Образцы подписи и штампа сотрудника

В блоке «Подписи и штампы» карточки сотрудника хранятся изображения личной подписи и штампа для оформления документов. Здесь можно добавить образец, заменить его изображение, изменить тип или удалить ненужный файл. Сертификат ЭЦП и закрытый ключ настраиваются отдельно.

Как подготовить изображение

• Подготовьте отдельный JPEG или PNG размером до 10 МБ. Проверьте, что образец принадлежит сотруднику, в чью карточку вы его добавляете.
• Используйте белый фон без постороннего текста. Весь росчерк или оттиск должен быть читаемым и помещаться в кадр.
• При сканировании рекомендуется 300 PPI. Это рекомендация подготовки исходника: фактическую чёткость нужно проверить в предварительном виде и готовом документе.
• Сохраните исходный файл для возможной повторной загрузки.

Новый образец после обрезки сохраняется в JPEG. При замене прежнего PNG программа сохраняет совместимый формат. Переименовывать расширение файла вручную не нужно. Файл сертификата и контейнер ключа сюда не загружают: для них предназначена настройка электронной подписи сотрудника.

Как добавить образец

1. Откройте «Компания → Сотрудники», найдите сотрудника и перейдите в его карточку. Сверьте ФИО.
2. В блоке «Подписи и штампы» нажмите плюс «Добавить файл».
3. Выберите тип: «Подпись» для личного росчерка или «Штамп» для оттиска сотрудника.
4. Нажмите область выбора изображения либо перетащите JPEG или PNG в неё.
5. Выполните обрезку и нажмите «Применить».
6. Проверьте предварительный вид в форме образца.
7. Нажмите «Добавить». Дождитесь сообщения «Образец сохранён и проверен», затем откройте появившуюся строку из карточки.

До подготовки изображения кнопка «Добавить» недоступна. Отмена выбора файла или обрезки не создаёт новый образец. Если программа не может прочитать изображение, выберите другой исходник.

Просмотр, добавление, изменение и удаление зависят от отдельных прав доступа. Если блока или нужной кнопки нет, уточните доступ у администратора. В окне только для просмотра можно проверить образец, но нельзя изменить его тип или заменить изображение.

Как выполнить обрезку

Подпись. Используется широкая рамка с горизонтальной линией-ориентиром. Разместите росчерк целиком, сохранив его начало, окончание и выступающие элементы. Линия помогает выравниванию, её пересечение допустимо.

Штамп. Используется свободная рамка без линии подписи. Оставьте в кадре весь оттиск, включая края и текст. Уберите лишнее белое поле, сохранив читаемость.

Под изображением есть инструменты уменьшения, увеличения, поворота и сброса. Когда кадр готов, нажмите «Применить». Затем проверьте изображение в форме и отдельно нажмите «Добавить» или «Сохранить».

Выбирайте тип до обрезки. Если после подготовки нового изображения переключить тип, этот подготовленный результат сбросится. Повторите выбор исходника и обрезку под нужный тип.

Как заменить изображение или изменить тип

1. Откройте нужный образец из блока «Подписи и штампы». Дождитесь загрузки изображения и проверьте тип.
2. Для замены нажмите «Заменить файл», выберите новый исходник и выполните обрезку.
3. Нажмите «Применить» и проверьте предварительный результат.
4. Нажмите «Сохранить» и дождитесь сообщения «Образец сохранён и проверен».
5. Повторно откройте образец из карточки и сверьте изображение.

Если требуется исправить только тип сохранённого образца, выберите «Подпись» или «Штамп» и нажмите «Сохранить». Само изображение при этом остаётся прежним. Для другой рамки заново выберите файл и выполните обрезку. Другие образцы нового типа сохраняются отдельно.

Если при сохранении сообщается, что образец изменён, закройте окно и откройте строку заново. Сначала сверьте текущее изображение, затем повторяйте свои изменения.

Как удалить образец

1. Откройте выбранный образец и убедитесь, что он больше не нужен для оформления документов.
2. Сохраните исходный файл, если может потребоваться повторная загрузка.
3. Нажмите «Удалить» и прочитайте предупреждение о невозможности восстановления файла.
4. Подтвердите удаление. Дождитесь сообщения «Образец удалён и проверен».
5. Проверьте, что выбранная строка исчезла из блока, а нужные подписи и штампы остались.

Удаление изображения не отвязывает сертификат ЭЦП. Изображение также остаётся в ранее скачанных документах. Изменение образца само по себе не переписывает эти файлы.

Как проверить сохранение и использование

Сверьте сотрудника, тип и изображение после повторного открытия. Предварительный вид до нажатия «Добавить» или «Сохранить» ещё не подтверждает запись. Если сохранение или его проверка не подтверждены, закройте окно и проверьте список перед повторной отправкой.

Если образцов одного типа несколько. Добавление нового файла не назначает его основным и не отменяет прежние. При автоматическом формировании скан-копий и некоторых документов программа может выбрать один из подходящих образцов случайно. Если прежний образец больше не должен использоваться, проверьте его и удалите отдельно после сохранения нужного исходника.

После изменения сформируйте нужный документ заново и проверьте фактическую подпись или оттиск. Если изображение отличается от ожидаемого, уточните его источник: личный образец сотрудника или печати и изображения подписей своей организации.

• Нет блока или кнопки. Проверьте права доступа.
• Файл слишком большой или не читается. Подготовьте другой JPEG или PNG с читаемым изображением.
• Операция не подтверждена. Сначала перечитайте список, чтобы проверить результат и избежать повторной записи.
• Картинка сохранена, но ЭЦП не работает. Проверьте сертификат, ключ и процесс подписания отдельно.

Связанные инструкции

• Карточка сотрудника: личные данные, контакты и сведения о работе
• Электронная подпись сотрудников: привязка и сроки действия
• Управление сотрудниками: от приёма на работу до прекращения доступа