Технические записи в TesLab

Технические записи в TesLab

"Техническая запись" в TesLab - это первичные данные по выполненной лабораторной деятельности (испытания/измерения/проверки) и история их заполнения/изменений.
Она нужна руководителю ИЛ как доказательная база: что именно измерили/проверили, в каких условиях, какими СИ, кто и когда внес данные, что и когда изменялось.

Протокол испытаний/измерений формируется на основании технической записи. Если протокол подписывается электронной подписью, то только КЭП уполномоченного лица в установленном порядке. Встроенная подпись TesLab для подписания протоколов не используется.

Как устроено

Работа устроена просто и "по ГОСТ": результаты фиксируются в момент их получения.

1. Специалисты выполняют работы и фиксируют первичные наблюдения/данные и результаты в TesLab по мере их получения (непосредственно на месте испытаний).
2. В процессе заполнения формируется техническая запись: она связывается с заданием/протоколом и содержит все внесенные данные.
3. Если к заполнению подключаются несколько сотрудников, TesLab сохраняет последовательность внесения и историю изменений (кто/когда/что менял, "было/стало").
4. На основании технической записи формируется отчетная форма (протокол/акт) для печати/выгрузки и, при необходимости, последующего подписания КЭП.

Как скачать техническую запись

Технические записи скачиваются из журнала протоколов:

Лаборатория → Протоколы → выбрать протокол(ы) → "Меню" → "Скачать тех.запись"

Что будет скачано:

• Если выбран 1 протокол → скачивается PDF технической записи.
• Если выбрано несколько протоколов → скачивается ZIP-архив, внутри PDF для каждого протокола.

PDF технической записи

PDF технической записи в TesLab предназначен для удобного хранения и предъявления (в т.ч. для внутреннего контроля/аудитов):

Что содержит PDF:

• идентификацию записи (например, № записи/№ задания);
• данные и результаты, внесенные при выполнении работ;
• полную историю заполнения и изменений (последовательность действий, "было/стало", автор/дата внесения).

Контроль целостности PDF (встроенная подпись TesLab)

Сформированный PDF техзаписи заверяется встроенным механизмом подписи TesLab (самоподписанный сертификат). Это нужно для:

• подтверждения целостности сформированного PDF,
• фиксации момента формирования,
• обнаружения изменений после формирования.

Важно:

• подпись PDF технической записи не является КЭП (не предназначена для юридически значимого подписания протоколов);
• протоколы, если подписываются электронной подписью, подписываются только КЭП уполномоченного лица в установленном порядке.

Идентификация сертификата встроенной подписи TesLab (для техзаписей PDF)

• AKI: 6A 47 23 12 3F 66 1C 04 62 EB D1 F0 C9 13 4D 1D 39 79 D7 D5
• Серийный номер сертификата: 5E:1C:1C:10:86:3D:EA:01:30:C8:69:9A:6D:3A:A5:F3:9D:51:59:D6

Когда формируется PDF и зачем нужен архив

В TesLab PDF технической записи формируется двумя способами:

1. По запросу - когда руководитель ИЛ (или уполномоченный пользователь) выбирает протокол(ы) в разделе "Лаборатория → Протоколы" и нажимает "Меню → Скачать тех.запись". В этом случае формируется PDF, который отражает текущее состояние технической записи и ее историю на момент формирования.
2. Автоматически - ежедневно в 23:40 TesLab выполняет автоматическое формирование PDF технических записей (для фиксации) и помещает сформированные PDF в архив.

Если после автоматической фиксации (после 23:40) в техническую запись были внесены изменения, по запросу можно сформировать новый PDF. При этом архивная фиксация за предыдущую дату сохраняется и может быть предъявлена при необходимости.

Как проверить подпись PDF в просмотрщике

Проверка подписи PDF техзаписи нужна, чтобы убедиться, что файл не изменялся после формирования.

Для начала на ПК нужно установить сертификат

Как установить сертификат подписи TesLab в Windows

Шаг 1. Установить сертификат в хранилище Windows

1. Скачайте сертификат .cer с нашего сайта.
2. Нажмите по нему правой кнопкой → "Установить сертификат".
3. Выберите "Текущий пользователь" (рекомендуется) или "Локальный компьютер" (потребуются права администратора).
4. Выберите "Поместить все сертификаты в следующее хранилище" и нажмите "Обзор".
5. Для самоподписанного сертификата обычно используют одно из хранилищ:
   • Trusted Root Certification Authorities ("Доверенные корневые центры сертификации") - если сертификат самоподписанный и должен считаться доверенным как корневой;
   • Trusted People ("Доверенные лица") - если вы хотите доверять подписи конкретного сертификата без добавления его как "корневого".
6. Завершите мастер установки ("Далее" → "Готово").

