Новый сотрудник: регистрация учётной записи
Новая учётная запись связывает человека с его действиями, документами и назначениями в TesLab. Перед регистрацией найдите его в списке сотрудников, в том числе среди уволенных. Если человек возвращается, используйте восстановление прежней записи.
В этой статье
Что подготовить
Для регистрации обязательны четыре поля: «Фамилия», «Имя», «Логин» и «Пароль». Отчество указывают при наличии. Отдел, должность, контакты и договор можно добавить сразу или заполнить позднее по правилам вашей организации.
Подготовьте правильные ФИО, рабочий контакт и согласуйте способ передачи начального пароля. Представителя внешнего заказчика ведут в карточке контрагента, отдельно от собственных сотрудников.
Как открыть регистрацию
- Откройте «Компания → Сотрудники», вкладку «Сотрудники».
- Нажмите плюс «Добавить сотрудника».
- Убедитесь, что заголовок страницы называется «Новый сотрудник», а кнопка внизу «Зарегистрировать сотрудника».
Кнопка «Сохранить изменения» означает, что открыта существующая запись. Проверьте человека до ввода сведений.
Как проверить ФИО и данные входа
- Введите ФИО одной строкой или заполните отдельные части. После выбора подсказки сверьте фамилию, имя, отчество и пол. Одна фамилия не заменяет имя.
- Проверьте «Логин». При выборе подходящей подсказки ФИО программа предлагает вариант. При ручном заполнении имени логин задайте самостоятельно.
- Используйте латинские буквы, цифры, точку, дефис или подчёркивание, без пробелов. Например,
i.ivanov. Занятость логина проверяется при регистрации без учёта регистра букв. - Начальный пароль уже сгенерирован и скрыт точками. Его можно оставить, заменить вручную или получить новый кнопкой «Сгенерировать». Кнопка «Показать» позволяет сверить значение.
- При необходимости скопируйте полный логин кнопкой возле поля. Суффикс
@серверуказывает, где сотрудник будет входить.
После регистрации логин в этой форме не меняется. Передайте сотруднику именно подтверждённый логин и пароль. Пароль не записывают в комментарии и не включают в снимки для поддержки. Подробнее: первоначальный вход и замена пароля.
Какие сведения добавить
Заполняйте дополнительные сведения по их назначению. Индикатор «Заполнено» считает группы карточки. Он помогает заметить пропуски, но не делает все группы обязательными и не проверяет достоверность данных.
| Сведения | Что проверить |
|---|---|
| Контакты | Указаны почта и телефон нужного человека. Числовой Telegram ID и имя или ссылка Telegram имеют разные назначения. |
| Работа | «Отдел» и «Руководитель» выбраны отдельно. Можно оставить человека без руководителя. Если отдела нет, сначала создайте его. |
| Протоколы | «Должность при утверждении протоколов» содержит нужную подпись должности. Само поле не выдаёт право утверждения. |
| Квалификация | Образование и стаж соответствуют сведениям о человеке. ID во ФГИС «АРШИН» заполняют только известным значением; поле доступно при соответствующем модуле. |
| Документы | Договор и его дата, табельный номер, оклад и ставка заполнены по своему назначению. «Совместитель» относится к работе человека, а не к замещению отпускника. |
При настроенной корпоративной почте программа может предложить адрес по логину. Перепроверьте его после правки логина. Введённый вручную адрес сохраняется. Отметку «Создать почтовый ящик автоматически» включайте, когда новый ящик действительно нужен. Для автосоздания адрес должен соответствовать логину и корпоративному домену. Настройка интеграции описана в инструкции Яндекс 360.
Как добавить фото и зарегистрировать
- При необходимости нажмите область «Фото сотрудника» или перетащите туда изображение.
- В окне кадрирования выберите нужный фрагмент и нажмите «Применить». Фото пока подготовлено в форме.
- Ещё раз проверьте ФИО, логин, пароль и заполненные дополнительные сведения.
- Нажмите «Зарегистрировать сотрудника» и дождитесь результата.
- В окне «Сотрудник зарегистрирован» сверьте подтверждённый логин, результат фото и корпоративной почты.
- Нажмите «Открыть карточку». Откроется редактирование существующего сотрудника.
Что сделать после регистрации
- Повторно проверьте сохранённые сведения и фотографию. При необходимости вернитесь в список, найдите новую строку и откройте профиль.
- Проверьте индивидуальные права и разрешения отдела.
- Добавьте необходимые документы и файлы, сведения о подписи и рабочие назначения.
- Передайте данные входа согласованным способом. Проверьте вход на правильный сервер и одно предусмотренное рабочее действие.
Регистрация, права и назначение на конкретную работу проверяются отдельно. Полная карточка сама по себе не даёт право подписывать документы или видеть все записи.
Как разобрать отказ или предупреждение
- Не заполнены ФИО, логин или пароль: исправьте указанное поле. Не заменяйте сведения вымышленными значениями.
- Логин занят: проверьте существующего сотрудника. Если это другой человек, выберите согласованный свободный вариант.
- Не принят СНИЛС или дата: сверьте исходные сведения и формат.
- Карточка сохранена, фото не сохранено: откройте созданную запись и добавьте фото в неё.
- Почта не создана или результат не подтверждён: проверьте интеграцию и наличие ящика в Яндекс 360. Не регистрируйте сотрудника заново ради почты.
- Ответ о регистрации потерян: сначала найдите человека по ФИО и логину. Запись могла уже появиться на сервере. Только после проверки решайте, нужен ли повтор.
Проверка перед первым входом
В существующей карточке сверьте ФИО и фактический логин, контакты, отдел и руководителя, фотографию и заполненные идентификаторы. Если вход работает, но нужного раздела нет, проверьте права и рабочее назначение.
Связанные инструкции
- Управление сотрудниками: от приёма на работу до прекращения доступа
- Карточка сотрудника: личные данные, контакты и сведения о работе