Работа с таблицами

Работа с таблицами

Большая часть рабочих списков TesLab выглядит как таблица. В строке находится одна запись, например организация или протокол; в столбце один вид сведений, например номер или дата. На пересечении находится ячейка. Здесь можно найти запись, открыть её карточку, настроить вид списка и, если разрешено, изменить данные.

Начните с поиска одной знакомой записи и настройки удобной ширины столбцов. Правку и групповые действия пробуйте только после того, как убедитесь, какие именно строки выбраны. Кнопки зависят от раздела и ваших прав.

В этой статье

• Разобраться в открытом списке
• Выбрать действие над таблицей
• Найти записи и снять лишние ограничения
• Показать нужные столбцы и сделать текст читаемым
• Упорядочить строки или собрать их в группы
• Запомнить удобную настройку
• Изменить одну ячейку или несколько одинаковых значений
• Скопировать значения или скачать Excel
• Отличить импорт файла от копирования ячеек
• Проверить себя, если список выглядит неправильно
• Иллюстрации прежнего оформления

Разобраться в открытом списке

1. Посмотрите на заголовок страницы и активную вкладку. Например, текущие и завершённые задачи могут быть разными списками.
2. Дождитесь окончания загрузки. Сообщение об ошибке получения данных не означает, что записей нет.
3. Найдите заголовки столбцов и одну знакомую строку. Если показано количество найденных записей, сравните его с ожидаемым. Число найденных и общий размер списка могут различаться из-за фильтра.
4. Наведите указатель на непонятную кнопку и прочитайте подсказку. На телефоне часть действий может быть убрана в меню, а панель может прокручиваться в сторону.
5. Откройте нужную карточку предусмотренным в этом списке нажатием на строку или ссылку. В режиме таблицы нажатие может выбирать ячейку для работы, поэтому сначала проверьте, какой режим включён.

Карточка является отдельной страницей одной записи с более подробными данными. Таблица помогает выбрать эту запись из общего списка. Если открыли карточку организации с похожим названием, сверьте ИНН до изменения реквизитов.

Выбрать действие над таблицей

• «Добавить» или «Создать»: открыть форму новой записи. Появление формы ещё не означает, что запись сохранена.
• «Обновить данные»: заново получить список с сервера. Это не кнопка сохранения незаконченной формы.
• «Сбросить фильтры»: убрать условия отбора и сортировку. Отдельно проверьте и очистите заполненный быстрый поиск.
• «Экспорт в Excel»: скачать книгу по текущей доступной выборке и видимым столбцам.
• «Режим таблицы»: перейти к работе с ячейками вместо обычного открытия карточек, если эта возможность предусмотрена.
• «Групповое изменение»: задать одно значение выбранным ячейкам одного редактируемого столбца. Перед этим нужно проверить диапазон.
• «Сохранить фильтры»: запоминать условия и сортировку при возврате к списку.
• «Мои фильтры»: выбрать именованный вид или сохранить текущую настройку под понятным названием.

В некоторых списках встречается настройка числа загружаемых строк. Она задаёт порцию получения данных, а не обязательное число строк в книге Excel. Если нужной кнопки нет, проверьте меню действий и возможности этого раздела: не все списки поддерживают весь набор инструментов.

Найти записи и снять лишние ограничения

Быстрый поиск подходит для одного известного признака. Найдите поле «Быстрый поиск…», введите различающую часть названия или номера и дождитесь обновления. На маленьком экране поле может открываться кнопкой «Поиск». Набор проверяемых полей определяется разделом, поэтому отсутствие результата по одному слову ещё не означает, что запись удалена.

Фильтр столбца нужен для точного условия: определённая дата, исполнитель, состояние. Несколько фильтров действуют одновременно.

1. Откройте меню заголовка нужного столбца или боковую панель «Фильтры».
2. Выберите поле и подходящее условие. Для текста это может быть «Содержит», «Равно» или «Начинается с». Для даты, числа или значения справочника форма будет другой.
3. Введите значение либо отметьте нужные варианты. Если форма предлагает несколько условий, выберите их связь «И» или «ИЛИ».
4. Посмотрите на получившиеся строки. Только после проверки первого условия добавьте следующее.

Например, «содержит Север» И «содержит Сервис» требует, чтобы в значении были оба фрагмента. Связь ИЛИ допускает любой из них. Фильтр другого столбца, например даты, продолжит действовать вместе с этим условием.

