Подготовка коммерческих предложений: услуги, условия и шаблоны

В справочниках КП настраивают услуги, условия оплаты, статусы, каналы привлечения и исходящие письма. Услуга связывает вид работ, ставку НДС, срок, Word-шаблон, тему письма и общие приложения. Эти настройки используют сотрудники при подготовке предложений. Каталог услуг КП ведётся отдельно от номенклатуры актов и счетов.

Подготовить материалы

Начните с одной часто используемой услуги. Подготовьте её название и вид работ, условия оплаты, срок действия предложения и DOCX с переменными для подстановки. Поддерживаемые обозначения перечислены в справочнике переменных Word-шаблона.

Отдельно соберите актуальные информационные приложения: описание услуги, сведения о лаборатории и другие файлы для заказчика. Определите, кто будет обновлять шаблон и приложения, чтобы с новым КП не уходили устаревшие сведения.

Открыть справочники КП

Перейдите в «Журналы» → «КП» и нажмите кнопку «Справочники». В окне доступны разделы «Услуги», «Условия оплаты», «Статусы», «Каналы» и «Отправка писем». Если нужного раздела нет, обратитесь к ответственному за настройки.

Настроить услугу, шаблон и приложения

1. В разделе «Услуги» нажмите «Добавить услугу».
2. Заполните «Название услуги». По нему сотрудники будут выбирать услугу в КП.
3. Выберите «Тип услуги»: «Периодика», «Частичка», «Полное» или «Обследование». Этот тип также используется при переходе от КП к договору.
4. В поле «Налогообложение» укажите нужную ставку или «Без НДС».
5. Заполните тему письма и срок действия КП в днях.
6. Загрузите файл .docx в «Word-шаблон КП». При замене сначала скачайте действующий шаблон, если он нужен для подготовки новой версии.
7. В блок «Дополнительные вложения в письмо» добавьте общие приложения услуги.
8. Нажмите «Сохранить», повторно откройте услугу и сверьте значения, шаблон и приложения.

В услуге хранится ставка НДС. Способ расчёта, «НДС сверху» или «НДС в сумме», проверяется в самом КП. «0%» и «Без НДС» являются отдельными вариантами выбора. Используйте согласованные для вашей работы значения.

При создании КП срок услуги рассчитывает дату «Действует до» от текущей даты. Смена услуги пересчитывает автоматически подставленную дату. Если вы изменили или очистили дату вручную, последующая смена услуги её сохраняет. При сроке 0 дней дату нужно указать вручную. В существующем КП сохранённая дата при простом открытии не пересчитывается.

Word-шаблон используется для получения Word и PDF. Дополнительные вложения отправляются отдельными файлами, переменные КП в них не подставляются. Надпись «Будет загружен при сохранении» означает, что выбранный шаблон ещё нужно сохранить вместе с услугой.

Добавить оплату, статусы и каналы

В «Условиях оплаты» нажмите «Добавить условие оплаты». Укажите название для выбора и полный текст в поле «Как проходит оплата». Именно этот текст выводится в документе вместо ${PayInfo}, когда в КП выбран соответствующий вариант оплаты. Одного названия, например «Аванс 50%», для описания условий недостаточно.

В «Статусах» добавьте стадии работы с предложениями, например «Подготовлено» и «На согласовании». В «Каналах» укажите источники обращений. Эти значения помогают вести и отбирать КП в журнале.

Настроить исходящие письма

1. Откройте «Отправка писем» в справочниках КП.
2. Выберите подготовленный SMTP-сервер. Чтобы добавить или проверить сервер, нажмите «Настроить серверы» и воспользуйтесь инструкцией подключения SMTP.
3. Заполните «Подпись и текст письма по умолчанию».
4. Нажмите «Сохранить настройки», затем повторно откройте раздел и проверьте результат.

В общем тексте можно использовать ${NAME}: при подготовке письма программа подставит имя и отчество представителя из КП. Перед отправкой проверьте обращение и при необходимости отредактируйте сообщение.

Значение «Запрещено» отключает отправку писем из КП. Если текущий сервер показан без возможности выбора, его смену выполняет ответственный за почтовые настройки; текст письма можно изменить в этой форме.

Проверить пробное предложение

Подготовьте пробное КП по инструкции создания предложения. Выберите настроенную услугу и вариант оплаты, заполните количество и цену. Сверьте ставку, способ расчёта НДС и дату «Действует до», затем сохраните предложение.

Что проверить перед повседневной работой

• В Word и PDF верно указаны заказчик, услуга, даты и условия оплаты; не осталось незаполненных переменных.
• Цена, НДС и итог соответствуют данным КП, сумма цифрами совпадает с прописью.
• В окне письма подставились тема, обращение и сопроводительный текст.
• Вложения соответствуют этому заказчику и текущей услуге.

Общие приложения услуги и файлы конкретного КП в окне письма заранее отмечены для отправки. Снимите отметки с лишних файлов. Сам файл КП формируется из Word-шаблона, его формат выбирается отдельно. Подробности описаны в статье об отправке и получении Word или PDF.

Если Word или PDF недоступны, проверьте сохранённый шаблон услуги. Если в документе нет текста оплаты, сверьте выбранный вариант, его описание и наличие ${PayInfo} в шаблоне.

Обновить общие настройки

При следующем формировании документа, в том числе из старого КП, используются текущий Word-шаблон услуги и описание выбранного условия оплаты. При подготовке нового письма берутся текущие тема и общие приложения. Уже отправленный файл сам не изменяется, поэтому сохраняйте выданный экземпляр.

Сохранённые в КП цена, количество, ставка НДС и дата действия автоматически не заменяются новыми настройками услуги. После общей правки проверьте документ из существующего КП. Если изменения внёс коллега, обновите страницу перед проверкой.

Для другого самостоятельного вида услуги создайте отдельную запись. Переименование прежней услуги в другой вид работ затруднит понимание старых предложений.

Продолжение работы

• Создание и изменение коммерческого предложения.
• Отправка коммерческого предложения и получение Word или PDF.
• Контрагенты: разделы и подготовка к работе.