Проверка и утверждение протоколов руководителем
Утверждение фиксирует завершение проверки протокола руководителем: документ получает статус «Утверждён», дату и сведения об утвердившем сотруднике. До этого нужно оценить содержание документа, результаты испытаний и замечания. После утверждения отдельно выполняют электронное подписание, подготовку к отправке во ФГИС и выдачу заказчику.
В этой статье
Что проверить в документе
Откройте каждый протокол, который собираетесь утверждать. Проверьте:
- объект, вид работ, применённую методику и дату испытаний;
- участников работ, фактические проверки, измерения и обязательные технические записи;
- акт и заключение, если они предусмотрены, замечания и выводы по результатам работ;
- соответствие показателей и методов области аккредитации. Порядок проверки описан в статье «Проверка протоколов по области аккредитации».
Галочка у строки означает выбор документа для команды. Она не является отметкой о выполненной проверке. Групповое утверждение не заменяет просмотр документов и проверку результатов в карточках.
Как подготовить очередь
- Откройте «Лаборатория» → «Протоколы».
- Нажмите «Показывать» → «На утверждении».
- Найдите нужные документы по номеру и объекту. При необходимости раскройте группу колонок «Оценка», чтобы видеть номер, дату протокола и дату испытаний.
- Откройте документы для проверки. Протокол с недостатками верните по инструкции «Возврат на доработку и исправление выпущенных документов».
Как утвердить отдельный протокол
- Откройте карточку и убедитесь, что она находится в статусе «На утверждении».
- Проверьте содержание и завершите правки. Дождитесь их сохранения и синхронизации.
- Нажмите «Изменить статус». Для этого этапа подсказка действия называется «Утвердить протокол».
- Разберите сообщения проверок. Блокирующая ошибка останавливает утверждение. Для неблокирующего замечания можно выбрать «Исправить» или «Игнорировать». Продолжайте только после оценки самого замечания.
- Если дата уже сохранена, программа покажет её в подтверждении «Утверждаем?», вместе с имеющимся номером. Если даты нет, укажите её в открывшемся окне.
- Нажмите «Утвердить» и дождитесь ответа. Если программа просит дождаться синхронизации, сначала завершите передачу изменений, затем повторите действие.
- Проверьте статус «Утверждён» и реквизиты утверждения в карточке.
Карточка выполняет предусмотренные методикой проверки и повторно проверяет данные перед переходом. Состав таких проверок зависит от протокола; успешный переход не подтверждает достоверность каждого измерения вместо руководителя.
Как утвердить несколько протоколов
- В подготовленной очереди отметьте галочками проверенные документы.
- Откройте «Меню» → «Утвердить протоколы». Другой вариант: контекстное меню таблицы, «Выделенные» → «Утвердить протоколы».
- Проверьте количество документов в заголовке окна и укажите дату утверждения.
- Нажмите «Утвердить» один раз и дождитесь результата.
- Проверьте итог по строкам. Если утверждены не все документы, прочитайте причины в окне результата и в колонке «Ошибка утверждения».
Дата из общего окна заполняет только пустые даты. Если дата уже была сохранена в протоколе, она остаётся прежней и проверяется по правилам лаборатории. Поэтому внутри одной группы могут сохраниться разные даты. Для изменения ошибочной даты сначала исправьте сам документ; повторный запуск группы с другой датой её не заменит.
Выбранные строки других этапов в эту команду не входят. Групповая операция проверяет серверные условия утверждения, но не открывает карточки и не выполняет за руководителя клиентские проверки каждой методики.
Даты и причины отказа
Дата утверждения не может быть раньше даты испытаний. Возможность указать другой месяц и год, а также допустимое число дней в прошлое и будущее определяются настройками лаборатории. Допуски в прошлое и будущее отсчитываются от текущей даты. Подробности: «Обязательные поля, правила дат и разрешение копирования».
