Формирование договора и соглашения по шаблону
В TesLab договор и дополнительное соглашение можно сформировать из шаблона Word. Программа подставляет реквизиты сторон, условия договора, выбранный состав работ и дополнительные значения. Если включена отправка по ЭДО, документ сразу передаётся в черновик СБИС, без предварительного просмотра и автоматического скачивания Word.
В этой статье
Из чего собирается документ
- Карточка договора: стороны, номер, даты, подписант, условия оплаты и выполнения работ. Для соглашения дополнительно используются его собственные номер, даты и сведения.
- Шаблон DOCX: текст, оформление, таблицы и обозначения для подстановки. Выберите образец именно нужного договора или соглашения.
- Состав работ: объекты лабораторных заявок, состав обслуживания или коммерческое предложение капитального ремонта.
- Поля окна: разовые расчётные параметры и до шести дополнительных значений для выбранного образца.
Что подготовить
Сохраните договор и проверьте стороны, реквизиты, подписанта и основание его полномочий. Для соглашения сначала сохраните саму запись соглашения. Подготовьте связанные заявки или КП, если их состав должен попасть в документ.
В настройках должен быть подходящий шаблон с загруженным файлом DOCX. Если появилось сообщение «Шаблоны не настроены», подготовьте образец. Значения в окне заполняют только предусмотренные им места: нового раздела или таблицы они сами не создают. Обозначения и условные блоки описаны в справочнике переменных шаблона.
Как открыть формирование и выбрать шаблон
- Откройте нужный договор.
- Для основного договора нажмите «Сформировать» в шапке карточки.
- Для соглашения откройте «Доп. соглашения» и нажмите значок принтера «Сформировать по шаблону» у нужной записи.
- Сверьте номер договора, заказчика и подписанта в открывшемся окне. При формировании соглашения проверьте также его номер в подзаголовке.
- В поле «Шаблон» выберите нужный образец, затем проверьте остальные значения.
Смена шаблона может заново подставить цену, предоплату и срок. Поэтому сначала выбирайте образец, а затем вводите окончательные параметры документа.
Как выбрать состав работ
- Лабораторный договор: в поле «Заявки» выберите одну или несколько заявок этого договора. Если заявка единственная, она может подставиться автоматически. Сверьте видимый выбор перед формированием.
- Обслуживание: отдельного выбора заявок или КП нет, используется состав обслуживания договора с учётом действующих изменений.
- Капитальный ремонт: в поле «Коммерческое предложение» выберите сохранённое КП, связанное с этим договором.
У соглашения лабораторные заявки выбираются из всего основного договора. Само открытие соглашения не ограничивает список только связанными с ним заявками. Выберите нужные записи вручную. Связь заявки проверьте в её карточке. Для ремонта используйте инструкцию по связи КП с договором.
Если лабораторные заявки не выбраны, перечень их объектов не подставляется. Для рамочного документа используйте подходящий образец и проверьте количество и цену в окне. Если выбранная заявка не содержит объектов, программа сообщит об этом вместо подмены состава расчётом из полей формы.
Как оставить только отработанные объекты
В лабораторном договоре флажок «Только отработанные лифты» становится доступен после выбора заявки. Он оставляет объекты с утверждённым протоколом. Количество и сумма рассчитываются по оставшимся позициям.
Если очистить выбор заявок, флажок снимается и блокируется. Если после отбора объектов не осталось, документ не формируется, появляется сообщение с причиной. Когда отобрана лишь часть состава, после формирования показывается количество вошедших объектов.
Как заполнить расчётные поля и переменные
- Количество и цена за 1 шт. используются для лабораторного документа без выбранного состава. Когда выбраны объекты заявок, количество и итог берутся по их строкам, с сохранёнными ценами и режимом НДС. Ввод другой цены в окне не меняет цены существующих объектов.
- Предоплата. При частичной оплате проверьте единицу: проценты или рубли. Пустое поле оставляет условие договора, ноль задаёт отсутствие аванса для этого документа. При полной предоплате показывается 100%, при постоплате 0%; поле недоступно для изменения. Фиксированный аванс не должен превышать итог документа.