Шаг 2. Проверить, что установлен именно нужный сертификат

1. Нажмите Win + R → выполните команду certmgr.msc (для "Текущего пользователя").
2. Откройте выбранное хранилище ("Trusted Root..." или "Trusted People") и найдите установленный сертификат.
3. Откройте сертификат и сверьте реквизиты:
   • Serial Number: 5E:1C:1C:10:86:3D:EA:01:30:C8:69:9A:6D:3A:A5:F3:9D:51:59:D6
   • Authority Key Identifier (AKI): 6A 47 23 12 3F 66 1C 04 62 EB D1 F0 C9 13 4D 1D 39 79 D7 D5

Вариант A: Adobe Acrobat Reader (рекомендуется)

1. Откройте PDF технической записи в Adobe Acrobat Reader.
   
2. Откройте панель подписей (или на последней странице нажмите на блок "технические записи заверены ПЭП пользователей..." (скриншот выше)):
   
   • нажмите на область подписи в документе, или
     
   • откройте "Инструменты" → "Сертификаты" → "Проверить подписи" (названия пунктов могут немного отличаться по версии).
     
3. Откройте "Свойства подписи" (Signature Properties).
   
4. Проверьте статус:
   
   • важно, чтобы было видно, что документ не изменялся после подписания (целостность соблюдена).
     
   • при этом может отображаться предупреждение о доверии к сертификату — это нормально для самоподписанного сертификата.
     
5. Нажмите "Показать сертификат" → вкладка "Details" (Подробно) и сверьте реквизиты:
   
   • Serial Number (серийный номер) = 5E:1C:1C:10:86:3D:EA:01:30:C8:69:9A:6D:3A:A5:F3:9D:51:59:D6
   • Authority Key Identifier (AKI) = 6A 47 23 12 3F 66 1C 04 62 EB D1 F0 C9 13 4D 1D 39 79 D7 D5
     

Вариант B: встроенный просмотрщик браузера

Chrome/Edge часто показывают подписи ограниченно и могут не дать посмотреть AKI/серийный номер. Для полноценной проверки используйте Adobe Reader или другой PDF-просмотрщик с поддержкой проверки подписей.

Как TesLab закрывает требования ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 (п. 7.5)

Ниже простое сопоставление "что требует ГОСТ" → "как выполняется в TesLab".

7.5.1 Технические записи должны вестись и быть достаточными

Что важно по смыслу:

• записи ведутся по мере выполнения работ;
  
• первичные наблюдения/данные/расчеты фиксируются в момент получения результата;
  
• записи должны обеспечивать прослеживаемость и понимание, откуда взялся результат.
  

Как у нас:

• специалисты вносят первичные данные и результаты по мере получения, непосредственно в процессе выполнения работ;
  
• техническая запись содержит сведения, необходимые для прослеживаемости (идентификация, исполнитель(и), даты внесения, условия/СИ/результаты в объеме, который предусмотрен методикой и настройками);
  
• протокол формируется на основании технической записи.

7.5.2 Изменения в технических записях должны быть прослеживаемыми

Что важно по смыслу:

• любые изменения должны быть прослеживаемыми к первичным данным/предыдущим версиям;
  
• должно быть видно, кто и когда внес изменение;
  
• исходные и измененные данные сохраняются.
  

Как у нас:

• TesLab сохраняет последовательность заполнения и изменения записи;
  
• для изменений отображается "было/стало", фиксируются автор и дата изменения;
  
• техническая запись выгружается в PDF, который содержит полную историю создания и редакций;
  
• целостность сформированного PDF контролируется встроенной подписью TesLab (самоподписанный сертификат), что позволяет выявить изменения после формирования.

Важно для руководителя ИЛ: настройки демо-режима

В TesLab есть демо-настройки:

Лаборатория → Настройки → вкладка "Настройки" → "Активировать демо-режим"

Не включайте "Сжатые тех.записи" в реальной работе

Если включить опцию "Сжатые тех.записи", то в технических записях:

• не будет отображаться реальная история изменений,
• будет отображаться упрощенная версия (как будто один специалист "зашел и сделал" одним этапом).

Это предусмотрено только для демо-версии, чтобы не раздувать базу автосгенерированными изменениями и не создавать путаницы при демонстрации.