Согласование заявки и возможности выполнения работ
Согласование фиксирует решение лаборатории о возможности выполнить заявленные работы. Ответственный проверяет сведения заказчика, применимость работ и доступные ресурсы, затем отдельно выбирает результат.
Отметки в форме помогают провести эту проверку. Они не подтверждают автоматически наличие оборудования, компетентность сотрудников или возможность уложиться в срок.
В этой статье
Решение и этап заявки
Результат согласования и текущий этап заявки являются разными сведениями. Согласие означает, что лаборатория приняла решение о возможности работ. Оно не подтверждает назначение испытаний, выполнение работ, подписание договора или оплату.
На раннем этапе положительное решение позволяет продолжить подготовку, отрицательное переводит заявку в «Отклонено». Программа может сразу проверить следующие условия. Итоговый этап зависит от документов и общих правил переходов, описанных в статье «Статусы заявки и автоматические переходы».
Что подготовить
- Сверьте заказчика, объекты, вид работ, объём и требуемый срок.
- Проверьте исходные документы и устраните противоречия в требованиях заказчика.
- Оцените применимость работ к области лаборатории, наличие специалистов, оборудования и действующих поверок или калибровок.
- Уточните контакты заказчика и запишите вопросы, без ответа на которые решение принять нельзя.
Перечень объектов проверяют в составе заявки, выбранные КП и договор в связях документов. Эти сведения помогают оценке, но не заменяют решение ответственного.
Как открыть согласование
- В журнале «Лаборатория» → «Запросы» откройте нужную заявку.
- Для первого решения нажмите «Заполнить согласование». Окно также открывается нажатием на верхнюю метку согласования.
- У уже согласованной заявки используйте верхнюю метку либо откройте её контекстное меню и выберите «Пересмотреть согласование». Меню доступно правой кнопкой мыши или сочетанием Shift+F10 на выделенной метке.
- Дождитесь проверки контактов и прочитайте сохранённые отметки, результат и комментарий.
Большая кнопка пересмотра доступна у отклонённой заявки. После положительного решения основная кнопка карточки может предлагать подготовку КП, договора или другое следующее действие.
Четыре пункта чек-листа
| Пункт | Что подтвердить |
|---|---|
| Информация от заказчика | Заказчик определён, требования понятны, методы и методики выбраны. |
| Соответствие области аккредитации | Работа входит в область лаборатории и соответствует её компетентности. |
| Ресурсная обеспеченность | Доступны персонал, оборудование, поверки или калибровки и время для выполнения работ. |
| Субподряд не требуется | Проверено, может ли лаборатория выполнить работу без привлечения субподрядчика. |
Нажатие на название группы отмечает или снимает все её подпункты. Изменение отдельного подпункта меняет состояние группы. В сводке считаются три группы и пункт о субподряде, всего четыре отметки.
Сохраняются только общие отметки. Если выбрать часть подпунктов незавершённой группы и записать форму, после открытия эти подпункты будут сняты. У сохранённой отмеченной группы все подпункты покажутся отмеченными.
Сводка помогает оценить заполнение формы, а результат выбирается отдельно. Незавершённый чек-лист сам по себе не выбирает и не отменяет решение. Для работы с клавиатуры используйте Tab и Пробел на флажках, в группе результатов также доступны клавиши со стрелками.
Телефон и email заказчика
Окно проверяет актуальные контакты отдельно от сведений основной карточки на дату направления заявки. Поэтому старый телефон, видимый в заявке или документе, не заменяет эту проверку.
- Телефон нужен для результата «Согласовано». Проверьте номер и его формат.
- Email необязателен. Если вы вводите или меняете адрес, он должен иметь корректный формат.
- При наличии права изменения реквизитов контакты можно исправить прямо в окне. Без этого права поля доступны только для чтения.
- После ошибки загрузки нажмите «Повторить проверку». Если контакты исправили в другой карточке, откройте согласование заново.
Без права просмотра реквизитов окно сообщает, что контакты не проверены; при записи положительного решения их проверит сервер. Не заполняйте случайный номер для прохождения проверки.
Изменённые контакты сохраняются у контрагента. Сначала записываются телефон и email, затем решение по заявке. Если второй шаг завершился отказом, контакты уже могут быть сохранены. Не вводите их повторно без проверки. Подробнее: карточка контрагента и история изменений.
Как выбрать и сохранить результат
| Результат | Когда выбрать |
|---|---|
| На согласовании | Решение пока не принято. Запишите, какие сведения или действия ещё нужны. Телефон для этого результата необязателен. |
| Отклонено | Работа не может быть принята на предложенных условиях. Причину отказа обязательно укажите в комментарии. Телефон необязателен. |
| Согласовано | Принято положительное решение. Нужен корректный телефон заказчика. |
- Выберите результат и заполните комментарий. Для отказа укажите конкретную причину.
- Нажмите «Записать» и дождитесь окончания обработки.
- После подтверждённой записи окно закроется. Сверьте результат и текущий этап в карточке.
Если сервер отказал или запись не подтверждена, окно сохранит заполненные сведения. Прочитайте причину и исправьте её. При сообщении об изменившейся карточке перечитайте заявку перед повтором. Кнопка «Закрыть» сама по себе данные не сохраняет.
Повторное рассмотрение
Если заказчик изменил состав, срок или условия работ, откройте пересмотр и проверьте затронутые обстоятельства заново. Прежние отметки не являются подтверждением новых условий.
Автор и дата относятся к последней смене результата. Если результат прежний, а вы изменили только комментарий, отметки или контакты, имя и дата согласования останутся прежними.
Пересмотр на позднем этапе не возвращает заявку к началу автоматически. Проверяйте отдельно результат согласования и этап работ. При необходимости пересмотреть сам этап используйте правила изменения статуса.
В учебном режиме форма может открыться со всеми четырьмя отметками и выбранным результатом «Согласовано». Перед записью проверьте их: предварительное заполнение не заменяет оценки возможности работ.
Продолжение работы
- Статусы заявки и автоматические переходы.
- Заявка, КП, договор и оплата: проверка связей.
- Объекты заявки: добавление и проверка сведений.
- Запуск лаборатории в TesLab: порядок подготовки.