Контакты, файлы и пояснения к заявке

Письмо заказчика относится ко всей заявке, паспорт лифта к одному объекту, а контакт человека к его организации. Сохраняйте сведения там, где их будут искать другие сотрудники. Общие вложения заявки не прикрепляются автоматически к каждому протоколу.

Куда поместить сведения

• Общее письмо, перечень или график: блок «Вложения» заявки.
• Паспорт или схема одного лифта: файлы строки этого объекта.
• Телефон для согласования заявки: общие контактные сведения заказчика.
• Контакт конкретного человека: карточка представителя соответствующей организации.
• Условие для всего заказа: общий комментарий заявки. Условие для одного лифта запишите в его строке.

Телефон заказчика и контакты представителей

Для согласования используется общий телефон заказчика из сведений контрагента, действующих на текущую дату. Номер, записанный только у представителя или в комментарии, этот телефон не заменяет. Контакты в окне согласования могут отличаться от исторических сведений на дату направления старой заявки.

1. Откройте нужную заявку и сверьте заказчика.
2. Откройте «Заполнить согласование» или «Пересмотреть согласование».
3. В блоке «Контакты заказчика» проверьте поля «Телефон» и «Email». Для положительного решения телефон необходим. Email необязателен, но введённый адрес должен быть корректным.
4. При доступном редактировании исправьте сведения, заполните согласование и нажмите «Записать». Если контакты не удалось проверить, используйте «Повторить проверку».

Изменения контактов сохраняются у контрагента и могут использоваться в других заявках. Это не отдельный телефон только для текущего заказа. Если поля недоступны для правки, обратитесь к ответственному за сведения контрагента.

Сначала сохраняются изменённые контакты, затем само согласование. Поэтому после ошибки согласования контакты могут уже быть записаны. Проверьте сообщение в окне и состояние заявки перед повтором.

Контакт для выезда задаётся отдельно. В составе объектов укажите владельца, специальную организацию и их представителей в соответствующих группах таблицы. Телефон сотрудника заказчика не делает его представителем владельца каждого лифта. Порядок ведения людей описан в статье «Представители контрагента: ФИО, должности и контактные данные».

Общие вложения заявки

В открытой карточке блок «Вложения» предназначен для материалов всего заказа: письма заказчика, общего перечня и согласованного графика.

1. Нажмите «Добавить файл» или перетащите документ в карточку заявки.
2. Дождитесь окончания загрузки и появления файла в списке.
3. Нажмите имя вложения, скачайте его и откройте на устройстве. Проверьте содержимое и читаемость.

В этом блоке добавление, переименование и открепление сохраняются сразу. В форме создания или редактирования заявки блок называется «Файлы»: там изменения завершаются сохранением самой заявки.

Давайте документам различимые названия, например «Перечень объектов, согласован 09.11.2026». Переименование меняет подпись вложения, но не содержимое файла и не дату его загрузки. При замене сначала загрузите и проверьте новую версию, затем открепляйте прежнюю, если это разрешено.

Для общих вложений срок удаления задаёт настройка лаборатории «Запрет удаления вложений». Указанное число минут означает период после загрузки, в течение которого удаление разрешено. После его истечения удалить файл нельзя. Значение 0 запрещает удаление. Если настройка не задана, отдельный срок для этого блока не установлен. Часовое ограничение файлов объекта сюда автоматически не переносится.

Наличие Excel во вложениях ещё не создаёт строки объектов. Для этого отдельно запустите импорт объектов заявки из Excel с сопоставлением столбцов и проверкой результата.

Файлы конкретного объекта

1. Найдите лифт по адресу и значению «Рег/зав №» в таблице объектов.
2. Нажмите колонку «Файлы» этой строки или выберите «Управление файлами» в её контекстном меню.
3. В открывшемся окне нажмите «Добавить файлы» и загрузите паспорт, схему или другой материал именно этого лифта.
4. Дождитесь списка, скачайте файл и проверьте его. После закрытия окна сверьте индикатор файлов у нужной строки.

В заголовке окна указан внутренний номер записи объекта. Это не регистрационный или заводской номер лифта. Принадлежность материалов проверяйте по исходной строке таблицы. Переименование в окне файлов объекта не предусмотрено.

До создания протокола файлы прикреплены к объекту и переходят в протокол при его создании. Если протокол уже существует, окно работает с его прикреплёнными файлами. Удаление влияет на эти рабочие материалы, а не только на индикатор в заявке.

Файл объекта или протокола можно удалить в течение часа после загрузки. Если срок истёк, согласуйте исправление с ответственным и администратором. Не удаляйте сам объект ради обхода ограничения.

Где записать комментарий

• Общее пояснение заказа: поле «Комментарий» в форме «Редактировать заявку».
• Причина отклонения или запрос уточнений: поля «Причина отклонения» или «Что нужно уточнить» в окне смены статуса. Для этих решений причина обязательна.
• Замечание при согласовании: поле «Комментарий» в окне согласования. При отказе укажите причину.
• Пояснение одного лифта: колонка «Комментарий» в строке объекта.

Блок «Комментарии» открытой карточки показывает заполненные тексты и сам не является редактором. Прежнее статусное пояснение может оставаться после смены этапа, поэтому определяйте текущее состояние по статусу заявки. Подробнее: «Статусы заявки и автоматические переходы».

Пишите конкретно: «Доступ в машинное помещение согласовать с представителем владельца за день до выезда». Фраза «Позвонить» без имени и причины не помогает исполнителю.

При создании протокола комментарий строки копируется в него. Последующая правка этого комментария в заявке автоматически существующий протокол не обновляет. Не рассчитывайте на одинаковую синхронизацию текстовых пояснений и файлов.

Пример и проверка результата

В заказе три лифта. Письмо и общий график сохраните во вложениях заявки, а три паспорта прикрепите к соответствующим объектам. Общий телефон заказчика проверьте в согласовании, контакт для доступа свяжите с нужной организацией объекта. После повторного открытия заявки сверьте файлы, контакты и пояснения.

• Загрузка прервалась: обновите список и повторно загружайте только отсутствующий материал.
• Список не загрузился: это не означает, что файлов нет. Повторите открытие после восстановления связи.
• Файл отклонён: проверьте сообщение о формате или размере и подготовьте подходящий документ.
• Удаление запрещено: проверьте срок и настройку нужного уровня вложений, затем согласуйте исправление.

Если результат остаётся непонятным, запишите номер заявки, внутренний номер объекта, имя файла и текст ошибки для администратора.

Продолжение работы

• Запуск лаборатории в TesLab: порядок подготовки.
• Следующая статья: Заявка, КП, договор и оплата: проверка связей.