Документы сотрудника: добавление сведений и файлов
Документы сотрудника хранятся в его карточке, в блоке «Документы». Здесь можно записать сведения об удостоверении, образовании или другом документе, прикрепить файлы и задать срок действия.
Для добавления откройте карточку нужного сотрудника и нажмите плюс в заголовке блока. Для просмотра или исправления нажмите строку уже внесённого документа.
В этой статье
Открыть документы нужного сотрудника
Найдите человека в списке сотрудников и откройте его карточку. Сверьте ФИО и, если есть однофамильцы, отдел или табельный номер. Перед добавлением посмотрите существующие строки: нужный документ мог быть внесён раньше.
Подготовьте исходный документ и все нужные страницы. Проверьте владельца, номер, даты и читаемость. При работе с несколькими людьми сначала закончите запись одного сотрудника, затем переходите к следующему.
Добавить сведения о документе
- В блоке «Документы» нажмите плюс «Добавить документ».
- Выберите «Тип документа». Если подходящего варианта нет, оставьте «Иное».
- Введите «Название документа». При выборе типа оно подставляется автоматически, если поле ещё пустое. Проверьте подставленное название.
- Укажите «Номер» и «Дату выдачи», если они есть в исходном документе.
- Заполните «Действует до» или включите «БСД» для подтверждённого бессрочного документа.
- При необходимости добавьте «Комментарий» и файлы.
- Проверьте реквизиты, срок и «Снят с контроля», затем нажмите «Сохранить».
- Дождитесь сообщения «Документ сохранён и проверен».
Название обязательно. Номер, дата выдачи, комментарий и вложения могут отсутствовать. Если скана пока нет, сохраните сведения и прикрепите его позже. Название и номер новой записи должны содержать не больше 60 символов.
Указать срок действия и контроль
| Поле | Как использовать |
|---|---|
| Дата выдачи | Укажите дату из исходного документа. Если она неизвестна, поле можно оставить пустым. |
| Действует до | Укажите последний день срока. Он не может быть раньше даты выдачи. |
| БСД | «Без срока действия». Очищает окончание, выключает его ввод и снимает документ с контроля срока. |
| Снят с контроля | Исключает документ из обычного контроля сроков. Запись и вложения остаются в карточке. |
При включении БСД отметка «Снят с контроля» устанавливается автоматически и скрывается. Если выключить БСД, дата окончания останется пустой, а отметка снятия с контроля останется включённой. Заново задайте срок и проверьте, нужно ли вернуть документ на контроль.
Не заменяйте неизвестное окончание отметкой БСД. Уточните срок по источнику. Шкала в форме помогает увидеть период, но не заменяет проверку реквизитов. Подробности о списке истекающих документов находятся в статье «Контроль сроков документов сотрудника».
Прикрепить файлы и проверить сохранение
- Нажмите «Добавить файл» и выберите файлы на устройстве. Можно выбрать несколько файлов или перетащить их в окно документа.
- Дождитесь окончания загрузки. Пока виден процент, сохранение формы заблокировано.
- Проверьте имена вложений и комплект страниц. Пометка «новый» означает, что файл добавлен в открытую форму и ещё требует сохранения записи.
- Нажмите «Сохранить» и дождитесь подтверждения.
- Откройте документ заново из профиля, сверьте реквизиты и нажмите имя нужного вложения, чтобы скачать его.
- Откройте скачанный файл. Проверьте владельца, номер, срок и все нужные страницы.
Карандаш рядом с вложением позволяет изменить отображаемое имя, крестик позволяет открепить файл. Эти правки применяются после «Сохранить». «Отменить» закрывает форму без применения изменений записи. Удаление старых вложений может быть ограничено настройками: при отказе ориентируйтесь на сообщение программы.
Образцы личной подписи и штампа добавляют в отдельном блоке карточки. Обычное вложение документа не привязывает сертификат ЭЦП.
Исправить запись или внести новый документ
Чтобы исправить опечатку, откройте существующую строку, сверьте номер и даты, внесите исправления и сохраните. При замене ошибочного файла добавьте правильный, открепите ненужный и после сохранения проверьте полученный комплект.
Если выдано новое удостоверение, добавьте отдельную запись. Затем по принятому в вашей организации порядку решите, нужно ли снять прежнее с контроля. Изменение даты старого удостоверения не отражает факт новой выдачи.
Для нескольких документов включите «Добавить ещё». После подтверждённого сохранения форма очистится и останется открытой для следующей записи. Повторно задайте тип, название, срок и вложения. Когда закончите серию, закройте окно и проверьте созданные строки в профиле.
Проверить результат и разобраться с ошибкой
Например, сотруднику выдали новое удостоверение УЧ-247/01 с двумя страницами. Добавьте новую запись, укажите подтверждённый срок, приложите обе страницы и сохраните. Затем откройте строку заново, сверьте реквизиты и прочитайте скачанные файлы.
- Нет нужного действия. Для добавления, просмотра, редактирования и скачивания предусмотрены отдельные права. Уточните их у администратора. При доступе только к просмотру поля нельзя изменить.
- Не принимается дата. Проверьте календарную дату и порядок периода. Выдача допускается с 1910 года, окончание с 2001 года. Не подставляйте другую дату ради сохранения.
- Не загрузился файл. Проверьте сообщение о формате или размере, сохраните исходник на устройстве и повторите загрузку.
- Документ изменён в другом окне. Закройте форму, откройте актуальную запись и сверьте сведения перед новой правкой.
- Ошибка сохранения, обрыв связи или неподтверждённый результат. Сначала заново откройте профиль и проверьте список, реквизиты и файлы. Не создавайте ту же запись повторно, пока не выяснили результат.
Готовый результат: документ находится в карточке нужного сотрудника, сведения совпадают с источником, состояние контроля выбрано осознанно, а вложения читаются после повторного открытия.
Связанные инструкции
- Карточка сотрудника: личные данные, контакты и сведения о работе
- Контроль сроков документов сотрудника
- Образцы подписи и штампа сотрудника
- Управление сотрудниками: от приёма на работу до прекращения доступа