Статусы заявки и автоматические переходы
Статус заявки показывает, на каком этапе находятся организация работ и расчёты с заказчиком. По нему можно понять, чего не хватает для продолжения: согласования, КП, договора, оплаты, назначений или закрывающих документов.
В TesLab есть три разных действия: автоматический переход по условиям заявки, ручной выбор этапа и настройка общих правил лаборатории. Ручная смена статуса не создаёт документы и не выполняет работы за сотрудников.
В этой статье
Как читать статус заявки
Статус всей заявки и статус отдельного протокола относятся к разным записям. Два утверждённых протокола из трёх ещё не означают, что весь перечень готов.
Автомат проверяет текущий этап и следующие, но сам не возвращается к предыдущим проверкам. За один пересчёт заявка может пройти несколько ступеней до первого невыполненного условия. Если выбрать поздний этап вручную, программа не начнёт проверять все прежние условия заново.
Условия автоматических переходов
Таблица описывает обычный режим «Автоматически». Фиксация статуса и общие режимы этапов могут остановить или пропустить эти проверки.
| Этап | Что позволяет продолжить |
|---|---|
| Подготовка, Согласование | Из подготовки этап выбирают вручную. На согласовании положительное решение ведёт к подготовке КП, отказ к отклонению; пока решение не принято, согласование сохраняется. |
| Подготовка КП | КП связано с заявкой либо явно отмечено, что оно не требуется. Вариант «Нужно подготовить» удерживает этап. |
| Подготовка договора, Подписание договора | Договор выбран и отмечен как подписанный. При полной или частичной предоплате следующим условием будет авансовый счёт; при постоплате заявка переходит к планированию. |
| Ожидание предоплаты | Есть авансовый счёт того же договора с датой не раньше даты направления заявки. Оплаченная сумма не меньше суммы этого счёта. Проверка ищет подходящий счёт договора, а не сравнивает оплату со стоимостью всей заявки. |
| Планирование работ | У каждой позиции назначен специалист. Месяц готовности и плановая дата сами по себе не являются условием этого перехода. |
| В работе | Проверены состояния всех объектов. В обычном рабочем сценарии это утверждённые, отправленные или опубликованные протоколы; снятые позиции также позволяют пройти проверку. Отсутствующий протокол или протокол «На утверждении» удерживает этап. |
| Работы проведены | Выполненные позиции включены в акты. Автомат может сформировать акт сам. Если он не создан или охватил только часть позиций, заявка остаётся на этом этапе до успешной обработки. |
| Закрытие сделки | Все выполненные позиции находятся в одном или нескольких актах этого же договора. Подписание актов на данном этапе не проверяется. Для полностью снятых позиций акты не требуются. |
| Оплата | Все счета договора оплачены, включая счета по другим заявкам. Обычно требуется хотя бы один счёт. Если все позиции заявки сняты и счетов договора нет, отсутствие счёта не удерживает завершение; неоплаченные счета по-прежнему удерживают. |
| Завершено | Обычная цепочка приходит сюда после проверки оплаты. Промежуточный этап «Завершение» она обходит, поэтому итоговый статус не подтверждает подписи всех актов. |
По продолжительному договору акт может ждать последнего дня месяца выполнения работ. Если включено ожидание месячного плана, учитываются и другие заявки того же договора за нужный месяц готовности. Готовность одной заявки ещё не означает завершения такого плана.
Ручная смена и фиксация
- В карточке нажмите на статус или кнопку его изменения. Откроется окно «Изменить статус заявки».
- Выберите «Новый статус» и прочитайте подсказку. Список зависит от согласования, КП, договора и условий оплаты; он может отличаться у разных заявок.
- Для «Отклонено» укажите причину, для «На уточнении» опишите, какие сведения нужны от заказчика.
- Если доступен флажок «Зафиксировать статус», включайте его, когда нужно сохранить этот этап без автоматического продвижения. На этапах подготовки, отклонения и уточнения такой флажок не применяется.
- Нажмите «Сохранить статус». При отказе окно остаётся открытым с вашим выбором и текстом. Если программа сразу пересчитала этап, сообщение покажет его итоговое название.
Чтобы снять фиксацию, откройте это же окно, выберите подходящий этап и сохраните его без флажка. Само снятие фиксации не возвращает заявку к началу цепочки.
Общие правила лаборатории
В журнале заявок откройте «Настройки журнала запросов», раздел «Автоматическая смена статусов». Переключатели подписаны кратко; полные названия доступны в подсказках.
| Режим | Действие |
|---|---|
| Авто | «Автоматически»: проверять обычное условие этапа. |
| Стоп | «Остановить»: оставаться на этапе до решения человека. |
| Пропуск | «Пропускать»: перейти дальше без обычной проверки. |
| Не исп. | «Не использовать»: в действующем автомате также пропускает проверку. Этот выбор не скрывает этап из ручного списка или ленты карточки. |
Эти параметры общие для лаборатории. Не меняйте их ради проверки одной учебной заявки: это повлияет и на другие заявки, которые дойдут до соответствующего этапа. Для отдельного исключения используйте ручное решение по нужной записи.
Каждое изменение записывается сразу, отдельной кнопки «Сохранить» нет. На время запроса элементы заблокированы. Дождитесь отметки «Сохранено» внизу окна. Если запись не подтверждена, выбранное значение остаётся в окне, а сообщение перечисляет несохранённые настройки. Нажмите «Повторить» после устранения причины или выберите другое значение.
Почему заявка остановилась
- Найдите текущий этап и его условие в таблице выше.
- Проверьте, не зафиксирован ли статус вручную.
- Посмотрите общий режим именно этого этапа: «Стоп» удерживает его, а режимы пропуска обходят проверку.
- Проверьте исходные сведения и исправьте причину остановки.
Пример: заявка остаётся «В работе». Проверьте все объекты: один отсутствующий или неутверждённый протокол удерживает общий этап. Если готовность соответствует условиям, проверьте фиксацию и режим «Стоп».
Пример: заявка ждёт «Оплату», хотя её счёт оплачен. У того же договора может быть другой неоплаченный счёт. Проверка не ограничивается документами одной заявки.
Обновление и ограничения
Статус пересчитывается при открытии карточки и фоновой обработке связанных изменений. После изменения общей настройки не обязательно сразу поменяются все строки журнала.
Из «Отклонено» и «На уточнении» автомат сам не выводит заявку. «Завершено» также не возвращается автоматически к прежним этапам. Если связанные данные изменились после завершения, сначала определите нужное действие с документами или работами, затем примите решение по статусу.
Продолжение работы
- Заявка, КП, договор и оплата: проверка связей.
- Назначение специалистов и участников испытаний.
- Запуск лаборатории в TesLab: порядок подготовки.