Учёт стандартных образцов
Стандартный образец (СО) учитывают в общем разделе оборудования TesLab с отдельной категорией. Карточка должна однозначно связывать экземпляр или принятую единицу учёта партии с её паспортом или сертификатом. Значения, единицы и ограничения переносите из документа конкретного образца.
Дата выпуска, дата приёмки, срок годности и дата вывода имеют разный смысл. Выпуск и годность проверяйте по сертификату. Приёмку и вывод сохраняйте как фактические учётные события, не меняйте их ради заполнения Word.
В этой статье
1. Подготовьте документы и права
Подготовьте обозначение образца и партии, изготовителя, аттестованные характеристики с единицами, неопределённостью или погрешностью, условия применения, выпуск и годность. Отдельно уточните внутренний номер, поступление и начало использования в лаборатории.
Для создания и изменения нужны права добавления и редактирования оборудования, для Word отдельное право «Оснащенность СО». Лицензионный лимит общий для категорий оборудования.
Проверьте, нет ли записи этого образца в списке. Экземпляры или партии с разными значениями, сроками либо документами не объединяйте без проверки принятой единицы учёта.
2. Создайте запись СО
- Откройте Лаборатория → Оборудование → Оборудование и нажмите «Добавить».
- В окне «Новое оборудование» выберите «Стандартный образец» и подходящий «Тип оборудования» из справочника.
- Заполните наименование и модель или обозначение типа по документу.
- В поле «Зав.№» внесите идентификатор экземпляра или партии согласно документу и принятому учёту. Если идентификация не соответствует общей форме, сначала уточните допустимый ввод. Не придумывайте маркировку.
- Укажите положительный цифровой инвентарный номер и настоящий год выпуска. При новом добавлении принимается год от 2000 до текущего. Заполните изготовителя и страну.
- Внесите фактические дату приёмки и ввод в эксплуатацию, поставщика и документ поставки при наличии.
- Нажмите «Добавить», дождитесь карточки и сверьте категорию и идентификацию с документом.
Предложенный инвентарный номер не резервируется, проверяйте его перед сохранением. Общий префикс добавляется при печати. В режиме «Добавить ещё» общие поля остаются для следующей записи, заводской номер очищается, инвентарный предлагается заново. Каждый образец проверяйте отдельно.
Не указывайте произвольный номер ГРСИ СИ для сертификата СО. Не заменяйте неизвестный год, номер или тип фиктивным значением.
Указатели: 1 - категория СО; 2 - идентификатор партии; 3 - дата приёмки.
3. Заполните назначение для оснащённости
Откройте вкладку «Метрологические характеристики», блок «Данные для формы оснащённости». В «Измеряемый параметр» запишите назначение образца по его документу, например для какой операции контроля он используется. В Word этот текст попадает в «Назначение».
Завершайте редактирование каждого поля, дожидайтесь подтверждения сохранения и перечитывайте результат. Обычная таблица характеристик, измерительные каналы и комментарий не заменяют поля оснащённости.
4. Перенесите значения и показатели точности
| Поле или источник | Что записать и куда попадёт |
|---|---|
| Измеряемый параметр | Назначение СО по документу. Выводится в графу «Назначение». |
| Диапазон измерений | Название каждой аттестованной характеристики, число и единица. Выводится в «Наименование и аттестованное значение». |
| Точность измерений | Вид показателя, значение, единица и необходимые пояснения из документа. Выводится в графу неопределённости и/или погрешности. |
| Наименование и модель | Название и обозначение образца в идентификационной графе Word. |
| Заводской номер | Идентификатор экземпляра или партии в той же графе. Сверьте его с упаковкой и сертификатом. |
| Инвентарный номер | Внутренний номер с общим префиксом, отдельно от идентификатора образца. |
| Страна и изготовитель | Изготовитель СО. |
| Сертификат и ручная проверка Word | Дополнительные сведения, нормативный документ и условия применения, дата выпуска, срок годности. Заполните эти графы по оригиналу после выгрузки. |
Дополнительные реквизиты идентификации из сертификата, для которых нет отдельных полей карточки, внесите в графу идентификации Word вручную.
Для нескольких характеристик повторяйте обозначение компонента в обоих полях. Например, строка «Компонент А: …» должна быть и у значения, и у его показателя точности. Тексты выводятся независимо, программа не проверяет соответствие пар, а перенос строк в Word может отличаться.
Не оставляйте одно число без величины и единицы. Неопределённость и погрешность переносите в том виде, в котором они приведены в документе. Сохраните коэффициент охвата и другие пояснения, если они указаны. Не пересчитывайте показатель в проценты без установленного основания.
Указатели: 1 - назначение; 2 - аттестованные значения; 3 - неопределённость с обозначением каждого компонента.
