Подписание отдельного документа ЭЦП в eScan

В eScan можно подписать отдельный PDF, DOC или DOCX вне карточки протокола. Для передачи получателю сохраните точный документ и соответствующий файл электронной подписи SIG.

Что потребуется

• Окончательная редакция PDF, DOC или DOCX размером не более 30 МБ.
• Сертификат нужного подписанта и доступ к его закрытому ключу.
• Настроенный криптографический компонент: КриптоПро на компьютере или ProSign в приложении Android.
• Связь с сервером для загрузки документа и серверной обработки.

Подготовка рабочего места описана в статье «Подготовка компьютера и сертификата к электронной подписи в браузере». Для протоколов используйте их собственный процесс: подписание протоколов ЭЦП или подписание протоколов в приложении Android.

Загрузка и выбор сертификата

1. Откройте «ЭлектроПодпись» и вкладку «Подписать ЭЦП».
2. Нажмите на область загрузки или перетащите в неё файл.
3. Сверьте имя документа в блоке «Параметры подписи».
4. Дождитесь чтения сертификатов. Если сертификат один, он выбирается автоматически. При нескольких выберите нужный в поле «Подписант».
5. Проверьте владельца, серийный номер и срок действия выбранного сертификата.

Предупреждение «Срок действия заканчивается в течение календарного месяца» означает, что срок скоро истечёт. Сообщения «Сертификат ещё не действует» и «Срок сертификата не указан» требуют проверки даты начала или сведений о сертификате. При сообщении о недействительности на текущую дату проверьте сертификат до подписания. Наличие записи в списке само по себе не подтверждает доступ к ключу.

Параметры и состав результата

• «Усовершенствовать подпись» включено по умолчанию. Программа передаёт созданную подпись на серверную обработку. Для завершения нужна доступная служба усовершенствования. Если такой результат не требуется получателю, снимите флажок до подписания.
• «Преобразовать в PDF» доступно для Word и изначально выключено. При включении подписывается подготовленный PDF.
• «Добавить отметку подписи» изначально выключено. Для исходного PDF флажок доступен сразу, для Word появляется после включения преобразования.
• «Синий» и «Черный» задают цвет итоговой отметки, когда она включена.

Состав файлов зависит от выбранных параметров:

• Без преобразования, отметки и усовершенствования: получается отдельный SIG, например Учебное письмо.docx.sig. Храните его с тем самым загруженным Учебное письмо.docx. Исходник повторно не скачивается.
• С усовершенствованием, без преобразования и отметки: также получается SIG к прежнему исходнику. Его содержимое не преобразуется.
• С преобразованием или отметкой: получается ZIP с двумя файлами, например Учебное письмо.pdf и Учебное письмо.pdf.sig. Для проверки и передачи используйте PDF именно из этого архива.

Видимая плашка помогает найти сведения о сертификате на странице. Она не заменяет файл криптографической подписи. Изображения подписей и печатей из «Скан-копии» относятся к другому действию.

Размещение отметки

1. Для Word сначала включите «Преобразовать в PDF». Для исходного PDF пропустите этот шаг.
2. Включите «Добавить отметку подписи» и дождитесь предпросмотра.
3. Выберите нужный лист кнопкой с его номером.
4. Нажмите «Поставить отметку».
5. Перетащите блок «Информация об ЭЦП» в свободное место. Он не должен перекрывать текст и реквизиты.
6. Повторите размещение на других нужных листах. Для удаления блока с текущего листа нажмите «Убрать отметку».

Отметка не добавляется автоматически на все страницы. В предпросмотре показан условный блок фиксированного размера, его можно перемещать. Окончательный текст со сведениями сертификата формируется в PDF. Если блок не помещается, выберите другой лист или подпишите документ без графической отметки.

Подписание и получение файлов

1. Проверьте документ, сертификат, параметры и размещение отметок.
2. Нажмите «Подписать документ».
3. Выполните запросы криптографического компонента. При необходимости подтвердите использование ключа и введите PIN носителя.
4. Дождитесь обработки. Во время операции изменение параметров и повторный запуск заблокированы.
5. Получите файл через загрузки браузера или выберите действие в приложении. Убедитесь, что нужные файлы сохранены на устройстве.
6. Если получен ZIP, извлеките PDF и его SIG. Откройте PDF, проверьте все листы, реквизиты и положение окончательной отметки.
7. Выполните проверку документа вместе с его файлом SIG.

Кнопка «Получить результат» повторно выдаёт готовые файлы без новой подписи. Если отменили сохранение или не получили файл, используйте её. «Новый» начинает работу с другим документом и возвращает к загрузке исходника.

После успешной проверки не пересохраняйте документ, не добавляйте страницы и не преобразовывайте его повторно. Изменённому документу потребуется новая подпись.

Если операция не завершилась

• Сертификаты не найдены. Подключите носитель, проверьте настройку компонента и обновите страницу, как предлагает интерфейс.
• Ошибка подготовки PDF или страницы. Проверьте исходник и соединение. Не начинайте подпись, пока нужные страницы и отметки не проверены.
• Отмена или ошибка криптографического компонента. Проверьте доступ к ключу и текст сообщения. Исправьте причину, затем повторите подписание.
• Не завершена серверная обработка. Используйте «Проверить и получить результат». Программа проверит состояние операции и при необходимости повторит обработку уже созданной подписи. Если сервер ещё работает, проверьте результат позже.
• Отказ проверки или усовершенствования. Сохраните текст ошибки и проверьте доступность соответствующей службы с администратором. Незавершённая обработка не является готовым комплектом.
• Не удалось выдать готовый файл. Нажмите «Получить результат». Повторное сохранение готового результата не требует новой криптографической подписи.
• Временные файлы не найдены. Начните через «Новый» и заново загрузите исходник. Для преобразованного документа повторно проверьте отметки и подпишите полученный PDF.

Пример: письмо Word с отметкой на втором листе

1. Загрузите окончательное Учебное письмо.docx и проверьте выбранный сертификат.
2. Включите «Преобразовать в PDF» и «Добавить отметку подписи». Параметр усовершенствования выберите по требованиям к результату.
3. Выберите лист 2, поставьте отметку и переместите её ниже текста.
4. Подпишите документ и сохраните ZIP.
5. Извлеките Учебное письмо.pdf и Учебное письмо.pdf.sig. Проверьте вёрстку PDF и соответствие этой пары.
6. Передайте получателю оба проверенных файла.