Сканы протоколов и актов: загрузка и комплектность
Сканы готовых документов прикрепляют к соответствующим строкам карточки протокола. Так получатель может скачать протокол и предусмотренные акты. Для каждой строки нужен один полный файл; перед завершением работы проверьте его содержание и весь ожидаемый комплект.
В этой статье
Какие документы прикреплять
- «Скан протокола»: полный файл соответствующего протокола.
- «Скан акта» или «Скан акта освидетельствования»: акт технического освидетельствования, предусмотренный видом работ.
- «Скан акта несоответствий»: отдельный акт выявленных несоответствий при полном освидетельствовании. Строка появляется, когда этот акт ожидается, либо в ней уже есть файл или отметка долга.
При полном освидетельствовании программа определяет ожидаемые акты по нарушениям и дате их устранения.
| Состояние протокола | Какие акты ожидаются |
|---|---|
| Нарушений нет | Акт освидетельствования. |
| Есть нарушения, но нет недопустимых | Акт освидетельствования и акт несоответствий. |
| Есть недопустимое нарушение без даты устранения | Акт несоответствий. Пустая строка акта освидетельствования показывает «не требуется». |
| После устранения указана соответствующая дата | Снова ожидаются оба акта, если нарушения остаются в записи. |
Акты занимают разные строки: один загруженный файл не заполняет другую. Для остальных методик отдельного акта несоответствий обычно нет. Подробнее: нарушения и акт технического освидетельствования.
Что означают отметки
- «загружен»: в строке зарегистрирован файл. Программа не подтверждает этим его страницы, реквизиты, подписи или читаемость.
- «нет»: файл в этой строке отсутствует.
- «не требуется»: на текущем этапе акт освидетельствования не ожидается по результатам полного освидетельствования.
- «не сдан»: ожидаемый акт несоответствий отмечен как не представленный. Это долг по комплекту.
В журнале колонка «Акт» показывает «Есть», когда зарегистрированы все требуемые акты, «Частично», когда представлена часть, и «Нет», когда требуемых сканов нет. Конкретные строки проверяйте в карточке.
Изменение результатов не проверяет содержание уже загруженных файлов. Старый скан может оставаться с отметкой «загружен», даже если состав документов изменился. После доработки сверьте затронутые сканы с актуальными документами: доработка возвращённого протокола, печать документов.
Подготовьте файл
- Сверьте вид документа, номер, объект и дату.
- Включите все относящиеся к документу страницы и приложения в правильном порядке, предусмотренные подписи и отметки.
- Проверьте мелкие таблицы, ориентацию страниц и отсутствие случайных листов другого объекта.
- Откройте готовый файл на устройстве до отправки.
Для многостраничного документа удобнее единый PDF. Ручная загрузка сохраняет файл целиком: не распознаёт QR, не разделяет страницы и не распределяет их по протоколам. Допустимые в окне выбора изображения и другие форматы должны открываться у получателя. Для стопки PDF с распознаванием используйте пакетную загрузку сканов.
Понятное имя помогает выбрать файл, но место хранения определяет строка загрузки.
Загрузите скан из карточки
- Откройте утверждённый протокол и на вкладке «Основная» найдите «Сканы документов».
- В пустой строке нужного документа нажмите «Загрузить» и выберите подготовленный файл.
- Дождитесь результата и появления отметки «загружен» именно в выбранной строке. Отмена выбора не загружает файл.
- Нажмите «Скачать» в этой строке, откройте файл и проверьте документ и страницы.
Быстрые кнопки карточки также относятся к конкретному виду скана. Читайте их подпись или подсказку. Карточка «Файлы и заметки» хранит обычные вложения: помещённая туда фотография не заполняет строку скана.
Перетаскивание
На компьютере перенесите один полный файл в нужную строку блока сканов или на соответствующую быструю кнопку. Место, где отпущен файл, определяет вид документа.
Если бросить несколько файлов одновременно в одну зону, программа возьмёт только первый. Если загружать их последовательно в одну строку, следующий заменит предыдущий. Отдельные страницы нужно заранее собрать в один документ.
Замена и удаление
Перед заменой скачайте существующий скан и убедитесь, что исправляете нужный документ. В занятой строке показываются скачивание и доступная кнопка удаления. Повторное перетаскивание в эту строку заменяет файл без отдельного подтверждения. Сначала удалять прежний скан для такой замены не нужно.
Если строка успела измениться, программа отклонит замену или удаление из старой карточки. Откройте её заново, скачайте текущий файл и решите, нужна ли операция.
Чтобы удалить ошибочный скан, нажмите «Удалить» в его строке и подтвердите действие. Кнопка доступна не всем пользователям. После удаления ожидаемого акта несоответствий у утверждённого протокола снова появляется «не сдан».
После замены скачайте новый файл. Не рассчитывайте восстановить прежний экземпляр из истории карточки.
Если нет устойчивой связи
При сетевом отказе и включённой офлайн-работе файл может попасть в локальную очередь. Сообщение «Файл сохранён на устройстве» означает ожидание отправки. Такой файл ещё недоступен другим сотрудникам с сервера.
После восстановления связи дождитесь доставки, обновите карточку и скачайте скан. Изображения в очереди могут уменьшаться, поэтому проверьте читаемость текста. PDF в этом пути не преобразуется.
Отказ сервера или сообщение «Файл не сохранён» требуют разбора причины. Сохраняйте исходник на устройстве. Не загружайте разные экземпляры в одно место параллельно с нескольких устройств, пока есть неотправленная очередь. Подробнее: синхронизация протоколов.
Скачивание одного файла и пакета
Один скан скачивается из его строки в карточке. Для пакета выделите протоколы в журнале и выберите «Скачать сканы протоколов» или «Скачать сканы актов». Пакет актов включает оба их вида, когда файлы имеются.
Сервер проверяет выбранные записи. При пропусках появляется «В архив вошли не все документы»: в сообщении указаны протокол, вид скана и причина. Скан может быть не загружен, файл может отсутствовать на сервере, а документ быть недоступным.
После предупреждения выдаётся ZIP с включёнными файлами, даже если он один. Полностью пустой результат завершается ошибкой. Пакетное скачивание не создаёт отсутствующие документы.
Пример: комплект после устранения нарушения
У полного освидетельствования было недопустимое нарушение. Скан акта несоответствий уже загружен, акт освидетельствования до даты устранения не требовался.
После оформления устранения, внесения даты и повторного утверждения ожидаются оба акта. Если скана акта освидетельствования ещё нет, журнал показывает «Частично». Загрузите этот документ в его собственную строку. Также проверьте актуальность имеющегося акта несоответствий.
Если результат неясен
- «Скан загружен, но карточка не обновилась»: файл принят. Откройте карточку заново и проверьте нужную строку перед повторной загрузкой.
- «Скан удалён, но карточка не обновилась»: перечитайте состояние перед следующим действием.
- Скан изменился или сервер не подтвердил операцию: сначала перечитайте карточку и скачайте текущий результат.
- Есть «загружен», но скачивание не удаётся: сообщите ID протокола, вид документа и точное сообщение. Одна отметка не подтверждает доступность файла.
Не повторяйте загрузку в другой строке ради обхода ошибки: это создаст неверный комплект.
Короткий маршрут
Вернуться к руководству специалиста ИЛ.