Коммерческое предложение: от запроса заказчика до договора

В документации мы постарались ответить на частые вопросы по работе TesLab, с которыми сталкиваются пользователи.
Если Вы не нашли ответ на свой вопрос, напишите нам.

Личный кабинет
12 Ноя

Коммерческое предложение: от запроса заказчика до договора

КП, маршрут, заявка, договор Комментарии

Коммерческое предложение помогает согласовать с заказчиком услугу, объём работ, стоимость и условия оплаты. В TesLab его можно подготовить из запроса заказчика или самостоятельно, отправить получателю, а после согласования связать с договором и заявками лаборатории.

В этой статье

Выбрать, откуда начать

  • Из запроса заказчика. Если запрос согласован и для него требуется КП, нажмите «Подготовить КП» в карточке запроса. При уже существующей связи откроется подготовленное предложение.
  • Самостоятельно. Откройте «Коммерческий учёт → Коммерческие предложения → Журнал КП» и добавьте предложение.

Начало из запроса сохраняет связь с ним. Подробности приведены в статье «Заявка на испытания: от обращения до завершения».

Проверить исходные данные

Уточните получателя, услугу, количество единиц, цену, НДС, условия оплаты и срок действия предложения. Для одного КП выбирают одну услугу. Если нужно предложить разные условия, заранее решите, достаточно ли изменить текущую запись или нужны отдельные варианты.

Для повторяющихся предложений подготовьте услуги, условия оплаты и шаблоны: «Подготовка коммерческих предложений: услуги, условия и шаблоны».

Заполнить и сохранить КП

  1. Укажите получателя и представителя. Сверьте ИНН, а для филиала также КПП. КП можно подготовить до создания общей карточки контрагента.
  2. Выберите услугу, укажите количество и цену за единицу. Проверьте НДС и итоговую сумму.
  3. Заполните условия оплаты, срок действия, адрес и пояснения. При необходимости добавьте вложения в форме редактирования.
  4. Сохраните КП и проверьте карточку.

Например, для трёх объектов по 2000 рублей без НДС итог составит 6000 рублей. Перед получением документа, отправкой письма или переходом к договору сохраняйте изменения: эти действия используют сохранённое КП.

Поля формы и копирование описаны в статье «Создание и изменение коммерческого предложения».

Проверить историю и связи

В карточке различаются три блока:

  • «КП и договоры контрагента». Обзор истории по ИНН, в том числе документов других филиалов. Это ограниченная подборка последних записей: сначала показаны три, «Показать ещё» раскрывает остальные загруженные. За более старыми документами переходите в полный реестр.
  • «Договоры по этому КП». Договоры, действительно связанные с открытым предложением.
  • «Заявки лаборатории». Заявки, для которых выбрано это КП.

Наличие договора в общей истории само по себе не подтверждает его связь с текущим предложением.

Карточка КП на три объекта: создание договора, связанные договоры и общая история контрагента

1. Подготовка нового договора. 2. Договор, связанный с этим КП. 3. Общая история контрагента.

Отправить предложение

Получите Word или PDF и проверьте получателя, услугу, количество, сумму, НДС и условия. Для отправки из TesLab откройте «E-mail», сверьте адрес, текст и состав вложений.

Получение файла и отправка письма описаны отдельно: «Отправка коммерческого предложения и получение Word или PDF». Статус КП выбирают по принятому процессу; сам статус не подтверждает доставку письма или подписание договора.

Зафиксировать принятый вариант

После согласования проверьте, какое именно КП принято. Редактирование записи не создаёт отдельную версию. Копирование создаёт новое КП, но не переносит связи прежнего предложения с заявками.

У одной заявки может быть одно КП, а одно КП можно использовать в нескольких заявках. Для уже связанной заявки повторное создание не заменяет предложение автоматически. Принятый вариант выбирайте явно.

Подготовить новый договор

  1. В сохранённом КП нажмите «Создать договор». TesLab определит контрагента, предложит выбрать филиал при неоднозначном ИНН или создаст карточку, если её ещё нет.
  2. В открывшейся форме договора проверьте стороны, количество и расценку.
  3. Заполните остальные условия и нажмите «Сохранить».

До сохранения формы договора ещё нет. Если при подготовке уже создана карточка контрагента, отмена формы договора её не удаляет.

Из КП передаются контрагент, количество, цена за единицу и связь с предложением. Тип услуги определяет поле расценки: «Периодика», «Частичка», «Полное» или «Обследование». При типе услуги «Не указано» расценка автоматически не заполняется. Тип самого договора выбирается отдельно.

Наша организация, НДС и способ его включения, оплата, представитель, номер, даты и период действия не копируются из КП. Их нужно проверить и заполнить в договоре. В нашем примере передаётся расценка 2000 рублей, а не итог КП 6000 рублей.

Новый договор: количество три, расценка периодического освидетельствования 2000 рублей и кнопка сохранения

1. Количество из КП. 2. Цена единицы в поле выбранного вида работ. 3. Сохранение заполненного договора.

Подробности: «Новый договор: стороны, тип работ и основные условия».

Закрепить КП за существующим договором

Если договор уже создан, нажмите «Закрепить за договором» и выберите нужную запись. В выборе доступны договоры того же контрагента. Проверьте номер и дату, а не только сумму.

Метка «Уже закреплено» означает связь с текущим КП. Метка «Занят» указывает на другое предложение. Перед заменой TesLab запросит подтверждение: у договора может быть только одно КП, прежняя связь будет снята. При этом одному КП могут соответствовать несколько договоров.

Выбор существующего договора: запись уже связана с текущим КП и запись занята другим предложением

1. Текущая связь. 2. Договор другого КП, для которого требуется подтверждение замены.

Закрепление меняет связь, но не переписывает цены, НДС, оплату и остальные условия договора. Если нужной записи нет в подборке, найдите её в реестре договоров и проверьте контрагента и поле КП.

Проверить итоговые связи

  1. Повторно откройте КП и проверьте блок «Договоры по этому КП».
  2. Откройте договор, сверьте контрагента, выбранное КП, расценки и условия.
  3. Отдельно проверьте договор в заявке лаборатории: создание договора из КП не заполняет эту связь автоматически.

Для продолжения работы используйте статью «Заявка, КП, договор и оплата: проверка связей».

Если запись завершилась ошибкой или результат неизвестен, сначала обновите карточки и проверьте существующие связи. При сообщении об изменившейся связи перечитайте данные и повторно выберите договор. Не создавайте ещё один договор, пока не выяснили результат предыдущего действия.