Добавление организации, предпринимателя или физического лица
Добавьте контрагента, чтобы хранить реквизиты организации, предпринимателя или физического лица в одной карточке и использовать их при оформлении документов. В карточке будут доступны сведения о контрагенте, его представителях, договорах и других связанных документах.
Одна организация может выступать в нескольких ролях, например заказчика и владельца лифта. Для этого достаточно одной карточки с нужными категориями.
Для заполнения используйте карточку реквизитов, договор или сведения самого контрагента. Название, регистрационные номера и адреса указывайте так, как они приведены в его документах.
В этой статье
Найдите существующую карточку
Откройте раздел «Контрагенты», вкладку «Контрагенты». Найдите организацию или человека по ИНН либо названию. Если нужная запись уже есть, откройте её и продолжайте работу в ней.
У организации с несколькими подразделениями обращайте внимание на КПП. У предпринимателя, который прекращал деятельность и регистрировался заново, сравните ОГРНИП. Подробнее о поиске и фильтрах читайте в инструкции по списку контрагентов.
Откройте форму и выберите тип
Нажмите кнопку с плюсом «Добавить контрагента». Откроется окно «Новый контрагент».
В верхней строке выберите, кого добавляете:
- «Юр. лицо»: организацию.
- «ИП»: индивидуального предпринимателя.
- «Физ. лицо»: человека, с которым работаете как с физическим лицом.
- «Самозанятый»: контрагента, которого учитываете в этом качестве.
Тип относится к самому контрагенту. Роль в вашей работе, например «Заказчик», выбирается отдельно в блоке «Категория».
Ниже укажите способ заполнения:
- «Из реестра ЕГРЮЛ»: поиск организации или ИП и перенос реквизитов из выбранной записи. Эта подпись используется и при поиске предпринимателей.
- «Уникальный»: ручной ввод. Используйте его для физического лица, самозанятого без записи ИП в реестре или другого контрагента, которого добавляете по собственным документам.
Название «Уникальный» обозначает способ ввода. Программа продолжает проверять совпадения ИНН и КПП.
Заполнение из реестра
- Выберите «Из реестра ЕГРЮЛ».
- Откройте поле «Название, ИНН или ОГРН / ОГРНИП» и введите название либо один из этих номеров.
- В списке подсказок выберите нужную запись. При поиске ИП учитывайте ОГРНИП, состояние и дату регистрации: одинаковые ФИО и ИНН могут относиться к разным регистрациям одного предпринимателя.
- В форме появятся название, регистрационные номера и адрес выбранного контрагента. Сведения о руководителе также заполнятся, если они есть в источнике.
- Уточните сведения о руководителе, затем заполните категории и контакты по разделам ниже.
Действующие записи показаны первыми. Закрытая регистрация также доступна для выбора, если вам нужна именно она. Если добавляете новую регистрацию ИП, выберите её отдельную запись с соответствующим ОГРНИП. Прежняя карточка и связанные с ней документы сохраняются.
Подсказки поступают через сервис DaData. Если нужной записи нет, попробуйте поиск по точному ИНН или ОГРН/ОГРНИП. При необходимости используйте ручной ввод по документам контрагента.
Ручное заполнение
Выберите «Уникальный» и заполните поля.
| Поле | Что указать |
|---|---|
| Полное наименование | Обязательное поле. Для организации укажите полное название, для ИП наименование предпринимателя, для физического лица или самозанятого ФИО. |
| ОГРН | ОГРН организации или ОГРНИП предпринимателя из его реквизитов. Если такого номера у контрагента нет, оставьте поле пустым. |
| ИНН | ИНН самого контрагента. Введите его, если он указан в предоставленных реквизитах. |
| КПП | КПП организации или нужного подразделения. Для ИП и физического лица поле можно оставить пустым. |
| Юр. адрес | Адрес регистрации из реквизитов. |
| Факт. адрес | Адрес фактического расположения, если его нужно учитывать отдельно. |
Для самого создания карточки в ручном режиме обязательны выбранный тип и полное наименование. Остальные сведения заполняются по мере необходимости. Регистрационные номера вводите целиком, включая ведущие нули.
Например, для заказчика-физлица укажите «Петров Иван Сергеевич» в полном наименовании и отметьте категорию «Заказчик». Отдельного руководителя для такой карточки заполнять не требуется.
