Комплектность документов и выдача заказчику
Перед выдачей заказчику проверьте, что по каждому объекту собраны нужные документы, файлы открываются, а подписи относятся к актуальной версии. Статус протокола, наличие скана, формирование печатной формы и получение документов заказчиком подтверждают разные события.
В этой статье
Определите состав комплекта
- Откройте «Лаборатория» → «Протоколы» и отберите документы нужной заявки или заказчика.
- Сверьте объекты, номера, даты и статусы. Исключите отозванные и незавершённые документы, которые не должны войти в выдачу.
- Составьте перечень по каждому объекту: протокол, предусмотренные акты, заключение и технические записи, если они нужны для этих работ.
Не требуйте одинакового набора файлов от всех видов работ. При полном освидетельствовании акт несоответствий предусмотрен, если в протоколе есть несоответствия. Пока недопустимое нарушение не устранено и дата устранения не указана, акт освидетельствования не формируется. После оформления устранения состав проверьте повторно.
Для других видов работ название и состав итоговых форм могут отличаться. Число протоколов само по себе не определяет число файлов в комплекте.
Прочитайте отметки журнала
| Отметка | Что она означает |
|---|---|
| «Протокол»: «Есть» | За протоколом закреплён файл. Это может быть скан или ZIP с электронно подписанным комплектом. |
| «Акт»: «Есть» | Загружены все акты, требуемые по текущему составу полного освидетельствования, либо основной акт другого вида работ. |
| «Акт»: «Частично» | Загружена часть требуемых актов. Откройте карточку и уточните, чего не хватает. |
| «Акт»: «Нет» | Нет загруженных требуемых актов. |
| «Акт распечатан» | Форма акта была сформирована. Отметка не подтверждает печать на бумаге или получение заказчиком. |
В колонке «Акт несоответствий» можно отдельно проверить наличие этого файла. Колонка скрыта по умолчанию. Отметки показывают сведения о загрузке, но не проверяют читаемость, принадлежность страниц и возможность открыть файл.
Проверьте файлы в карточке
- Откройте карточку и раздел «Сканы документов».
- Проверьте каждую нужную строку: протокол, акт освидетельствования, акт несоответствий.
- Откройте загруженные файлы. Сверьте номер, дату, объект, реквизиты, подписи и все страницы, включая продолжения.
«Не сдан» у акта несоответствий означает, что документ предусмотрен, но скан ещё не загружен. «Не требуется» у акта освидетельствования означает, что по текущему состоянию полного освидетельствования этот акт не формируется. Это не задолженность по скану.
У полностью электронно подписанного протокола скачиваемый файл может быть ZIP с документами и подписями. Откройте его и проверьте состав. Обычная печатная форма PDF сама по себе не заменяет подписанный комплект. Состояния участников описаны в статье «Настройки электронного подписания протоколов».
Добавьте недостающие сканы
Отдельный документ загрузите в соответствующую строку карточки. Не подменяйте акт несоответствий основным актом. Порядок действий приведён в статье «Сканы протоколов и актов: загрузка и комплектность».
Для многостраничного PDF используйте «Загрузить пакет сканов». Проверьте распознавание, выбранный вид каждого документа и режим «Пропустить» или «Заменить». Подробности: «Пакетная загрузка сканов из PDF».
После добавления или замены обновите журнал, перечитайте карточку и откройте сохранённый файл. Если сеанс разбора PDF устарел, загрузите исходный файл повторно. Не считайте любой отказ сеанса основанием расширить права сотрудника.
Скачайте сканы выбранных документов
- Проверьте выделение. Оно сохраняется при смене фильтра, поэтому в общий выбор могут входить строки, которых сейчас не видно. Перед другим заказчиком снимите прежнее выделение.
- Отметьте нужные протоколы. Откройте «Меню» → «Скачать сканы протоколов» или «Скачать сканы актов». Те же действия доступны в контекстном меню «Выделенные».
- Если показаны пропуски, прочитайте причины. В архив попадут доступные файлы, а отсутствующие не будут созданы автоматически.
- Откройте ZIP и сравните его с перечнем по объектам. При выгрузке электронно подписанных протоколов внутри общего архива могут находиться отдельные ZIP.
«Скачать сканы актов» собирает сохранённые файлы двух видов актов. Команда не определяет, можно ли выдать каждый из них заказчику, и может включить ранее загруженный акт. Актуальность и требуемый состав проверьте по карточке. Технические записи эта команда отдельным комплектом не добавляет.
Подготовьте печатные формы и письмо
Чтобы сформировать документы по данным карточек, откройте «Печать». Это отдельное действие от скачивания загруженных сканов.
- Выберите вид документа, формат PDF или Word и способ объединения файлов.
- Проверьте дополнительные параметры. «Для ЭЦП» подготавливает форму для подписания, но не создаёт подписи сотрудников.
- Откройте полученный результат. Для протокола может использоваться ранее сформированный PDF. Если содержание исправлялось после подписания, сначала выполните согласованный повторный выпуск документов.
При частичном результате пошаговой печати программа показывает документы, которые не удалось сформировать. Для скачивания можно получить оставшиеся файлы и отдельно разобраться с пропусками. Отправка такого неполного комплекта письмом останавливается.
Отправка из окна печати передаёт сформированные документы, а не произвольный набор сканов заявки. Для неё используется почтовый сервер, выбранный в настройках лаборатории. Проверьте получателя и вложения; принятие письма сервером не подтверждает вручение или прочтение.
Если письмо не пришло, сообщите администратору время отправки, адрес получателя и выбранные документы. Журнал исходящих писем доступен администратору. Подробная настройка форм приведена в статье «Печать протоколов, актов и технических записей».
Пример проверки
По заявке готовы десять протоколов, и все десять сканов протоколов загружены. Для одного объекта также нужен акт несоответствий, но в карточке у него стоит «не сдан».
- Архив сканов протоколов получится, но это ещё не весь комплект выдачи.
- Загрузите акт несоответствий, обновите карточку и проверьте все его страницы.
- Подготовьте нужные архивы заново и сверьте их с перечнем по объектам.
Проверьте комплект перед выдачей
- Объекты, номера, даты и реквизиты соответствуют нужной заявке.
- В комплекте есть все требуемые документы и страницы, файлы читаются и открываются.
- Подписи относятся к выдаваемой версии; нет отозванных документов и устаревших актов.
- После последней замены сформирован новый пакет. Похожее имя файла или суффикс браузера не подтверждают номер редакции.
- Получатель и способ передачи согласованы.
Зафиксируйте передачу заказчику
По принятому в лаборатории порядку сохраните сведения, кому, когда и каким способом передан конкретный комплект. Скачивание ZIP, отметка печати и ответ почтового сервера не заменяют подтверждение передачи.
Выдача заказчику и отправка протоколов во ФГИС через API контролируются отдельно. Подготовка документов для заказчика не подтверждает завершение публикации во ФГИС.
Продолжение работы
- Запуск лаборатории в TesLab: порядок подготовки.
- Технические записи, архив протоколов и отчёты.