Журнал выдачи оборудования и заполнение по протоколам
Журнал выдачи оборудования находится в разделе Лаборатория → Оборудование, на вкладке «Журнал выдачи». Здесь ведут записи отдельных выдач сотрудникам: добавляют вручную или дополняют журнал по данным сохранённых протоколов.
В карточках приборов и сотрудников показаны сводные периоды местонахождения и закрепления. Они помогают понять, когда, где и у кого находился прибор. Более длинный период в карточке не означает выдачу или использование каждый день. Работа с этими периодами описана в статье о закреплении и возврате.
В этой статье
Какие сведения меняются
| Действие | Результат |
|---|---|
| Передача из карточки прибора или сотрудника | Сводные периоды закрепления. Само действие не создаёт строки подробного журнала. |
| Ручная запись в журнале | Отдельная выдача. Программа также может добавить или расширить соответствующий период местонахождения. |
| Быстрое заполнение по протоколам | Недостающие однодневные записи журнала. Периоды местонахождения этим импортом не создаются. |
Исправления журнала и сводных периодов не синхронизируются полностью. Проверяйте результат в том месте, сведения которого меняете. Двойное ручное оформление каждого события само по себе не требуется.
Открыть журнал и найти запись
- Откройте Лаборатория → Оборудование → Журнал выдачи.
- Найдите строку по инвентарному или заводскому номеру, наименованию либо получателю.
- Сверьте экземпляр, сотрудника и обе даты. Поле «Место нахождения» в журнале показывает получателя этой записи.
Если строки или столбцы не видны, проверьте фильтры и настройки столбцов. У одинаковых моделей сверяйте номера: совпадение названия не означает повтор одной выдачи.
Что подготовить для ручной записи
Понадобятся конкретный экземпляр, действующий сотрудник и фактические даты. Для мест «Лаборатория» и «На поверке» используйте историю местонахождения карточки прибора.
Ручная журнальная форма принимает даты примерно за последние пять лет и не далее следующего дня. Для планирования закрепления используйте карточку прибора или передачу комплекта из карточки сотрудника. Не заменяйте достоверную дату произвольной допустимой.
Добавить выдачу вручную
- Нажмите плюс с подсказкой «Запись». Откроется «Перемещение средства измерения».
- В «Оборудование» выберите экземпляр из списка и сверьте его номера.
- Укажите «Дата передачи СИ». В «Дата возврата СИ» внесите окончание выдачи, если оно известно. Оно не должно быть раньше передачи.
- В «Место / Ответственное лицо» выберите сотрудника. Для журнала нужен именно человек, даже если в общем списке формы видны специальные места.
- При необходимости заполните «Комментарий», нажмите «Добавить» и дождитесь сообщения «Данные сохранены».
Для открытой выдачи оставьте возврат пустым. После сохранения перечитайте журнал и найдите нужную строку. Если добавление затронуло закрепление, сверьте также период в карточке прибора.
Исправить запись
Откройте нужную строку щелчком или через «Редактировать» в её меню. Сверьте показанный прибор, измените ошибочные сведения и нажмите «Сохранить». После обновления проверьте фактически записанные значения.
Очистка даты возврата при редактировании не открывает журнальную выдачу заново. В текущей форме пустое окончание игнорируется, прежняя дата остаётся сохранённой. Это относится к самой строке журнала, а не только к закреплению. Если нужно исправить такой случай, передайте в поддержку номер прибора и даты записи.
После изменения дат или получателя отдельно сверьте сводный период, если исправление касается и закрепления. Правка журнала не гарантирует исправления всей истории прибора.
Как работает заполнение по протоколам
Программа выбирает протоколы по дате испытаний и берёт из них основного испытателя и сохранённый состав СИ. Второй испытатель автоматически в журнал не переносится.
Для сочетания «день испытаний, основной испытатель, экземпляр» создаётся однодневная запись с одинаковыми датами передачи и возврата. Несколько протоколов с тем же сочетанием не требуют нескольких одинаковых строк. Существующая журнальная запись, покрывающая этот день, также может исключить новую вставку.
Пример. В двух протоколах от 08.11.2026 основной испытатель А использовал «УЧ-001»; в одном из них выбран также «УЧ-002». В журнале достаточно двух записей на 8 ноября: А/УЧ-001 и А/УЧ-002. Второй испытатель Б из тех же протоколов автоматически не добавится. Если 9 ноября А снова использовал «УЧ-001», для 9 ноября нужна отдельная запись, когда этот день ещё не покрыт журналом.
Импорт восстанавливает учёт по сохранённым данным, но не проверяет фактическое получение прибора. Сначала исправьте неверные дату испытаний, основного испытателя и состав оборудования в исходных протоколах. Подбор СИ разобран в статье об оборудовании в протоколе.
Выбрать период и статус
- На вкладке журнала нажмите «Быстрое заполнение», кнопку с волшебной палочкой.
- В окне «Импорт СИ из протоколов» укажите «Дата начала» и «Дата окончания». Обе границы входят в выборку; окончание не может быть раньше начала.
- Выберите «Статус протокола начиная с» и проверьте исходные документы этого периода.
«Начиная с» задаёт нижний порог, а не один точный статус. Доступны «Черновик», «В работе», «На утверждении», «Утверждён», «Отправлен», «Опубликован» и «Отозван». Выбор «Утверждён» включает последующие статусы, в том числе «Отозван». Не считайте его автоматическим исключением отозванных документов.
Запустить и дождаться результата
- Нажмите «Запустить» один раз. После принятия задания форма сменится ходом обработки.
- Дождитесь сообщения «Импорт из протоколов завершён». Окно закроется, журнал обновится.
- Сравните несколько конкретных дат и экземпляров с основным испытателем и составом СИ исходных протоколов.
Сообщение «Обработка выполняется в фоне. Обновите список позже» не означает ни завершения, ни отмены задания. Потеря прогресса также не доказывает остановку обработки. Подождите, обновите журнал и проверьте появившиеся строки до повторного запуска.
Повторный запуск и исправленные протоколы
Повторный импорт дополняет журнал, а не пересобирает его. Уже покрытые даты для того же сотрудника и прибора пропускаются. Более широкий период журнала может покрывать сразу несколько дней, поэтому отдельная новая строка на каждый протокол не обязательна.
Ранее созданные записи автоматически не удаляются и не исправляются. Например, после замены основного испытателя А на Б импорт может добавить строку Б и оставить прежнюю строку А. Сравните журнал с исправленными протоколами и разберите неверные записи отдельно.
Если результат не совпал с ожиданием
- «Протоколы не найдены»: проверьте даты испытаний, обе границы и порог статуса. Даты создания и утверждения не заменяют дату испытаний.
- Нет ожидаемого прибора: проверьте сохранённый состав СИ и покрывающую этот день запись журнала для того же основного испытателя.
- Нет второго испытателя: автоматическое заполнение использует только основного.
- Ошибка после ручного сохранения или обрыв связи: сначала перечитайте журнал и определите, что сохранилось, затем исправляйте недостающие сведения.
Для получения файла используйте выгрузку журналов и документов. Все статьи об оборудовании.