Отпуска, больничные и другие отсутствия
Отпуск, больничный и другое временное отсутствие оформляют отдельной записью. В ней указывают сотрудника, причину и период, при необходимости добавляют заместителя, комментарий и файлы. Все такие записи находятся на вкладке «Отпуска».
В этой статье
Для чего нужна запись отсутствия
Запись помогает видеть, кто отсутствует в выбранный день и кто его замещает. В списке сотрудников для любого вида текущего отсутствия может отображаться общее состояние «В отпуске». Точную причину и обе даты проверяют в самой записи.
В лабораторных протоколах учитывается отсутствие испытателей на дату испытаний, а утверждающего на дату утверждения. Выбор заместителя в этой форме не заменяет участников протокола автоматически.
Временное отсутствие не оформляют увольнением и не обозначают сменой ФИО. Для прекращения работы предусмотрена отдельная инструкция «Увольнение и восстановление сотрудника».
Добавить отсутствие
- Откройте «Компания → Сотрудники → Отпуска».
- Проверьте, нет ли уже записи этого события по сотруднику и датам. Для изменения существующего периода откройте его строку.
- Нажмите плюс с подсказкой «Добавить отсутствие».
- В поле «Отсутствует» выберите сотрудника.
- Выберите «Причину отсутствия» и заполните «Начиная с» и «По (включительно)».
- При необходимости укажите «Совместитель», добавьте комментарий и подтверждающие файлы. Дождитесь окончания загрузки файлов.
- Нажмите «Добавить» и дождитесь подтверждения сохранения.
Обязательны четыре поля: сотрудник, причина, начало и окончание периода. Комментарий, заместитель и файлы дополнительные. Название окна «Добавление отпуска» используется и для больничных, и для других причин.
Проверить причину и даты
Доступны восемь причин: «Отпуск», «Отпуск по уходу за ребенком», «Отпуск за собственный счет», «Учебный отпуск», «Больничный лист», «Больничный лист по беременности и родам», «Иная причина», «Мобилизация». По умолчанию выбрано «Отпуск», поэтому перед сохранением проверьте фактическое основание.
Поле «По (включительно)» содержит последний день отсутствия. Для однодневного события укажите одинаковые даты. Например, период с 16 по 20 ноября включает 20 ноября и составляет пять календарных дней.
Подсказка считает все календарные дни между датами, включая выходные и праздники. Она помогает заметить ошибку ввода, но не рассчитывает положенную продолжительность отпуска. Даты берут из подтверждённого основания. Окончание не может быть раньше начала.
Если периоды одного сотрудника пересекаются, запись сохраняется с предупреждением. Сверьте указанные строки: исправьте существующее событие вместо создания его копии, если речь идёт об одном отсутствии.
Указать заместителя
В поле «Совместитель» выберите другого сотрудника, который будет замещать отсутствующего. В списке этот человек отображается в колонке «Замещает». Это поле не связано с отметкой совместительства в трудовых сведениях карточки.
В диспетчерской выбранный заместитель может отображаться рядом с отсутствующим исполнителем. Назначение его на конкретную заявку выполняют отдельно. Права доступа, участники протоколов, подписи и остальные рабочие назначения автоматически ему не передаются. При необходимости проверьте индивидуальные права сотрудника или общую настройку прав доступа.
Проверить отметку ФГИС
При доступном лабораторном модуле в форме есть поле «ФГИС» с подсказкой «Опубликовано во ФГИС Лаборатории». Отметка показывает учёт публикации в TesLab. Само её включение сведения не отправляет и не подтверждает приём внешней системой.
Отмеченные записи не попадают в список непереданных отсутствий. Не включайте флажок заранее: так запись можно исключить из очереди до фактической передачи.
Непереданные отсутствия отображаются в разделе «ФГИС» на вкладке «Прочее». Отправка этих сведений предусмотрена для режима локального агента. Подготовка подключения описана в статье «Обмен с ФГИС ФСА: режимы и подготовка лаборатории».
После обмена проверьте его результат и отметку в записи. Если сведения переданы отдельно, ответственный может поставить отметку вручную после подтверждения результата. При изменении уже опубликованного периода проверьте исправления и во ФГИС: сохранение новых дат в TesLab не меняет опубликованные сведения автоматически.
Изменить период и завершить отсутствие
- На вкладке «Отпуска» найдите запись по сотруднику и датам.
- Нажмите строку или выберите «Редактировать отсутствие» в её контекстном меню.
- Исправьте подтверждённые сведения, при необходимости измените заместителя и вложения.
- Нажмите «Сохранить» и дождитесь подтверждения.
- Повторно откройте запись и проверьте обе даты, причину, заместителя, комментарий и файлы.
Отдельная команда возвращения из отпуска не нужна. Со следующего календарного дня после окончания этот период перестаёт считаться текущим отсутствием. Если состояние осталось, проверьте другие действующие или пересекающиеся записи.
При досрочном возвращении измените окончание на последний фактический день отсутствия. Например, если сотрудник вернулся 20 ноября, отсутствие заканчивается 19 ноября включительно. Увольнение или восстановление учётной записи для этого не используют.
Проверить сохранение и вложения
Готовый результат: в списке есть нужная запись, её сведения сохраняются после повторного открытия, а приложенные файлы открываются. Загрузка файла в форму завершается сохранением самой записи.
- Дата начала позже даты окончания. Исправьте обе даты по основанию.
- Сотрудник не найден или выбран сам себе заместителем. Проверьте выбранных людей.
- Запись уже изменена. Откройте её заново и сравните актуальные сведения со своими правками.
- Ошибка загрузки или сохранения. Проверьте сообщение. При обычном отказе введённые значения остаются в форме; после устранения причины повторите сохранение.
- Результат сохранения неизвестен. Сначала перечитайте список и откройте найденную запись. Повторное добавление без проверки может создать дубль.
- Файл не открывается. Повторно откройте запись и проверьте вложение. Сохраните исходный файл до проверки результата.
Связанные инструкции
- Список сотрудников: поиск, отделы и состояния
- Карточка сотрудника: личные данные, контакты и сведения о работе
- Индивидуальные права сотрудника
- Управление сотрудниками: от приёма на работу до прекращения доступа