Создание и изменение коммерческого предложения
Коммерческое предложение фиксирует, кому, какую услугу и на каких условиях вы предлагаете. В одном КП выбирают одну услугу, количество и цену за единицу. Из сохранённой записи получают Word или PDF и готовят письмо заказчику.
В этой статье
- Откуда создать КП
- Получатель и представитель
- Услуга, цена и НДС
- Оплата, статус и срок действия
- Пояснения, файлы и сохранение
- Редактирование и новое КП по образцу
- Связи с заявками лаборатории
- Проверка перед передачей заказчику
- Продолжение работы
Откуда создать КП
- Из журнала. Откройте «Журналы» → «КП» и нажмите добавление.
- Из заявки лаборатории. В её карточке нажмите «Подготовить КП». Программа предложит сведения по заявке, но состав услуги и объём работ нужно сверить.
- По прежнему предложению. Откройте его карточку и нажмите «Новое КП». Получится отдельная запись, как описано ниже.
До заполнения должны быть подготовлены услуги, условия оплаты и шаблоны КП. Если нужной услуги нет, обратитесь к ответственному за справочники.
Получатель и представитель
- В поле «Кому делается предложение» начните вводить название или ИНН и выберите подсказку. Для получателя без найденных реквизитов можно ввести название вручную.
- При выборе подсказки сверьте полное наименование, ИНН, КПП и адрес. Если программа предлагает несколько филиалов, выберите нужную запись: одного ИНН для их различения недостаточно.
- Заполните «Адрес поставки / объекта». Это адрес работ или поставки, он может отличаться от юридического адреса получателя.
- Укажите ФИО представителя в порядке «Фамилия Имя Отчество». Можно ввести его вручную или выбрать подсказку. Проверьте должность, телефон и e-mail, особенно если ФИО подставилось из сведений о руководителе.
ФИО обязательно и при создании, и при редактировании КП. E-mail нужен для отправки письма; без него само предложение можно сохранить.
Свободно введённое название не означает, что создана карточка контрагента. Если после выбора подсказки появляется «Добавить в список контрагентов», отметьте этот пункт, когда нужно создать такую карточку.
Блоки «Выданные КП» и «Заключённые договоры» помогают учесть прежние договорённости. Они показывают до 12 последних записей по ИНН, поэтому история может включать разные филиалы. «Базовая сумма» в истории КП равна количеству, умноженному на цену, без добавления НДС сверху. Полные условия смотрите в карточке соответствующего предложения.
Услуга, цена и НДС
- Выберите услугу.
- Укажите целое положительное количество и положительную цену за единицу.
- Проверьте отдельно «НДС», то есть ставку, и «Налогообложение», то есть способ расчёта: «Без НДС», «НДС сверху» или «НДС в сумме».
- Сверьте «Итого» и пояснение о налоге.
Например, 3 единицы по 2 000 рублей без НДС дают итог 6 000 рублей. При НДС сверху налог прибавляется к базовой сумме; при НДС в сумме он уже включён в цену. «0%» и «Без НДС» являются разными вариантами. Используйте согласованные условия вашей организации.
Смена услуги подставляет её ставку НДС и может изменить способ расчёта. Затем повторно проверьте цену, количество, налоговые поля, оплату и срок. Изменение состава заявки не означает, что сохранённое КП автоматически пересчитано.
Оплата, статус и срок действия
Выберите условия оплаты, статус предложения и канал привлечения. Эти поля описывают договорённости и стадию работы с КП.
В новом КП программа рассчитывает «Действует до» от текущей даты по сроку выбранной услуги. Смена услуги пересчитывает автоматически подставленную дату. Если вы изменили или очистили её вручную, последующая смена услуги её не заменит. При сроке услуги 0 дней дату указывают вручную. Перед сохранением она должна быть заполнена.
В существующем КП сохранённая дата при простом открытии не пересчитывается. Всегда сверяйте её с конкретной договорённостью.
Пояснения, файлы и сохранение
В комментарии зафиксируйте существенные договорённости. Заполните дополнительные поля, если они используются в вашей работе. Наличие поля в карточке само по себе не означает, что оно выведено в Word-шаблоне.
В «Вложения» добавьте расчёт, запрос заказчика или другие файлы этого КП. Они хранятся отдельно от общих приложений услуги. В окне письма файлы обоих наборов заранее отмечены; снимите отметки с ненужных перед отправкой.
Нажмите «Сохранить» и дождитесь подтверждения. Затем откройте карточку и сверьте получателя, представителя, услугу, количество, цену, итог, срок, файлы и заявки. Сохранение КП не отправляет письмо заказчику.
Если программа не смогла подтвердить результат сохранения, сначала проверьте журнал и карточку КП перед повторной отправкой формы.
Редактирование и новое КП по образцу
Чтобы исправить текущее предложение, нажмите «Редактировать», внесите правки и сохраните. Кнопки Word и PDF в открытом редакторе формируют документ по уже сохранённой записи. Поэтому сначала сохраните изменения, затем получите новый файл.
Кнопка «Новое КП» создаёт отдельное предложение по образцу прежнего. Переносятся получатель, представитель, услуга, количество и цена, налоговые параметры, оплата, статус, канал, комментарий и дополнительные поля. Прежнее КП не переписывается.
В копию не переносятся собственные вложения КП, связи с заявками и прежняя дата действия. Новая дата рассчитывается по сроку услуги, нужные файлы добавляют заново. Проверьте унаследованный статус и остальные условия перед сохранением. Новое КП получит собственный номер.
Связи с заявками лаборатории
При создании проверьте поле «Связанная заявка лаборатории», особенно если пришли из её карточки. Заявка и КП должны относиться к одному контрагенту.
Для существующего предложения используйте значок карандаша рядом с заявками в карточке КП. Если связей несколько, выберите, какую изменить; чтобы добавить ещё одну, выберите «Добавить новую связь». Вариант «Без заявки» снимает только выбранную связь, остальные сохраняются.
В общей форме редактирования существующие заявки показаны для просмотра. Подробности связей с заявками, договорами и оплатой описаны в отдельной статье.
Проверка перед передачей заказчику
- Получатель, филиал и представитель выбраны верно.
- Услуга, количество, цена, налог и итог соответствуют согласованному объёму.
- Оплата и срок действия актуальны, заявки связаны правильно.
- Последние изменения сохранены, Word или PDF сформирован заново и проверен.
- В письме верны адрес, обращение, тема и вложения.
Уже скачанный или отправленный PDF после правки не обновляется. Сохраняйте выданный экземпляр. Получение файлов и отправка описаны в инструкции по Word, PDF и письмам.