Инвентарь компании: карточка имущества

В разделе «Инвентарь» хранятся карточки техники, спецодежды, программного обеспечения и другого имущества компании. В карточке можно указать покупку, цену, фотографию и текущего ответственного. Одна строка списка соответствует одному экземпляру.

Если прибор требует метрологического учёта, ведите его также в реестре средств измерений. Карточка инвентаря сама по себе не создаёт поверку, калибровку или график обслуживания.

В этой статье:

• Найти существующий экземпляр
• Добавить карточку
• Заполнить реквизиты и закрепление
• Добавить несколько экземпляров
• Сохранить фотографию
• Изменить или очистить сведения
• Проверить результат и сообщения
• Связанные инструкции

Найти существующий экземпляр

Откройте «Компания» → «Сотрудники» → «Инвентарь». Перед добавлением найдите имущество через «Быстрый поиск» по названию, модели или серийному номеру. Откройте подходящую строку и сравните реквизиты, чтобы не создать вторую карточку той же вещи.

Добавить карточку

1. Нажмите плюс над списком.
2. Заполните «Название». Это единственное обязательное поле. Укажите понятное название вещи, например «Ноутбук для выездных работ».
3. Проверьте тип и организацию. При создании они выбираются автоматически, поэтому перед сохранением убедитесь, что значения подходят.
4. При необходимости добавьте остальные сведения. Для одной вещи оставьте «Кол-во: 1».
5. Нажмите «Сохранить», затем найдите запись в списке и откройте её повторно.

Ниже показано расположение полей карточки:

Заполнить реквизиты и закрепление

Кроме названия, сведения необязательны. Заполняйте их по документам и фактическому состоянию имущества:

• Тип инвентаря и организация. Выберите вид имущества и организацию, к которой относится покупка.
• Производитель, модель, серийный номер. Помогают отличить похожие экземпляры. Если у спецодежды или программного обеспечения нет серийного номера, оставьте поле пустым.
• Поставщик, дата покупки и цена. Укажите сведения о приобретении. Цена относится к одному экземпляру. Можно ввести 1250,50, 1 250,50 или 1250.50. Для нулевой цены укажите 0, для неизвестной оставьте поле пустым.
• Ответственный, дата передачи и комментарий о передаче. Показывают текущее закрепление. Выберите сотрудника из списка и укажите фактическую дату. При снятии закрепления очистите ответственного и при необходимости дату и комментарий.
• Дополнительные параметры и описание. Например, размер одежды, место хранения или внутренний инвентарный номер. Согласуйте назначение трёх дополнительных полей внутри компании.

Команда «Передать» открывает ту же карточку для изменения закрепления. Акт передачи формируется отдельно. Его создание или исправление скачанного файла не меняет ответственного в реестре. Порядок оформления описан в статье «Передача инвентаря сотруднику и акт передачи».

Добавить несколько экземпляров

Поле «Кол-во» доступно только при создании. Введите целое число от 1 до 100. Это число отдельных карточек, которые появятся в списке после сохранения.

Во все карточки копируются введённые реквизиты, цена за один экземпляр, ответственный и фотография. Например, количество 3 и цена 3500 создадут три строки с ценой 3500 в каждой. Это не одна карточка с остатком и не общая стоимость партии.

Если экземпляры имеют разные серийные номера, добавляйте их по одному либо после создания откройте каждую строку и внесите её номер. Один номер, введённый перед сохранением пакета, повторится во всех карточках. Аналогично исправьте индивидуальные назначения и даты.

Сохранить фотографию

1. В карточке нажмите «Загрузить фото». Для замены существующего снимка нажмите на фотографию.
2. Выберите JPEG, PNG или WebP размером до 8 МБ и до 16 миллионов пикселей. Максимальная сторона изображения составляет 8192 пикселя.
3. Проверьте предварительный вид и нажмите «Сохранить». Выбор файла без сохранения карточки не загружает его в реестр.
4. Откройте карточку повторно и убедитесь, что фотография отображается. Она также появляется в столбце «Фото» списка.

Для карточки хранится одна фотография. Новый файл заменяет отображаемый снимок после сохранения. Храните оригинал отдельно, если он нужен в исходном качестве: изображение в карточке подготавливается для просмотра.

Изменить или очистить сведения

1. Откройте нужную строку или команду «Редактировать» и проверьте название, модель и номер экземпляра.
2. Исправьте значения. Необязательные текстовые поля и даты можно очистить. Чтобы снять закрепление, удалите выбранного ответственного. Обязательное название оставьте заполненным.
3. Нажмите «Сохранить» и перечитайте карточку.

Столбцы, доступные для редактирования, можно менять прямо в таблице. Например, тип, название, модель, даты покупки и передачи. Очистка и нулевая цена сохраняются и в карточке, и в ячейке.

Карточка показывает текущее закрепление, а не отдельный журнал всех передач. Для оформления передачи используйте инструкцию по акту передачи.

Проверить результат и сообщения

• В списке появилось нужное количество строк. Каждая относится к отдельному экземпляру.
• Название, модель, номер, организация и цена соответствуют источнику.
• Ответственный и дата отражают фактическое закрепление. Разные экземпляры имеют свои номера и назначения.
• После повторного открытия видны сохранённые значения и фотография.

Если не заполнено название, укажите его. При сообщении о количестве введите целое число от 1 до 100. При ошибке даты или цены исправьте формат. Если выбранный сотрудник или организация не найдены, заново выберите актуальное значение.

При сообщении, что карточка уже изменена, откройте её заново и сравните сведения перед повторной правкой. Это помогает сохранить изменения другого пользователя.

Если связь оборвалась и результат записи не подтверждён, сначала проверьте список. Для повтора тех же данных используйте оставшуюся открытой форму. Не добавляйте такой же комплект через новую форму, пока не проверите, появился ли первый.

Связанные инструкции

• Передача инвентаря сотруднику и акт передачи
• Управление сотрудниками: от приёма на работу до прекращения доступа