Электронная подпись сотрудников: привязка и сроки действия
В TesLab можно связать сертификат электронной подписи со своей учётной записью и контролировать его срок в списке сотрудников. Привязку или замену выполняет владелец ключа в личном профиле. Ответственный за сотрудников проверяет состояние и сохранённые даты, но не получает доступ к чужому ключу.
В этой статье
Что означает привязка сертификата
Сертификат содержит сведения о владельце и периоде действия. Закрытый ключ используется для создания электронной подписи через настроенный криптографический компонент. Сам ключ не загружают в карточку сотрудника и не передают ответственному за кадровые сведения.
Привязка связывает выбранный сертификат с профилем TesLab для входа по сертификату и помогает программе выбрать его в предусмотренных операциях. Она не подписывает рабочие документы и не подтверждает полномочия человека на любой протокол.
Изображения подписи и штампа хранятся отдельно. Картинка росчерка, скан документа и файл сертификата в кадровых вложениях не заменяют доступ к закрытому ключу. Изменение даты в кадровых сведениях не продлевает выданный сертификат.
Как проверить состояние и срок
- Откройте «Компания → Сотрудники» и найдите нужного человека.
- Раскройте группу колонок «ЭЦП», если она свёрнута.
- Проверьте состояние, «Действует с» и «Действует по».
- При предупреждении уточните у владельца, какой сертификат используется и получен ли новый.
- После завершённой привязки или замены обновите список и повторно сверьте даты.
| Состояние | Что означает |
|---|---|
| Не привязана | В учётной записи нет связи с сертификатом. |
| Привязана | Срок начался, до окончания больше одного календарного месяца. |
| Заканчивается | До окончания осталось не больше одного календарного месяца. |
| Закончилась | Сохранённый момент окончания уже прошёл. |
| Срок не указан | Связь есть, но дата окончания неизвестна. Её нужно уточнить. |
| Ещё не действует | Сохранённая дата начала находится в будущем. |
Список показывает сведения, сохранённые при привязке, и рассчитывает предупреждение по времени сервера. Он не проверяет подключение носителя, доступность ключа и отзыв сертификата. В колонках видна дата, хотя период сертификата заканчивается в конкретный момент: не откладывайте замену на конец последнего дня.
Как привязать свой сертификат
Сначала подготовьте компьютер и сертификат для подписи в браузере. Для приложения Android используйте отдельную инструкцию. Проверку и подтверждение использования ключа выполняет его владелец.
- Войдите в TesLab под собственной учётной записью.
- Откройте меню пользователя, выберите «Мой профиль», затем найдите раздел «Безопасность и доступ».
- Нажмите строку «Электронная подпись».
- В открывшемся списке найдите свой сертификат. Выбор требуется даже при одном доступном варианте.
- Нажмите кнопку i и сверьте владельца, серийный номер, период действия и организацию, если она указана. Закройте сведения кнопкой «ОК» и выберите нужный сертификат.
- Подтвердите использование ключа в окне криптографического компонента. Дождитесь завершения подписания служебных данных и регистрации на сервере.
- Убедитесь, что появилось сообщение «Сертификат привязан». Обновите список сотрудников и проверьте сохранённые даты.
Отмена выбора не создаёт привязку. Отметка «Привязана» в строке профиля означает наличие связи. Период в открытом окне читается из найденного на текущем устройстве сертификата; если проверить его не удалось, это не доказывает отсутствие серверной привязки.
Как заменить сертификат после перевыпуска
- Проверьте, что новый сертификат установлен и его ключ доступен владельцу.
- В собственном профиле откройте «Электронная подпись».
- Выберите «Загрузить новую подпись». Эта команда открывает выбор сертификата, а не загрузку картинки или файла подписи.
- Через кнопку i проверьте именно новый серийный номер и период. Выберите сертификат и подтвердите использование ключа.
- Дождитесь сообщения «Сертификат заменён», затем обновите список сотрудников и проверьте новые даты.
Предварительно отвязывать старый сертификат не нужно. Пока замена не подтверждена сервером, не считайте новую связь сохранённой. Установка нового сертификата рядом со старым и изменение фамилии в карточке сами не заменяют привязку.
Схема замены и отвязки
Уточнение к схеме: фраза о недоступности подписания после отвязки неточна. Отвязка удаляет связь для входа в учётную запись. Возможность подписать конкретный документ проверяется отдельно.
Как отвязать сертификат
- Убедитесь, что связь больше не нужна. Для обычного перевыпуска используйте замену.
- Откройте «Мой профиль → Электронная подпись» и выберите «Отвязать подпись».
- Прочитайте предупреждение о прекращении входа по этому сертификату и подтвердите действие.
- Дождитесь сообщения «Сертификат отвязан». Перечитайте профиль и список сотрудников: состояние должно быть «Не привязана», без периода текущей привязки.
Отвязка не отзывает сертификат в удостоверяющем центре, не удаляет ключ с носителя и не снимает подписи с ранее подписанных документов. Подписание этим сертификатом может оставаться доступным по правилам конкретной операции и результату серверной проверки.
Что проверить перед подписанием документа
Успешная привязка не подтверждает совпадение СНИЛС и готовность подписать любой протокол. Проверьте личные сведения сотрудника, включая СНИЛС. При привязке программа не сравнивает его с сертификатом; совпадение проверяется при обработке подписи протокола.
Для документа отдельно учитываются включение электронной подписи, назначенные участники, состояние и дата документа. Пройдите инструкцию подписания протокола личной ЭЦП и убедитесь, что подпись принята сервером. Успешная работа на одном устройстве не подтверждает готовность второго.
Что делать при ошибке или несовпадении сведений
- «Вы уже привязали этот сертификат». Проверьте, не выбран ли прежний вариант. При перевыпуске сравните номер и даты нового.
- Сертификат уже используется другим сотрудником. Проверьте учётную запись и принадлежность сертификата. Для исправления ошибочной связи обратитесь к ответственному; ключ и PIN ему не передавайте.
- При входе сообщается о нескольких сотрудниках. Нужна проверка привязок ответственным. Вход по сертификату останавливается, пока связь не станет однозначной.
- На устройстве сертификат не найден или проверить его не удалось. Проверьте установку, пользователя операционной системы, носитель и криптографический компонент по инструкции подготовки. Недоступность компонента не равна доказанному отсутствию сертификата.
- Срок не указан или ещё не начался. Уточните реальный период. Не подставляйте предполагаемые даты и не принимайте будущий период за уже истёкший.
- Нет подтверждения сохранения, оборвалась связь или список показывает старые даты. Проверьте сервер и учётную запись, заново откройте привязку и обновите список перед повторной попыткой.
- Привязка есть, но протокол отклонён. Прочитайте конкретный отказ, проверьте СНИЛС, назначения и состояние документа. Расширение всех прав сотрудника не исправляет несовпадение личности.
Связанные инструкции
- Список сотрудников: поиск, отделы и состояния
- Управление сотрудниками: от приёма на работу до прекращения доступа