- Срок. Подпись показывает рабочие или календарные дни. Введите положительное целое число; пустое поле сохраняет срок договора. Для договора с контрольной датой вместо числа дней показывается поле «Контрольная дата».
Аванс и срок относятся к текущему печатному документу. Они не переписывают условия в карточке договора. Нулевые цены допустимы и не заменяются другой ценой автоматически.
В шести дополнительных полях укажите значения, которые нужны этому образцу. Для основного договора используются ${Dop1} ... ${Dop6}, для соглашения ${ADop1} ... ${ADop6}. Кнопка с обозначением только копирует его для вставки в шаблон. Чтобы значение появилось в тексте, соответствующее обозначение должно быть в DOCX.
Два флажка сохранения решают разные задачи:
- «Запомнить доп. переменные для следующих документов»: сохраняет значения в этом браузере после успешного формирования. Они могут подставляться в другие документы, где нет собственных сохранённых значений. Память договора и соглашения раздельная. Перезагрузка страницы её не очищает, обычный выход из аккаунта очищает. Снятие флажка само по себе не удаляет ранее запомненное.
- «Сохранить доп. переменные для договора» или «для соглашения»: записывает значения в конкретную запись после создания файла. Они имеют приоритет над памятью браузера. Ноль сохраняется как значение; пустое поле удаляет ранее сохранённое значение этого поля.
Как сформировать документ и отправить по ЭДО
- Проверьте шаблон, выбранный состав, аванс, срок и дополнительные значения.
- Если нужен черновик СБИС, включите «Отправить по ЭДО». При необходимости выберите счёт в поле «Приложить счёт». Для отправки должны быть настроены интеграция и ЭДО с контрагентом.
- Нажмите «Сформировать» и дождитесь результата.
Без ЭДО готовый Word скачивается автоматически. С ЭДО программа сразу формирует документ и передаёт его в черновик СБИС, без предварительного просмотра; Word автоматически не скачивается. Соглашение передаётся со своим номером и датой, отдельно от основного договора.
Сообщение о черновике не означает, что другая сторона подписала документ. Проверьте результат в СБИС и продолжайте по инструкции ЭДО. При ошибке отправки проверьте наличие черновика перед повторным действием.
Если файл создан, но сохранение дополнительных переменных не подтверждено, появляется предупреждение. Word остаётся доступен для скачивания, отправка по ЭДО в этом случае не выполняется. Исправьте причину сохранения перед повторным использованием этих значений.
Учебный пример
В двух заявках три объекта. Нужна выполненная часть: у двух объектов утверждены протоколы, их цены 1 000 и 2 000 руб., НДС не применяется. Выберите обе заявки и включите «Только отработанные лифты». В документ попадут две позиции, итог составит 3 000 руб. При авансе 30% сумма аванса будет 900 руб. Количество и цена из полей окна не заменят этот состав.
Если в образце используется общая цена за единицу, для выбранных лабораторных объектов она составит в этом примере 1 500 руб. Это средняя цена, а не единый тариф каждой строки. Включённый флажок ЭДО сразу отправит сформированный документ в черновик.
Что проверить в результате
В скачанном Word или документе черновика ЭДО сверяйте стороны, подписанта и основание, номер и даты договора или соглашения, перечень объектов, цены строк, итог, НДС, аванс и срок. Формирование не подтверждает правильность исходных сведений.
При разных ценах объектов общая лабораторная цена за единицу является средней с учётом режима НДС и округления. Не используйте её как обещание одинаковой цены всех объектов. Печать не пересчитывает старые позиции по новому тарифу соглашения.
Проверьте пустые таблицы, пропущенные блоки, подчёркивания вместо незаполненных значений и оставшиеся обозначения переменных. Для рамочного документа уберите из образца утверждение о приложенном перечне, если такого перечня нет. После исправления карточки или шаблона сформируйте документ заново: прежний файл и уже созданный черновик сами не обновляются.
Продолжение работы
- Контрагенты: все статьи раздела.
- Параметры актов и счетов отдельного договора.