5. Различайте четыре даты
- Выпуск: дата из паспорта или сертификата образца.
- Приёмка: фактическое поступление в лабораторию, поле карточки.
- Срок годности: окончание, установленное документом образца с относящимися к нему условиями.
- Вывод: фактический вывод из эксплуатации, отдельное учётное действие.
Самостоятельных полей выпуска и годности СО в общей карточке нет. Сохраните оригинал документа и понятную заметку с датами. После выгрузки заполните выпуск и годность в Word по сертификату. Комментарий автоматически эти графы не заполняет. Любое уже напечатанное значение дат сверяйте с оригиналом.
Не заменяйте приёмку датой изготовления и не выводите действующий образец ради графы срока. Выведенный статус исключает запись из формы. Возврат в действующий статус очищает дату вывода и не означает продления годности.
6. Прикрепите сертификат и добавьте заметку
- На вкладке «Общая информация» в блоке «Файлы» загрузите документ нужного экземпляра или партии.
- Дайте различимое имя с идентификатором образца. Для сертификата СО можно использовать категорию «Другое», для паспорта «Паспорт». Отдельной категории «Сертификат СО» здесь нет.
- Откройте вложение, проверьте читаемость идентификации, значений, выпуска и годности.
- Проверьте доступ после загрузки. Для внутреннего документа установите «Только в лаборатории». Этот режим допускает скачивание сотрудниками с правом просмотра оборудования.
- В комментарии укажите идентификатор, выпуск и годность или понятную ссылку на документ. Переписанные даты ещё раз сверьте с сертификатом.
Загрузка сертификата не заполняет характеристики и даты Word автоматически. Общий блок «Поверка» не переносит сертификат СО в форму оснащённости. Храните документ в файлах карточки.
Указатели: 1 - заметка с идентификатором и датами; 2 - сертификат; 3 - доступ к файлу.
7. Отразите хранение и использование
На вкладке «Хранение и эксплуатация» укажите ограничения температуры в °C, влажности в % и давления в кПа, если они есть в документе. Ноль является числом, пустое поле означает отсутствие границы. Дополнительные требования запишите в «Хранение / транспортировка / питание». Фактические замеры ведут в журнале окружающей среды.
Условия среды не заменяют проверку годности. Если важны вскрытие, остаток или расход, фиксируйте их по принятому процессу: специализированного учёта этих событий в общей карточке нет. При необходимости оформляйте передачу и возврат образца.
8. Получите и проверьте форму СО
- В общем списке откройте «Скачать» → «Оснащенность СО».
- Укажите «На какое число формируем» и нажмите «Скачать».
- В Word сверьте состав, наименование, модель, идентификатор экземпляра или партии, внутренний номер и изготовителя.
- Проверьте назначение и соответствие каждого значения его неопределённости или погрешности. Дополните дополнительные сведения, нормативный документ и условия применения, выпуск и годность по сертификату.
- Проверьте подпись руководителя и сохраните проверенную редакцию с относящимися к ней документами.
В отборе учитываются категория СО, текущий статус, ввод или при его отсутствии приёмка не позднее даты формы. Без обеих дат запись не включается. Если заполнена дата вывода, она должна быть не раньше даты формы. Текущий выведенный статус исключает карточку и при выборе прошлой даты: полной историей состава такая выгрузка не является.
Указатели: 1 - дата формы; 2 - скачивание Word.
9. Проверьте затруднения
СО нет в форме. Проверьте категорию, текущий статус, ввод или приёмку, вывод и выбранную дату. Пустая выборка не подтверждает, что СО в лаборатории не применяются.
Пусты значения или показатели точности. Перечитайте именно поля блока оснащённости. Обычная таблица характеристик, комментарий и приложенный сертификат их не заменяют.
В карточке действующий статус, но срок по документу истёк. Категория не проверяет годность автоматически. Проверьте оригинал и действуйте по принятому порядку использования и вывода оборудования.
Вложен сертификат другой партии. Исправьте связь с документом и повторно сверьте все значения, даты и идентификацию до использования карточки и Word.
Связанные инструкции
- Учётная карточка оборудования.
- Документы оборудования и доступ сотрудников.
- Условия хранения и эксплуатации оборудования.
- Документы об оснащённости СИ, ВО, ИО и СО.
- Оборудование в TesLab: с чего начать.
Учебный пример
На снимках показан учебный раствор УЧ-СО-1, идентификатор ПАРТИЯ-УЧ-108, внутренний номер 108. По условному сертификату выпуск выполнен 15.01.2025, годность до 15.01.2027. Лаборатория приняла образец 10.03.2025 и начала использовать 12.03.2025.
Для формы на 11.11.2026 отдельно проверяют период годности по сертификату и учётные даты карточки. Все числовые значения характеристик на снимках условные. Для своего СО переносите данные его документа.