие права на редактирование.
В общих настройках может быть включено автоматическое подписание договора после полной оплаты авансового счёта. Частичная оплата, оплата итогового счёта и правка комментария не заменяют это условие. По общим настройкам отметка «Подписан» может также выставляться при создании договора. Остальные признаки проверяйте отдельно.
Как изменить условия договора
Нажмите Редактировать в шапке или Изменить в основных сведениях. Проверьте стороны, даты, оплату, тарифы и контактное лицо, затем сохраните форму. Порядок заполнения описан в статье «Новый договор: стороны, тип работ и основные условия».
Если согласованное изменение нужно оформить отдельным документом, используйте дополнительное соглашение. Перед правкой сверьте уже выпущенные счета, акты и файлы: изменение полей договора само не переписывает ранее сформированные документы.
Как читать стоимость, счета и акты
Для договора на освидетельствование блок Условия показывает Сумму по заявкам. Она рассчитана по ценам фактических позиций всех связанных заявок, включая заявки дополнительных соглашений. Учитываются виды работ и режим НДС договора. Число позиций показано рядом.
Тарифы «Периодика», «Частичка», «Полное», «Обследование» и «Сертификация» приведены отдельно. Не складывайте их между собой и не умножайте такую сумму на поле «Количество»: состав работ проверяют по самим заявкам. Если итог не рассчитан, проверьте цены и виды работ в позициях, а также настройки НДС и номенклатуры. Пустой состав заявок даёт нулевой итог.
Плитка Счета в шапке показывает сумму выставленных счетов. Она может отличаться от суммы по заявкам, например при авансе или частичном выставлении работ. Это также не сумма поступившей оплаты.
На вкладке «Основная» нажмите кнопку с карандашом в нужной строке счёта или акта. У счета смотрите его сумму и состояние оплаты, у акта проверяйте подпись. Подробные списки находятся на вкладках Счета и Акты. Новый документ можно добавить из соответствующего блока.
Платежи и задолженность проверяйте по правилам полной и частичной оплаты счетов. Подпись договора не означает, что все счета оплачены и все акты подписаны.
Где найти заявки, соглашения и контакты
Для договора на освидетельствование откройте вкладку Заявки. Здесь собраны заявки договора, в том числе привязанные к его дополнительным соглашениям. Откройте номер заявки, чтобы проверить состав объектов и цены.
На вкладке Доп. соглашения видны сами соглашения и их заявки. Количество соглашений в шапке относится ко всему загруженному списку. Если список недоступен, нажмите Повторить: сообщение об ошибке не означает, что соглашений нет.
В блоке Контакты различайте контактное лицо договора и телефон или email контрагента. Нажатие на телефон или email изменяет актуальные реквизиты контрагента. Проверьте, что исправляете сведения нужной организации. Общая схема связей приведена в статье «Заявка, КП, договор и оплата: проверка связей».
Файлы, печатные формы и ЭДО
В блоке Файлы можно скачать или загрузить скан договора и работать с приложениями. При загрузке скана общие настройки могут автоматически включать отметки «Подписан» и «Оригинал получен». После загрузки сверьте их с фактическими документами: наличие файла не подтверждает получение бумажного оригинала. Подробнее: файлы договора.
Кнопка Сформировать создаёт документ по шаблону договора. Кнопки Параметры в блоках актов и счетов открывают настройки закрывающих документов. Электронную отправку и подписи проверяйте отдельно по статье «Отправка договоров, актов и счетов через ЭДО».
Пример проверки договора
В связанных заявках есть две позиции периодики по 3 000 руб., полное освидетельствование за 6 000 руб. и сертификация за 4 000 руб. При режиме «НДС в сумме» общий итог составляет 16 000 руб., при ставке 20% в него входит 2 666,67 руб. НДС. В составе четыре позиции.
Выставлен авансовый счёт на 5 000 руб., оплачено 3 000 руб. Плитка «Счета» покажет 5 000 руб., счёт останется частично оплаченным. Итог работ при этом составляет 16 000 руб. Перед завершением проверьте оставшиеся работы, документы и расчёты.
Как работать с архивом
Включайте Архивный, когда договор больше не нужен в текущем списке. Если в общих настройках включено скрытие архивных договоров, запись исчезнет из обычного списка после обновления. Это не удаление. Для поиска архивного договора проверьте настройку скрытия и фильтры списка; при необходимости откройте его по сохранённой ссылке.
Что дальше
Для продолжения работы откройте раздел о контрагентах и выберите нужную операцию: создание договора, оформление соглашения, работу со счетами, актами или файлами.