Если включена «Проверка даты утверждения», дата утверждения не должна быть раньше даты ранее утверждённого протокола того же вида работ. Одинаковая дата допустима. Смена набора РК не отменяет это правило.
| Причина | Что проверить |
|---|---|
| Дата раньше испытаний | Сопоставьте фактическую дату работ и сохранённую дату утверждения. Общая дата группы не исправляет ранее указанную дату. |
| Другой месяц | Проверьте даты и настройку, разрешающую такое различие. |
| Дата вне допуска | Проверьте выбранную дату и соответствующий допуск относительно текущего дня. |
| Порядок дат | Есть ранее утверждённый протокол того же вида работ с более поздней датой. Проверьте хронологию, включая документы другого набора РК. |
| Отпуск | Для утверждающего проверяется дата утверждения, для первого и второго испытателей дата испытаний. Сопоставьте сообщение с участниками и учётом отпусков. |
| Своё участие | Проверьте состав участников и настройку утверждения собственного протокола, описанную ниже. |
| Другой этап или нет доступа | Документ уже изменён, недоступен или не находится на утверждении. Обновите список и откройте актуальную карточку. |
| Ошибка в данных | Откройте конкретный протокол и исправьте состав требований и результаты по сообщению проверки. |
При частичном отказе окно «Утверждены не все» показывает число успешных документов и причины по неудавшимся. Из окна можно открыть нужный протокол. Его фактический статус сохраняется, причина выводится отдельно. После исправления повторяйте утверждение только для неуспешных документов.
Причины в колонке относятся к последнему запуску и могут исчезнуть после обновления таблицы. Если произошёл сетевой сбой или программа не подтвердила результат, сначала обновите данные и проверьте фактические статусы, затем решайте, что повторить. Не ослабляйте общие правила ради одного отказа.
Номер, утвердивший и подписи
После успешного ответа проверьте в таблице статус, номер и дату. Сотрудник, выполнивший утверждение, указывается в карточке документа в строке «Утвердил».
Существующий номер сохраняется. Если содержательного номера ещё нет, программа формирует его по правилам нумерации. Порядок настройки и проверки описан в статье «Нумерация протоколов и заключений». Не задавайте один номер нескольким документам ради объединения в пакет.
Если используется ЭЦП, после утверждения документ может попасть в очередь на личную подпись. Её счётчик относится к текущему пользователю и его роли, а не ко всем утверждённым строкам. Отдельно проверьте нужные подписи испытателей и утвердившего по статье «Настройки электронного подписания протоколов».
Пример частичного утверждения
Испытания трёх документов проведены 9 ноября. Руководитель выбирает общую дату утверждения 10 ноября:
- «Учебный 01»: ранее сохранено 10 ноября, дата остаётся прежней;
- «Учебный 02»: ранее сохранено 8 ноября, документ отклонён, поскольку эта дата раньше испытаний;
- «Учебный 03»: дата не была указана, применяется 10 ноября.
Руководитель открывает «Учебный 02», уточняет фактические даты и исправляет ошибочную дату утверждения. После этого повторяет утверждение только для него. Уже утверждённые документы повторно обрабатывать не нужно.
Собственное участие в испытаниях
Для команды нужны право утверждения и заполненное поле сотрудника «Должность при утверждении протоколов». Обычное название должности в учётной записи не заменяет это поле.
Если утверждающий указан первым или вторым испытателем, возможность утвердить документ определяется настройкой «Испытатель может утверждать свой протокол». Замена фамилии только в печатном шаблоне не меняет участников и утвердившего в карточке.
Продолжение работы
Проверьте комплектность документов и порядок выдачи заказчику. Подготовку и результат отправки во ФГИС контролируйте отдельно: «Отправка протоколов через API: очередь и статусы». Утверждение не подтверждает доставку документов адресату.
При необходимости исправить выпущенный документ используйте статью «Возврат на доработку и исправление выпущенных документов». Общий порядок настройки лаборатории: «Запуск лаборатории в TesLab: порядок подготовки».