Отправка коммерческого предложения и получение Word или PDF

Из сохранённого коммерческого предложения можно получить Word или PDF и отправить письмо одному получателю. Документ создаётся по Word-шаблону услуги, а письмо передаётся через настроенный SMTP-сервер.

При отправке TesLab формирует выбранный файл КП заново. Ранее скачанный и вручную исправленный Word автоматически в письмо не попадёт. Перед передачей заказчику сохраните изменения в КП и проверьте документ.

В этой статье

• Подготовить КП к отправке
• Разобраться с файлами
• Получить Word или PDF
• Подготовить письмо
• Понять результат отправки
• Если E-mail недоступен
• Изменить адрес или текст письма
• Разобрать ошибку и решить о повторе
• Отправить без сформированного файла
• Продолжение работы

Подготовить КП к отправке

Откройте карточку предложения. Сверьте получателя, представителя, услугу, количество, цену, НДС, итог, оплату и срок действия. Если данные нужно исправить, нажмите «Редактировать», внесите правки и сохраните. Подробности заполнения описаны в статье о создании и изменении КП.

Для формирования Word и PDF у услуги должен быть сохранён рабочий Word-шаблон. Для письма нужна настроенная исходящая почта. Эти настройки выполняют разные задачи и не заменяют друг друга. Их подготовка описана в настройках коммерческих предложений.

Разобраться с файлами

В письме могут использоваться три вида файлов:

• Само КП. PDF или Word, который программа создаёт из сохранённых данных предложения и действующего шаблона услуги.
• Общие приложения услуги. Например, описание работ или информационный материал. Они отправляются отдельными файлами.
• Вложения конкретного КП. Запрос заказчика, расчёт или другие документы, добавленные в это предложение.

Чтобы добавить или изменить собственные вложения, откройте «Редактировать», используйте блок «Вложения» и сохраните КП. В карточке можно просмотреть сохранённый список и скачать файлы.

Заранее проверьте содержимое приложений и согласуйте состав письма. В окне отправки выбирают уже имеющиеся файлы; загрузки новых файлов и просмотра их содержимого там нет.

Получить Word или PDF

1. В сохранённой карточке нажмите «Word» или «PDF».
2. Дождитесь получения файла и откройте его. В мобильном приложении выберите нужное действие: открыть, сохранить или поделиться.
3. Проверьте получателя, номер и дату КП, адрес объекта и срок действия.
4. Сверьте услугу, количество, цену, НДС, итог цифрами и прописью, условия оплаты.
5. Просмотрите документ целиком: не должно остаться незаполненных переменных и противоречащих друг другу условий.

Например, 3 единицы по 2 000 рублей без НДС дают итог 6 000 рублей. Эти же условия должны быть указаны в документе и сопроводительном тексте.

Проверьте PDF отдельно даже после проверки Word: при преобразовании могут измениться переносы и разрывы страниц. Если нашли ошибку, исправьте данные КП или шаблон, сохраните изменения и сформируйте документ заново. Уже скачанная копия не обновляется.

Подготовить письмо

1. В карточке нажмите «E-mail». При открытии окна программа загрузит сохранённые данные КП.
2. В поле «Кому» проверьте один e-mail получателя. Списки адресов через запятую или точку с запятой не поддерживаются.
3. Прочитайте тему и при необходимости измените её. Тема обязательна.
4. Выберите формат КП: по умолчанию отмечен PDF, вместо него можно выбрать Word.
5. Проверьте общие приложения услуги и вложения КП. Они заранее отмечены. Снимите флажки у файлов, которые не предназначены этому заказчику.
6. Прочитайте обращение, сопроводительный текст и подпись. Сверьте указанные в тексте цену, объём и условия с КП.
7. Нажмите «Отправить» и дождитесь результата.

Если КП или его общие настройки изменились после открытия окна, программа может попросить открыть письмо заново. После повторного открытия проверьте адрес, текст, формат и отметки файлов.

Понять результат отправки

• «Письмо принято сервером отправки». Почтовый сервер принял письмо. Это не подтверждает доставку в ящик, прочтение или согласование КП.
• «Письмо принято с замечаниями». Прочитайте подробности. Например, выбранный PDF не удалось сформировать или один из файлов отсутствует.
• Ошибка или отсутствие подтверждения. Разберите причину перед повторной отправкой, как описано ниже.

Предупреждение о недостающем вложении не означает отмену отправки. Письмо может быть принято без этого файла. Проверьте перечисленные в сообщении пропуски и результат в журнале, восстановите нужный документ и только затем решайте о повторе.

Ответ заказчика и достигнутые договорённости фиксируйте отдельно в принятом статусе и комментарии КП.

Если E-mail недоступен

Попросите ответственного проверить настройки отправки КП. В частности, значение SMTP «Запрещено» отключает отправку из карточки. После изменения общих настроек обновите страницу. Порядок подключения описан в инструкции SMTP.

Изменить адрес или текст письма

Правки адреса, темы и сообщения в окне отправки относятся к текущему письму. Они не перезаписывают контакт в КП, настройки услуги или статус предложения. Если контакт нужно изменить постоянно, исправьте и сохраните карточку КП.

После ручной правки скачанного Word данные TesLab также остаются прежними. При следующей отправке программа снова сформирует документ по сохранённому предложению и шаблону.

Разобрать ошибку и решить о повторе

• Не формируется Word или PDF. Проверьте услугу и её Word-шаблон. Если Word получается, а PDF нет, передайте ответственному текст ошибки для проверки преобразования.
• Не принят адрес или тема. Исправьте поле в окне письма и повторите отправку после устранения причины.
• КП изменилось. Откройте письмо заново и сверьте актуальные данные и приложения.
• Нет ответа об отправке. Письмо могло быть принято сервером. Повтор может доставить заказчику второй экземпляр, поэтому сначала выясните результат.

Для проверки передайте администратору время, адрес получателя, тему, ссылку на КП и текст сообщения программы. В журнале отправленной почты можно разобрать исход и состав вложений. Одного видимого номера КП может быть недостаточно для поиска.

Отправить без сформированного файла

Если у услуги нет Word-шаблона, окно письма сообщает, что файл КП не генерируется. Тогда письмо может содержать сопроводительный текст и выбранные приложения. Убедитесь, что заказчик получит цену и условия в предусмотренном вами виде: сама внутренняя карточка автоматически не прикладывается.

При наличии шаблона форма предлагает PDF или Word. Отдельного варианта «Без файла» в ней нет.

Продолжение работы

• Создание и изменение коммерческого предложения.
• Переменные и блоки DOCX-шаблона коммерческого предложения.
• Контрагенты: разделы и подготовка к работе.