Печатные формы: загрузка, обновление и история

Печатная форма определяет, как данные протокола попадут в Word и PDF. Для замены нужен файл .docx, правильная редакция РК, вкладка вида работ и тип документа. Загрузка протокола не заменяет форму акта, а такая же кнопка на другой вкладке относится к другому набору.

Что проверить перед загрузкой

• Редакцию РК. Откройте «Лаборатория» → «Настройки» → «Протоколы» и нужную редакцию. Для проверки готового протокола ориентируйтесь на РК, сохранённое в его карточке, а не только на последнюю редакцию настроек.
• Вид работ и документ. Выберите вкладку, затем «Протокол», «Акт» или «Заключение» для обследования.
• Исходный файл. Подготовьте настоящий DOCX. Переименование PDF или старого DOC не преобразует их в нужный формат.
• Свою копию. Если текущая форма есть, скачайте её и сохраните с понятным названием: редакция, вид работ, документ и дата.

У сертификационного протокола шаблон задаётся в методике сертификации. Его настройка описана в статье «Поля и печатные формы сертификационного протокола».

Первая загрузка, замена и удаление

Если формы ещё нет:

1. Нажмите кнопку нужного типа документа в блоке «Печатные формы».
2. Выберите «Загрузить новый» и укажите DOCX.
3. Дождитесь сообщения «Файл загружен».
4. Откройте меню повторно: команда «Скачать текущий» позволяет получить загруженный файл для сверки.

Если заменяете существующую форму: сначала скачайте текущую, затем выполните «Загрузить новый» для того же типа. Прежний файл попадёт в историю. При первой загрузке копия отсутствовавшей формы не создаётся.

Чтобы удалить форму: выберите «Удалить текущий» и подтвердите действие. Перед удалением существующий файл резервируется. Предыдущая версия автоматически не становится текущей. Если нужного шаблона нет, формирование документа может завершиться ошибкой.

Успешная загрузка подтверждает приём файла, но не правильность всех переменных, шрифтов, таблиц и разбиения страниц. После каждой замены нужна пробная печать.

История и возврат прежней формы

В «Истории» показываются резервные копии, созданные перед заменой или удалением. Для каждого типа документа, вида работ и редакции РК хранятся последние пять копий отдельно от текущего файла. Новые копии вытесняют старые, поэтому важные версии сохраняйте у себя.

Дата в списке означает время резервирования прежнего файла. Это не дата протокола и не обязательно день первоначальной загрузки формы. Секунды и дополнительный номер помогают различить копии, созданные почти одновременно.

1. На нужной вкладке нажмите «История».
2. Найдите тип документа и время копии, затем скачайте её.
3. Откройте файл в Word и проверьте содержимое.
4. В меню соответствующей формы выберите «Загрузить новый» и укажите скачанный файл.
5. Дождитесь подтверждения и повторите пробную печать.

Если копий нет, показывается «Предыдущих версий пока нет». Сообщение «Не удалось загрузить историю» означает ошибку чтения: нажмите «Повторить». Оно не подтверждает отсутствие резервных файлов.

Акт «2 на лист» и общие настройки

Во вкладке «Настройки», в блоке «Печать и отправка», переключатель «Отдельный шаблон для акта «2 на лист»» добавляет отдельную форму для периодического и частичного освидетельствования. В соответствующей вкладке РК появляется кнопка «Акт (2 на листе)». Загрузите предназначенный для неё DOCX.

• Для двух документов нужны совместимые протоколы одной методики и одного набора РК. Разные наборы не объединяются в одну пару.
• При выборе одного протокола или нечётного количества в последней паре будет один документ. Второй протокол автоматически не дублируется.
• Проверьте оба экземпляра в паре и отдельный документ. Размещение полей и блоков задаётся шаблоном.
• Отдельный акт «2 на лист» отличается от общих параметров «А5», «2 на лист» и «Двусторонний» в окне печати. Не заменяйте один вариант другим без проверки результата.

В том же блоке общих настроек задаются минимальный статус печати актов и запреты формирования Word. Для администратора ограничение минимального статуса актов не применяется.

Поле «Отправлять документы с сервера» выбирает почтовый сервер, а не адрес получателя. Адресата и вложения проверяйте при отправке. Подготовка почтового подключения описана в статье «SMTP: подключение сервера отправки писем».

Проверка результата и ошибки

Замена или возврат шаблона не переписывает ранее сохранённые Word и PDF, подписанные файлы и документы, уже выданные заказчику. Для проверки используйте учебный неподписанный протокол нужного вида работ и редакции РК.

1. Сформируйте Word и проверьте реквизиты, требования, измерения, таблицы и подписи.
2. Сформируйте PDF и сравните переносы, шрифты, поля и QR-код.
3. При обычной печати ранее сформированный PDF может быть выдан повторно. Для проверки новой формы выберите «Заново». В ускоренном режиме результат формируется заново.
4. Отдельно проверьте акт или заключение с замечаниями и без них. Если используете отдельный акт «2 на лист», проверьте пару и одиночный остаток.

Если меняете несколько форм, ведите короткий список: редакция, вид работ, тип документа, имя загруженного файла и проверенный экземпляр. Это помогает не перепутать похожие DOCX.

Связанные инструкции

• Подготовка шаблона Word и проверка печати, включая раздел о стилях Word.
• Справочник переменных протоколов и итоговых документов.
• Удаление электронных подписей и повторное формирование документов.
• Запуск лаборатории в TesLab: порядок подготовки.