Для одного поля используйте очистку в панели или «Сбросить фильтр столбца». Чтобы проверить весь список заново, нажмите «Сбросить фильтры», затем вручную очистите «Быстрый поиск…». Просто обновить страницу недостаточно, если включено запоминание условий.

Показать нужные столбцы и сделать текст читаемым

1. Откройте боковую вкладку «Столбцы».
2. В блоке видимости включите нужные поля. В длинном списке используйте «Поиск колонки…». Этот поиск ищет названия столбцов, а не рабочие записи.
3. Снимите отметку у поля, которое сейчас мешает. Его данные останутся в записи.
4. Для изменения ширины наведите указатель на границу заголовка и перетащите её в сторону. Либо откройте меню заголовка и выберите «Авто-размер этого столбца» или «Авто-размер всех столбцов».
5. Для изменения порядка переместите заголовок или ручку элемента в панели, где это доступно. Сверьте получившиеся подписи.

В широкой таблице удобно закрепить номер или наименование через меню заголовка. Этот столбец останется перед глазами при горизонтальной прокрутке. Для возврата используйте «Открепить столбец». Если поля собраны в группы заголовков, раскройте нужную группу, чтобы добраться до конкретного поля.

Проверка: найдите контрольную строку, прочитайте нужное значение полностью и прокрутите таблицу вправо. Убедитесь, что всё ещё понимаете, к какой записи относятся правые столбцы.

Упорядочить строки или собрать их в группы

Сортировка меняет порядок строк: например, новые даты оказываются выше старых. Нажмите заголовок столбца и посмотрите на указатель направления. Через меню также доступны «Сортировать по возрастанию» и «Сортировать по убыванию». Чтобы добавить следующий уровень сортировки, используйте Shift при нажатии заголовка, если требуется несколько полей.

Группировка собирает записи с одинаковым значением под общим заголовком. Например, работы можно показать группами по исполнителю.

1. В меню заголовка выберите «Группировать по…» либо добавьте поле в зону «Группировать по» панели «Столбцы».
2. Раскройте получившуюся группу и проверьте её строки.
3. Если нужны вложенные группы, добавьте следующий доступный уровень и проверьте, удобно ли стало читать список.
4. Для обычного списка уберите поле из зоны группировки или выберите «Снять группировку по…».

Заголовок группы не является новой организацией, заявкой или поручением. Для работы с конкретной записью сначала раскройте группу и выберите строку внутри неё. Группировка не переносит документы между сотрудниками и не изменяет их поля.

Запомнить удобную настройку

Переключатель «Сохранить фильтры» помогает вернуться к прежним условиям и сортировке. Если при каждом открытии список снова ограничен, проверьте эту настройку. Выключение запоминания и очистка текущего поиска являются отдельными действиями.

Для нескольких рабочих вариантов создайте именованный вид. Например, «Работы на проверке» и «Завершённые за месяц».

1. Настройте фильтры, сортировку и нужное представление.
2. Откройте «Мои фильтры» и выберите «Сохранить текущий вид».
3. Заполните «Название вида» так, чтобы позднее было понятно, какие строки он отбирает.
4. При необходимости включите «Сделать видом по умолчанию» и нажмите «Сохранить».
5. Снова выберите вид в «Моих фильтрах» и проверьте условия и строки.

Вид не является фотографией базы на определённую дату. При следующем открытии он покажет актуальные доступные записи по сохранённым условиям. Значок карандаша позволяет переименовать вид и изменить признак по умолчанию. Удаление вида не удаляет рабочие строки.

Изменить одну ячейку или несколько одинаковых значений

Редактирование доступно только в предусмотренных столбцах и при нужных правах. Если поле не редактируется, откройте карточку или уточните допустимый способ изменения. Не каждое видимое значение можно исправлять прямо в таблице.

1. Найдите нужную запись и сверьте её номер или другой точный признак.
2. Включите «Режим таблицы», если список его поддерживает.
3. Выберите редактируемую ячейку и откройте редактор, например клавишей Enter.
4. Введите значение или выберите его из предложенного справочника. Завершите действие предусмотренным редактором способом.
5. Дождитесь ответа и снова проверьте фактическое значение. Если сервер сообщил ошибку, одно только новое значение на экране не доказывает сохранение.

Для одинакового изменения нескольких записей включите «Групповое изменение», выделите диапазон в одном редактируемом столбце, откройте редактор внутри выделения и задайте значение. До подтверждения проверьте каждую строку и размер диапазона. Диапазон из разных столбцов для этого действия не подходит.

