Представители контрагента: ФИО, должности и контактные данные
Во вкладке «Сотрудники» карточки контрагента хранятся люди, с которыми вы связываетесь или которых выбираете в документах. Здесь ведут представителей заказчика или поставщика. Ваши собственные сотрудники находятся в кадровом разделе.
В этой статье
Как найти нужного представителя
Откройте карточку нужной организации, проверьте ИНН и КПП, затем перейдите на вкладку «Сотрудники». Найдите человека по фамилии и сравните имя, отчество, должность и контакты. Если запись уже есть, откройте её для исправления.
Контактное лицо и подписант могут быть разными людьми. Например, инженер согласовывает выезд, а директор подписывает договор. Выбор представителя в документе выполняется отдельно.
Для новой записи подготовьте ФИО, должность и рабочие контакты. Отчество указывайте, если оно есть. Название управляющей организации не нужно разбивать на ФИО: такого руководителя оформляют через реквизиты и историю контрагента.
Как добавить или исправить запись
- Для нового представителя нажмите плюс с подсказкой «Сотрудник» или выберите «Добавить сотрудника» в меню таблицы. Для исправления откройте существующую строку.
- Заполните «ФИО полностью» вручную либо выберите подсказку. Проверьте отдельные поля фамилии, имени и отчества. Правка части имени обновляет полную строку.
- Укажите должность и проверьте пол, используемый для склонений. Подсказки должности основаны на прежних значениях и не подтверждают полномочия человека.
- Заполните контакты, филиал и комментарий. Настройки кабинета меняйте только при необходимости предоставить или изменить доступ.
- Нажмите «Сохранить» и дождитесь сообщения «Сотрудник сохранён».
Для сохранения фамилия, имя и должность должны содержать не менее двух символов. Если поле заполнено неверно, исправьте его, не добавляя случайные буквы. Отсутствующее отчество оставьте пустым в отдельном поле «Отчество».
| Поле | Что в нём хранится |
|---|---|
| ФИО и должность | Данные конкретного человека для связи и документов. |
| Телефон, Email | Контакты представителя. Они могут отличаться от общего телефона и почты организации. |
| Филиал | Текстовое указание подразделения. Оно не переносит человека в другую карточку контрагента. |
| Комментарий | Заметка к этому представителю, например удобное время для связи. |
При исправлении можно очистить ненужный телефон, email, филиал или комментарий и сохранить пустое значение. Для выхода без записи используйте «Отмена».
Что делать при смене человека или должности
Опечатка или новые контакты того же человека. Исправьте существующую запись. Учтите, что изменение ФИО или должности может отразиться в связанных реквизитах и при новом формировании документов, которые ссылаются на этого представителя.
Другой человек. Добавьте новую запись. Не переименовывайте прежнего сотрудника в его преемника: на старую запись могут ссылаться документы.
Должность действительно изменилась. Если прежние сведения должны остаться для старых документов, сохраните прежнюю запись и добавьте представителя с новой должностью. Затем выберите подходящую запись в новых документах. Для руководителя организации используйте датированное изменение во вкладке «Изменения»: так прежняя должность останется связана с прежними реквизитами.
Изменение карточки не переписывает уже выданный файл. Перед повторным формированием документа проверьте его реквизиты и подписанта.
Как проверить склонения
После сохранения ФИО и должности программа автоматически формирует падежные формы. Их используют шаблоны документов, например во фразе «в лице генерального директора». Для редкой фамилии или новой должности проверьте результат.
- Сначала сохраните основные ФИО и должность.
- Повторно откройте уже сохранённого представителя. Справа от поля «Должность» нажмите кнопку с буквой «A». Её подсказка называется «Склонение должности и ФИО по падежам». На изображении кнопка отмечена цифрой 1.
Откроется окно «Склонение должности и ФИО». Та же команда доступна в меню строки представителя во вкладке «Сотрудники».
- Сверьте человека и должность, указанные под заголовком окна.
- Проверьте шесть падежей. Именительный должен совпадать с сохранёнными ФИО и должностью. Отчество можно оставить пустым, если его нет.
- Исправьте нужные формы и нажмите «Сохранить». Проверьте текст в образце документа.
Окно склонений читает сохранённую запись. Несохранённые правки в основной форме в него не попадают. После изменения ФИО или должности проверьте склонения заново.
Увольнение и доступ в кабинет
Если человек больше не работает у контрагента, откройте его запись, установите «Уволен» внизу формы и сохраните. Запись не удаляется и может встречаться в документах. Проверьте выбранных представителей в новых договорах и актах; для акта есть инструкция по выбору подписанта.
При передаче работы новому контактному лицу добавьте его отдельно и укажите в нужных документах. Назначение нового руководителя не заменяет проверку статуса прежнего представителя.
Логин, пароль и уровень доступа относятся к личному кабинету. Поле пароля доступно администратору; при редактировании пустое поле сохраняет прежний пароль. Наличие записи или email само по себе не означает, что вход разрешён. Порядок настройки описан в статье о доступе заказчика.
Как проверить результат
После сохранения найдите строку и проверьте изменённые значения. Для нового подписанта откройте нужный документ и выберите его там.
При отказе сервера форма остаётся открытой с введёнными значениями. Прочитайте причину и исправьте данные. Если запись изменил другой пользователь, откройте её заново. При обрыве связи или неизвестном результате сначала проверьте список представителей, прежде чем повторять добавление.
Если человек представляет несколько юридических лиц, используйте его запись в карточке соответствующего контрагента. Совпадение ФИО не заменяет проверку организации, должности и контактов.
Другие действия описаны в путеводителе по контрагентам.