Пакетная загрузка сканов из PDF
Пакетная загрузка распределяет страницы PDF по карточкам протоколов и отдельным видам сканов. Сначала программа распознаёт QR и предлагает фрагменты, затем вы проверяете диапазоны, назначение и выбранные строки. Документы прикрепляются только по команде «Прикрепить выбранные».
В этой статье
Подготовьте PDF
- Соберите страницы документов последовательно в PDF. Изображения и папки напрямую не принимаются.
- На первой странице каждого документа оставьте читаемый QR. Не размещайте два документа на одном листе.
- Проверьте порядок страниц, приложения, подписи и читаемость. Используйте документы утверждённых протоколов.
Граница следующего документа определяется по прочитанному QR. Если код на его первой странице не прочитан, листы могут присоединиться к предыдущему документу. Повторный QR внутри документа, наоборот, может разделить его. Распознавание не подтверждает правильность страниц.
Откройте мастер и выберите файлы
В журнале протоколов выберите «Загрузить пакет сканов». Можно перенести PDF на журнал. В окне «Импорт сканов документов из PDF» нажмите «Выбрать файл» или перенесите PDF в окно.
Допускается несколько PDF: они становятся в очередь, каждый обрабатывается отдельным заданием. Проверьте имя текущего файла и число оставшихся. До отправки кнопку «Выбрать другой» можно использовать для замены текущего файла. Сам перенос ничего не прикрепляет и не перезаписывает.
Укажите тип документа
В поле «Тип документа» выберите «Протокол» или «Акты». Если вид указан в QR, программа предлагает его. Для старого QR без такой метки используется общий выбор, а для актов учитывается ожидаемый состав документов.
В результате доступны три назначения: «Протокол», «Акт» и «Акт несоответствий». Выбор в самой строке имеет приоритет над QR и общим переключателем. Меняйте его только по содержанию фрагмента. Два акта одного протокола занимают разные места: подробнее в статье «Сканы протоколов и актов: загрузка и комплектность».
Выберите пропуск или замену
| Режим | Что произойдёт с занятым местом |
|---|---|
| Пропустить | Прежний скан останется. Новый фрагмент можно скачать, но в это место он не прикрепится. |
| Заменить | Выбранный фрагмент заменит прежний скан. Занятую строку нужно отметить самостоятельно. |
По умолчанию выбран «Пропустить». Режим фиксируется при отправке PDF. Чтобы изменить его для уже распознанного пакета, загрузите исходный PDF заново. Перед заменой сохраните нужную прежнюю копию: восстановление из истории мастера не предусмотрено.
Дождитесь распознавания
Нажмите «Загрузить». Процент отправки относится к передаче PDF. После неё начинается ожидание очереди и распознавание, затем появляется таблица результата.
При временной потере связи мастер повторяет проверку состояния. Если автоматическая проверка остановилась, восстановите связь и нажмите «Проверить состояние». Не отправляйте тот же PDF повторно лишь потому, что индикатор некоторое время не меняется. Отказ сервиса выводится сообщением; исходный файл остаётся доступным для новой попытки.
Проверьте строки результата
- Страницы. Сопоставьте каждый диапазон с исходным PDF. Число в скобках показывает объём фрагмента. Красный цвет означает отличие от наиболее частого объёма в этом пакете, а не доказанную ошибку. Зелёный также не подтверждает содержание.
- Документ. Проверьте назначение и занятость именно этого места. После изменения назначения доступные действия пересчитываются.
- Номер, адрес и специалист. Это сведения найденной карточки, а не результат чтения текста скана. Сравните их с реквизитами документа.
- «QR другой лицензии». Возможно несовпадение с текущей лицензией, в том числе у собственного старого архива после смены ключа. Такая строка не отмечается автоматически. Проверьте принадлежность перед выбором.
- «Не распознан». Программа не определила карточку для фрагмента. Его можно скачать для ручной проверки. Начальные страницы без найденного QR также показываются отдельным фрагментом.
Если QR не прочитан в середине пакета, отдельной неизвестной строки может не появиться: проверьте, не попали ли листы в предыдущий диапазон. У двух старых актов с одинаковым QR назначение уточняют вручную. Сообщение о двух фрагментах в одном месте требует выбрать разные документы, а не переключаться на «Заменить».
Прикрепите выбранные документы
- Оставьте отмеченными проверенные строки с нужными назначениями.
- Нажмите «Прикрепить выбранные» и дождитесь ответа.
- Прочитайте число прикреплённых и причины отказов. Сохранённые строки получают отметку «Прикреплён».
- При необходимости проверьте следующую часть строк и прикрепите её в том же задании.
- В затронутых карточках скачайте документы и проверьте содержание.
Занятое место при пропуске и протокол до утверждения доступны только для скачивания. Если скан изменился после вашей проверки, прежняя операция отклоняется. Обновите результат, откройте текущую карточку и решите, нужна ли замена. Для подготовки правильных исходных документов используйте печать протоколов и актов.
Скачайте остаток
Отметьте оставшиеся нужные строки и нажмите «Скачать выделенные». Будет подготовлен ZIP с отдельными PDF по выбранным диапазонам. Так можно забрать неизвестные фрагменты и документы, пропущенные из-за занятого места.
Откройте фрагменты, установите принадлежность по реквизитам и проверьте полноту. Исправьте исходный скан для повторного распознавания либо загрузите проверенный документ вручную в нужную карточку по инструкции по сканам. Скачивание ZIP ничего не прикрепляет.
Перейдите к следующему PDF
После полного прикрепления мастер переходит к следующему файлу очереди. Если остались пропуски или неизвестные фрагменты, решение принимаете вы: сначала скачайте или разберите их, затем нажмите «Следующий файл». Для нового PDF снова проверьте тип и режим, они могут остаться от предыдущего.
Очередь существует в открытом окне и не является офлайн-очередью. Закрытие мастера или перезагрузка страницы теряют её клиентское состояние. Не закрывайте окно во время прикрепления: начатая серверная операция может завершиться после закрытия.
Разберите ошибки и срок хранения
- Не подтверждено прикрепление: нажмите «Обновить результат» и проверьте карточки перед повтором.
- Результат сохранён, но таблица не обновилась: передача уже подтверждена; повторно прикреплять файл из-за этой ошибки не нужно.
- Исход записи неизвестен: не повторяйте замену до выяснения. Сообщите в поддержку ID протокола, вид документа и точное сообщение.
- Временные файлы удалены: загрузите исходный PDF заново. После завершения распознавания результат хранится около 20 минут; просмотр таблицы срок не продлевает.
При частичном отказе не отправляйте весь пакет заново без разбора: часть документов уже могла сохраниться. Завершённым считайте комплект, в котором каждый исходный документ прикреплён в нужное место, осознанно пропущен либо сохранён для дальнейшей ручной работы.
Пример и короткий маршрут
В PDF два акта одного протокола. Первый занимает страницы 1–2, второй 3–4. Сверьте их содержание и назначьте «Акт» и «Акт несоответствий». Если место первого уже занято и выбран пропуск, прикрепите второй, а первый оставьте прежним или скачайте для проверки. Для осознанной замены первого потребуется новое задание в режиме «Заменить».
Вернуться к руководству специалиста ИЛ.