Роли контрагента и контроль сведений ЕГРЮЛ

Роли помогают выбрать контрагента в рабочих формах. Наблюдение за записью и автоматическая сверка реквизитов настраиваются отдельно. ЕГРЮЛ содержит сведения об организациях, ЕГРИП о предпринимателях.

Для чего нужны роли

В одной карточке можно включить несколько ролей. Это общие отметки контрагента, видимые сотрудникам с доступом к карточке. Они не меняют юридический тип и не создают новую организацию. Подразделения различают по реквизитам: см. одинаковый ИНН, дубли и филиалы.

Роль не предоставляет права сотрудникам или заказчику. Для входа заказчика используется отдельная настройка доступа.

Как изменить роль

1. Найдите контрагента по ИНН, откройте карточку и сверьте название и КПП.
2. На вкладке «Основная» найдите блок «Роли и контроль». Нажатие на роль в шапке карточки прокручивает страницу к этому блоку.
3. Включите нужные роли или выключите ошибочные. Каждая отметка сохраняется отдельно, общей кнопки сохранения нет.
4. Дождитесь сообщения «Параметр сохранён». Затем обновите нужную форму выбора и проверьте результат.

Во время записи переключатель временно недоступен. При отказе прочитайте сообщение и проверьте сохранённое значение после повторного открытия. Для изменения нужны права редактирования контрагентов.

Наблюдение за отдельной записью

«Прослеживать ЕГРЮЛ/ЕГРИП» выбирает контрагента для тарифного сервиса наблюдения. При добавлении карточки эта отметка называется «Контроль изменений». Она общая для записи, а не личная настройка сотрудника.

1. Согласуйте, за какими контрагентами нужно наблюдать.
2. Попросите администратора проверить тариф, свободный лимит и настройку сервиса в системных настройках, в разделе «Внешние сервисы». Условия лицензии описаны в отдельной инструкции.
3. Включите отметку и дождитесь подтверждения. Если лимит занят, отключите ненужное наблюдение или обратитесь к администратору.

Сохранённая отметка не означает немедленной проверки или автоматической замены всех реквизитов. Для этого действуют общие правила сверки.

Общая сверка и автообновление

Администратор открывает раздел «Контрагенты», вкладку «Настройки», блок «Контроль контрагентов».

1. Включите «Контроль данных контрагентов». Это разрешает сверку сведений организаций и предпринимателей через внешний сервис DaData при чтении карточки.
2. Выберите группы, которые разрешено применять автоматически: руководитель, наименование, юридический адрес, КПП, классификаторы. Если все группы выключены, сверка остаётся включённой, а найденные изменения ожидают проверки.
3. Дождитесь сохранения каждого параметра. При выключении общего контроля выбор групп сохраняется, но сами группы становятся недоступны до повторного включения.

Эта сверка не зависит от отметки «Прослеживать ЕГРЮЛ/ЕГРИП» в конкретной карточке. Выключение наблюдения не останавливает общее автообновление.

Обычно повторная сверка доступна через 30 дней, после ошибки источника не раньше чем через час. Повторное открытие карточки не запрашивает свежие сведения каждый раз. Найденные изменения могут создать новую датированную редакцию. При сегодняшней редакции автоматическое применение откладывается до следующей плановой сверки; защищённое вручную наименование автоматически не заменяется.

Как читать результат проверки

На «Основной» откройте блок «Проверки и сведения». Обращайте внимание на дату, состояние проверки и ожидающие изменения.

• Сверка выключена, недоступна или данных нет: результат проверки не подтверждён.
• Ошибка или запись не найдена: проверьте реквизиты и доступность источника. Это не подтверждение отсутствия изменений.
• Есть изменения для проверки: сравните значения «В карточке» и «В источнике», затем проверьте документы контрагента.
• Ожидающих изменений нет: посмотрите дату проверки. Это результат доступного сопоставления, а не гарантия актуальности каждого поля.

Кнопка «Проверить контрагента» открывает сайт «За честный бизнес». Она не запускает принудительную сверку DaData и не сохраняет изменения в TesLab.

Редакции реквизитов смотрите на вкладке «Изменения» по инструкции об истории карточки. При смене руководителя или его должности проверьте представителей: прежняя запись сохраняется, смена руководителя сама по себе не означает увольнения. Полномочия подписанта акта проверяются отдельно.

Пример

Организация заказывает работы и владеет лифтом. В её карточке включают «Заказчик» и «Владелец лифта». Дубль не нужен. Для сверки без автоматической замены реквизитов администратор включает общий контроль, оставляя группы автообновления выключенными. Найденную смену руководителя ответственный проверяет по документам и оформляет нужные изменения.

Если возникла проблема

Другие действия собраны в путеводителе по контрагентам.