Передача инвентаря сотруднику и акт передачи

Передачу имущества оформляют в два этапа: сначала сохраняют ответственного в карточке каждой вещи, затем формируют акт по выбранным строкам. Получение файла не меняет закрепление и не подтверждает физическую передачу или подписи сторон.

Проверить вещи, получателя и реквизиты

• Сверьте фактические предметы, комплектность и серийные номера. Для отсутствующего экземпляра создайте карточку имущества.
• Проверьте ФИО получателя в карточке сотрудника. Одинаковая модель не делает два ноутбука одной вещью.
• В сведениях своей организации проверьте юридическое лицо, адрес и выбранного руководителя.
• У руководителя должны быть заполнены должность и ФИО в родительном падеже, а также основание полномочий.

Где указать основание полномочий

1. Откройте карточку представителя контрагента, который выбран руководителем своей организации.
2. Рядом с полем «Должность» нажмите кнопку «Основание полномочий» с изображением документа.
3. Введите текст после слов «на основании», например «Устава» или «доверенности № УЧ-01 от 01.11.2026».
4. Нажмите «Сохранить». Этот реквизит сохраняется отдельно от остальной карточки представителя.

Населённый пункт для акта берётся из адреса организации. При неполных реквизитах документ не формируется: сначала исправьте источник, затем обновите сведения в форме акта.

Сохранить ответственного и дату

1. Откройте «Компания → Сотрудники → Инвентарь».
2. Найдите конкретную вещь и откройте её карточку либо команду «Передать» в контекстном меню.
3. В блоке «Закрепление» выберите «Ответственного».
4. Укажите «Дату передачи» и при необходимости «Комментарий о передаче».
5. Нажмите «Сохранить». После успешного ответа откройте запись повторно и сверьте назначение.

При следующей передаче изменяется текущее назначение вещи. Карточка не является полным журналом физических перемещений.

Выбрать вещи для акта

1. Отметьте нужные вещи галочками в таблице.
2. Проверьте весь выбранный набор, включая строки, которые могли скрыться после изменения фильтра.
3. Нажмите «Акт передачи».

За один раз можно выбрать от 1 до 1000 вещей. Пример: ноутбук и телефон закреплены за первым сотрудником, ещё один ноутбук за вторым. При выборе всех трёх вещей получится два документа Word в одном ZIP.

Сформировать и получить комплект

1. В окне «Формирование акта передачи оборудования» проверьте количество выбранных вещей.
2. Укажите общую «Дату акта» и выберите «Организацию». Дата акта отличается от даты передачи в карточке вещи.
3. Дождитесь загрузки реквизитов. Сверьте организацию, населённый пункт, руководителя и основание полномочий. После исправления источника нажмите «Обновить реквизиты».
4. Нажмите «Сформировать и получить» и дождитесь получения архива «Акты передачи.zip».
5. Откройте ZIP и проверьте все документы DOCX. Если устройство предлагает выбрать действие с файлом, завершите сохранение или открытие.

Выбор другой даты акта не восстанавливает историческое закрепление или прежние реквизиты. Используются текущее назначение вещей и действующие на момент формирования сведения организации.

Для вещей без ответственного создаётся отдельный документ с незаполненным получателем, о чём программа предупреждает. Если получатель известен, сначала сохраните его в карточках вещей и сформируйте новый комплект.

Проверить каждый документ

• Стороны и дата. Проверьте организацию, населённый пункт, руководителя, основание полномочий, ФИО получателя и дату акта.
• Состав. Сопоставьте все выбранные вещи с документами. Каждый экземпляр занимает отдельную строку с количеством 1.
• Идентификация. В акт включаются тип и название, заполненные производитель, модель, серийный номер, общий комментарий и комментарий о передаче.
• Стоимость. Печатается стоимость из карточки вещи с округлением до двух знаков. Сохранённый ноль отображается как «0,00», пустая стоимость как «Не указана».

ФИО получателя берётся из карточки сотрудника. Его должность и склонения в этом акте не используются. Фотографии, файлы карточки, магазин и дата покупки в акт не включаются.

Исправить ошибку в акте

1. Определите источник ошибки: карточка вещи, её ответственный, карточка сотрудника либо реквизиты организации и руководителя.
2. Исправьте сведения, сохраните и перечитайте запись.
3. Заново выберите вещи, откройте параметры акта и сформируйте комплект.
4. Отделите новый архив от прежнего и проверьте каждый документ.

Ручная правка скачанного файла не обновляет карточки. Изменение только даты акта не исправляет неверного получателя.

Оформить возврат или новую передачу

При возврате откройте карточку вещи, очистите «Ответственного», при необходимости измените дату и комментарий, сохраните и проверьте результат. При передаче другому человеку выберите нового ответственного.

Шаблон акта описывает передачу от работодателя работнику. Обратный акт возврата автоматически не создаётся. Фактическое получение имущества и подписи сторон подтвердите по принятому в организации порядку. Для лабораторных СИ этот акт не заменяет метрологический учёт.

Что делать при отказе

• «Не выбраны записи». Отметьте вещи галочками и проверьте количество.
• Реквизиты не готовы. Проверьте организацию, её адрес, руководителя, родительный падеж должности и ФИО, основание полномочий. После сохранения нажмите «Обновить реквизиты».
• Реквизиты изменились. Обновите их в форме, сверьте результат и повторите формирование.
• Не найдена вещь или получатель. Обновите таблицу, проверьте карточки и выберите набор заново. Неполный комплект не выдаётся.
• Не удалось получить архив. Проверьте соединение и повторите действие в оставшемся открытым окне. Если комплект уже подготовлен, при неизменных параметрах программа повторно получает его.
• Изменилось подключение или пользователь. Откройте параметры акта заново и повторно проверьте выбранные вещи.

Общая схема и прежний вид формы

На сохранённых иллюстрациях показан прежний вид окна с переключателем Word/PDF. В описанной выше форме выбора формата нет: результатом служит ZIP с документами Word.

Связанные инструкции

• Инвентарь компании: карточка имущества
• Мои организации: реквизиты, подписанты и нумерация документов
• Представители контрагента: ФИО, должности и контактные данные
• Карточка сотрудника: личные данные, контакты и сведения о работе
• Управление сотрудниками: от приёма на работу до прекращения доступа