ФИО и должность в документах: подпись и склонения

Если в документе рядом с подписью неверно написаны ФИО или должность, сначала найдите источник этой строки. Опечатку в имени исправляют в карточке сотрудника, неправильное окончание внутри фразы проверяют в таблице склонений. Изображение подписи настраивается отдельно.

Проверить исходные ФИО и должность

1. Откройте «Компания → Сотрудники» и найдите нужного человека. При совпадении имён сравните отдел и известные контакты.
2. Откройте редактирование карточки. Проверьте отдельные поля фамилии, имени и отчества, а также пол, который учитывается при расчёте окончаний.
3. Сверьте обычную должность и отдельное поле «Должность при утверждении протоколов».
4. Сохраните подтверждённые изменения. Вернитесь к списку сотрудников и обновите его перед открытием склонений.

Таблица склоняет обычную должность. Поле «Должность при утверждении протоколов» используется отдельно и этой таблицей не заменяется. Ручные окончания не должны маскировать опечатку в исходном имени.

Открыть таблицу склонений

1. В списке сотрудников нажмите правой кнопкой мыши на нужную строку.
2. Выберите «Склонение должности и ФИО».
3. Дождитесь загрузки и сверьте имя и должность над таблицей.

Если пункта нет, проверьте права на редактирование этого сотрудника. Возможность исправлять только свою карточку не даёт доступа к склонениям другого человека. В общей форме редактирования отдельной кнопки открытия таблицы нет.

В окне шесть падежей и четыре поля в каждой строке: должность, фамилия, имя и отчество. Именительный показан по текущей карточке и доступен только для чтения. Если ошибка уже в нём, сначала исправьте основные сведения.

Если окно закрылось с ошибкой загрузки, обновите список и откройте его заново. Пустую или неподтверждённую таблицу не используйте как основание для правки.

Проверить расчёт и ручные формы

Над таблицей указано, прочитаны ли формы из сохранённых значений или рассчитаны по текущей карточке. Если сохранённой таблицы нет, рассчитанные формы используются и в поддерживающем их шаблоне документа. Сохранять подходящий расчёт без изменений необязательно.

После изменения ФИО, пола или обычной должности откройте склонения и проверьте все шесть строк. Система обновляет сохранённые формы, если они совпадали с прежним автоматическим расчётом. Ручные отличия остаются для проверки. При предупреждении об устаревших формах новый документ с такими подстановками не формируется до подтверждения таблицы.

Чтобы заменить значения расчётом по текущей карточке, нажмите «Рассчитать заново» и подтвердите действие. Оно меняет только поля открытого окна. Затем проверьте окончания и отдельно нажмите «Сохранить». Если ручные формы верны, их можно проверить и сохранить без пересчёта.

Не очищайте ячейки для команды «пересчитать». Для этого есть отдельная кнопка. Чтобы отказаться от изменений в окне, нажмите «Отмена» или закройте его без сохранения.

Исправить и сохранить склонения

1. Сверьте именительный падеж с исходными данными человека.
2. Прочитайте остальные пять строк целиком, включая определения и зависимые слова в сложной должности.
3. Исправьте подтверждённые окончания вручную или сначала выполните новый расчёт.
4. Для каждой заполненной части имени и должности оставьте непустую форму во всех падежах. Если фамилия не склоняется, повторите её правильное написание. Отчество оставьте пустым, если его у человека нет.
5. Нажмите «Сохранить» и дождитесь результата проверки записи.
6. Откройте таблицу повторно и сверьте изменённые значения.

Enter в поле также запускает сохранение. Если ещё проверяете текст, закончите сверку до подтверждения.

• Ошибка ввода: исправьте указанную строку в том же окне. Введённые значения сохраняются.
• ФИО или склонения изменены в другом окне: закройте форму и откройте её заново. Старая редакция не записывается поверх новой.
• Сохранение не подтверждено: перед повтором откройте таблицу заново и проверьте фактические значения.
• Сохранено, но проверка или уведомление завершились с предупреждением: повторно откройте таблицу и сверьте результат. Предупреждение после записи не означает, что нужно сразу отправить форму ещё раз.

Проверить новый документ

1. После проверки таблицы сформируйте документ заново.
2. Откройте новый файл и прочитайте всю фразу с ФИО и должностью.
3. Если нужное окончание не появилось, проверьте выбранного человека и поле, которое использует шаблон.

Например, шаблон протокола может выводить полное ФИО исполнителя в дательном падеже. Для «Иванов Иван Иванович» проверьте результат «Иванову Ивану Ивановичу». Такой пример применим к шаблону, который использует именно падежную форму исполнителя.

Подстановка зависит от шаблона. Обычное ФИО без падежа, должность утверждающего и текст, вписанный в шаблон вручную, не заменяются правкой этой таблицы. В штатном акте передачи инвентаря ФИО получателя берётся из основных полей карточки.

Ранее сформированный или скачанный файл после изменения склонений сам не переписывается. Если документы используют разные падежи, проверьте по одному характерному файлу каждого нужного вида.

Выбрать правильный источник подписи

Не исправляйте другую карточку ради похожего имени в одном файле. Правильное окончание не назначает человеку полномочия подписывать документ и не заменяет выбор подписанта.

Связанные инструкции

• Список сотрудников: поиск, отделы и состояния
• Управление сотрудниками: от приёма на работу до прекращения доступа