Клавиша Esc может закрывать открытый редактор, если он это поддерживает. Она не является универсальной отменой уже сохранённой правки. После сомнительного результата сначала заново прочитайте запись, затем решайте, что исправлять.

Выделенные ячейки и строки, выбранные флажками, являются разным выбором. Удаление, передача, подписание и другие групповые команды модуля могут использовать флажки. Перед каждой такой командой отдельно проверьте, какие записи она обработает.

Скопировать значения или скачать Excel

Чтобы скопировать часть таблицы, выделите нужные ячейки и в контекстном меню выберите «Копировать» или «Копировать с заголовками». Контекстное меню открывается предусмотренным для вашего устройства способом, например правой кнопкой мыши. Если используете сочетание клавиш копирования, убедитесь, что выбрана таблица: из активного текстового поля скопируется его текст.

1. Перед экспортом проверьте вкладку, быстрый поиск и фильтры. Именно они определяют текущую выборку.
2. Включите нужные столбцы. Не рассчитывайте найти скрытое поле в книге.
3. Нажмите «Экспорт в Excel» и дождитесь скачивания.
4. Откройте книгу, проверьте заголовки, число строк и несколько известных значений: например номер и дату контрольной записи.

При подгрузке с сервера программа может получить для экспорта больше строк, чем сейчас видно на экране. Порция загрузки и высота видимой области не ограничивают всю выборку. Книга с неверным фильтром может быть успешно создана, поэтому наличие файла не заменяет проверку содержимого.

Чтобы временно увеличить рабочую область, откройте меню таблицы и выберите «Во весь экран». Для возврата используйте «Уменьшить таблицу». В отдельных встроенных списках такой команды может не быть.

Отличить импорт файла от копирования ячеек

Вставка текста из буфера не является универсальным импортом записей. Для загрузки Excel в лабораторную заявку предусмотрена отдельная операция: она разбирает лист и сопоставляет его столбцы с полями программы.

1. В нужной заявке откройте предусмотренный импорт или разрешённую зону переноса файла.
2. Выберите файл и лист, назначьте соответствие столбцов.
3. Проверьте адрес, подъезд, номер объекта и месяц готовности. ИНН владельца и специализированной организации помогает различать одноимённые организации; подъезд лучше держать отдельным столбцом.
4. До нажатия «Импортировать … строк» проверьте распознавание. Кнопка выполняет проверку и, если замечаний нет, сразу запускает перенос. После завершения сверьте результат в целевой заявке.

Полный порядок и требования к файлу приведены в инструкции по импорту Excel в заявку.

Команда «Копировать» в карточке заявки может означать перенос состава другой заявки. В окне «Копировать из другой заявки» выбирают организацию, «Заявку-источник» и вариант «Копировать из»: «Заявки» или «Протокола». По умолчанию могут переноситься все объекты; если нужен отбор, включите «Выбрать конкретные объекты» до команды «Скопировать». Эта операция описана отдельно: перенос состава из другой заявки. Она не равнозначна копированию ячеек.

Проверить себя, если список выглядит неправильно

• «Пропали» строки. Проверьте страницу и вкладку, очистите быстрый поиск, снимите фильтры, проверьте сохранённый вид и раскройте группы. Затем обновите данные.
• Не видно значения. Проверьте видимость столбца, его ширину и положение горизонтальной прокрутки. Скрытый столбец не означает пустое поле.
• При нажатии не открывается карточка. Посмотрите, включён ли режим таблицы, и используйте предусмотренную в списке ссылку открытия.
• В Excel не те записи. Вернитесь к исходной таблице, проверьте все ограничения и выгрузите заново. Не исправляйте рабочую базу ради неверно настроенного экспорта.
• После редактирования ошибка или обрыв связи. Повторно прочитайте значение в карточке или обновлённом списке. Не повторяйте групповую правку, пока не выяснили, какие записи уже изменились.
• Кнопки из примера нет. Сверьте раздел, права и доступные действия. Изображения прежнего оформления ниже сохранены для сопоставления, их расположение кнопок может отличаться от текущего клиента.

Для первого знакомства достаточно найти контрольную строку, показать нужные столбцы, задать один фильтр и затем убрать его. Когда вы можете объяснить, почему в списке остались именно эти строки, переходите к сохранению видов и разрешённым изменениям.

Иллюстрации прежнего оформления

Сохранены изображения из предыдущей редакции. Они показывают прежнее расположение элементов; порядок действий в актуальном клиенте описан выше. Нажмите изображение с доступным просмотром, чтобы рассмотреть детали.