Руководитель
Для организации укажите человека или управляющую организацию, которые выполняют функции руководителя. Для ИП в этом блоке используются сведения самого предпринимателя.
| Режим | Поля |
|---|---|
| Физлицо | Должность: как в документах; фамилия и имя: в отдельных полях; отчество: при наличии. Пол используется при подготовке текста документов; если он не указан, оставьте «Не указан». |
| Организация | Наименование организации-руководителя: полное название управляющей организации; должность: обозначение её функции, например «Управляющая организация». |
При добавлении из реестра в режиме «Физлицо» обязательны фамилия, имя и должность руководителя. Отчество можно оставить пустым. В режиме «Организация» укажите её наименование. В ручном режиме карточку можно создать без сведений о руководителе.
Заполненный руководитель-физлицо автоматически появится в списке представителей контрагента. Других контактных лиц добавляют в списке представителей.
Категории, контакты и контроль изменений
В блоке «Категория» отметьте роли контрагента:
- «Заказчик»: заказывает у вас работы или услуги.
- «Поставщик»: поставляет товары или услуги вашей организации.
- «Владелец лифта»: указывается в этом качестве в сведениях о лифте.
- «Спец. организация»: используется как специализированная организация по работам с лифтами.
Можно выбрать несколько категорий. Например, для организации, которая заказывает испытания собственного лифта, подходят «Заказчик» и «Владелец лифта».
В блоке «Контакты» укажите телефон и email самого контрагента. Контакты конкретных представителей хранятся в их отдельных записях. В комментарии можно оставить внутреннюю заметку, например о порядке связи или доставки документов.
Если для организации или ИП нужно включить контроль сведений ЕГРЮЛ/ЕГРИП, отметьте «Контроль изменений». Возможность и количество отслеживаемых контрагентов зависят от тарифа. Подробнее: роли контрагента и контроль сведений ЕГРЮЛ.
Сохранение и дальнейшая работа
Нажмите «Добавить» и дождитесь ответа программы.
- Если «Добавить ещё» выключено, после создания автоматически откроется карточка нового контрагента.
- Если «Добавить ещё» включено, программа сохранит контрагента и откроет следующую пустую форму. Завершив ввод, нажмите «Отменить», чтобы закрыть её.
В карточке можно продолжить работу с документами, добавить банковские реквизиты и других представителей.
Чтобы уточнить телефон или email, нажмите соответствующее поле карточки. Комментарий редактируется отдельно в своём поле. Для исправления реквизитов выберите «Редактировать» → «Исправить текущие данные». Если реквизиты действительно изменились с определённой даты, используйте вариант «У контрагента изменились реквизиты», чтобы сохранить историю. Подробнее: карточка контрагента: реквизиты и история изменений.
Если добавление не удалось
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Программа предлагает открыть существующую карточку | Найдена запись с совпадающими реквизитами. Откройте её, если это нужный контрагент. Если вы отказались от перехода, введённые сведения останутся в форме. |
| Появился вопрос «Это другой филиал?» | ИНН уже есть в базе, но КПП отличается. Выберите «Добавить как филиал», если создаёте карточку другого подразделения; иначе откройте существующего контрагента. Подробнее: одинаковый ИНН: существующая организация, дубль или филиал. |
| Указано незаполненное поле | Заполните названное поле и повторите сохранение. При отказе сервера форма остаётся открытой с введёнными сведениями. |
| Достигнут лимит контроля изменений | Снимите отметку «Контроль изменений», если хотите создать карточку без отслеживания. Для подключения контроля можно освободить место, отключив его у другого контрагента, или изменить тариф. |
| После нажатия оборвалась связь, результат неизвестен | Сначала найдите контрагента в списке: запрос мог выполниться до обрыва. Повторная отправка без проверки может создать дубль, особенно если ИНН не заполнен. Подробнее: обрыв связи при сохранении. |
Дополнительные материалы
- Контрагенты: разделы и подготовка к работе.
- Представители контрагента: ФИО, должности и контактные данные.
Краткая памятка
- Для организации с несколькими ролями используйте одну карточку и отметьте нужные категории.
- Подразделения различайте по КПП, а повторные регистрации ИП по ОГРНИП.
- Телефон и email контрагента указывайте в его карточке, контакты конкретных людей в записях представителей.
- Руководитель-физлицо добавляется в представители автоматически. Остальных контактных лиц добавьте отдельно.
- Если результат сохранения неизвестен, сначала найдите карточку в списке. Это поможет избежать повторного добавления.