Контроль сроков документов сотрудника

В TesLab можно проверять сроки в карточке сотрудника и в общей панели «Документы сотрудников» на главной странице. Общая панель помогает найти записи, требующие внимания. В самой записи проверяют реквизиты, подтверждающий файл и отметку «Снят с контроля».

Где посмотреть сроки

Для общей проверки откройте главную страницу и найдите панель «Документы сотрудников». В ней показаны документы сотрудников, которые не уволены: с истёкшим сроком, с окончанием в ближайшие 60 календарных дней включительно и с неуказанным окончанием. Учитываются только записи на контроле. Бессрочные и снятые с контроля документы в этот обзор не входят.

1. Нажмите «Обновить» в заголовке панели.
2. Сверьте сотрудника, название, номер и окончание документа.
3. Если доступна кнопка «Показать ещё», загрузите следующие строки. Счётчик «Показано ... из ...» помогает проверить, весь ли список открыт.
4. Нажмите нужную строку, чтобы перейти в карточку сотрудника и открыть выбранный документ. Для просмотра записи требуется соответствующее право доступа.

Если панели нет, проверьте «Настройки главной панели»: для неё должен быть включён «Показать». Параметр «Скрывать пустые» убирает панель при пустом результате. Доступ к обзору также зависит от ваших прав. При ошибке загрузки обновите панель повторно.

Для проверки одного сотрудника откройте «Компания → Сотрудники», найдите человека и перейдите в его карточку. В блоке «Документы» видны также прежние, бессрочные и снятые с контроля записи. Нажмите нужную строку, чтобы открыть форму.

Что означают состояния

Последний день входит в срок действия. Например, окончание 25 ноября станет просроченным 26 ноября. Подсветка сравнивает окончание с текущей датой сервера. Дополнительно проверьте дату выдачи: зелёное окончание само по себе не подтверждает, что период действия уже начался.

Как проверить конкретный документ

1. Откройте нужную запись и проверьте название и номер.
2. Сравните «Дату выдачи» и «Действует до» с исходным документом. При наличии вложения откройте его и проверьте читаемость.
3. Посмотрите, включён ли «Снят с контроля» и что указано в комментарии.
4. Если установлен «БСД», подтвердите, что документ действительно не имеет срока окончания.
5. Если исправлений нет, закройте окно. После изменения сохраните запись, дождитесь подтверждения и откройте её заново для проверки.

Пустое окончание требует явного решения: перед сохранением такой записи укажите подтверждённую дату или включите БСД. Изменение одного комментария не должно превращать неизвестный срок в бессрочный.

Что делать после получения нового документа

Новую выдачу добавьте отдельной записью по инструкции «Документы сотрудника: добавление сведений и файлов». Укажите новые реквизиты, срок и вложение, сохраните и проверьте результат. Если исправляете опечатку в том же документе, отредактируйте существующую запись.

После регистрации новой выдачи проверьте прежнюю запись. Если её контроль больше не нужен, снимите её с контроля и укажите основание в комментарии, например номер нового документа. Прежняя строка останется в карточке. Решение о снятии принимают отдельно: добавление новой записи само по себе не отключает старые предупреждения.

Как снять документ с контроля или вернуть его

1. Откройте документ и сверьте его реквизиты, срок и основание изменения.
2. Включите «Снят с контроля» внизу формы. При необходимости добавьте пояснение в комментарий.
3. Нажмите «Сохранить» и дождитесь сообщения об успешном сохранении и проверке.
4. Откройте запись заново и проверьте отметку. Затем обновите общую панель: снятая запись должна исчезнуть из неё.

Чтобы вернуть документ с обычным окончанием на контроль, выключите «Снят с контроля», сохраните и проверьте запись. В общий обзор она попадёт, если срок истёк или до окончания осталось не больше 60 дней.

Особенность БСД. Включение «БСД» очищает и выключает поле окончания, а также включает и скрывает «Снят с контроля». После выключения БСД окончание остаётся пустым, а снятие с контроля включённым. Для возврата на контроль заново укажите дату и выключите «Снят с контроля» перед сохранением.

Снятие с контроля сохраняет прежний срок. Оно не продлевает документ и не подтверждает допуск сотрудника к работе.

Как организовать продление

После проверки определите следующее действие: уточнить окончание, запросить документ, организовать обучение или получить новое удостоверение. Назначьте ответственного и дату повторной проверки по принятому у вас порядку. До получения подтверждённых сведений сохраняйте фактический срок. После новой выдачи проверьте новую запись и контроль прежней.

Если результат вызывает вопросы

• Запись пропала из общей панели. Проверьте снятие с контроля, БСД, дату окончания и состояние сотрудника. Документы уволенного сотрудника можно проверить в его карточке.
• Дата нейтральная, хотя срок истёк. Откройте запись и проверьте «Снят с контроля».
• Показано «Срок не указан». Сверьте исходник. Для сохранения потребуется дата окончания или явный выбор БСД.
• После изменения виден прежний результат. Повторно откройте запись и обновите общую панель. Если сохранение или загрузка не подтверждены, сначала проверьте результат, затем повторяйте действие.
• Внизу есть «Показать ещё». Открыта только часть общего списка. Загрузите оставшиеся строки.

Связанные инструкции

• Карточка сотрудника: личные данные, контакты и сведения о работе
• Документы сотрудника: добавление сведений и файлов
• Управление сотрудниками: от приёма на работу до прекращения доступа
• Рабочее место специалиста: главная панель и личный кабинет