Работа с запросами (заявками)

Работа с запросами (заявками)

Заявки (запросы) добавляются и распределяются из раздела Лаборатория → Запросы
или Компания → Контрагенты → Договор → Запросы.

---

Как работать с запросами в TesLab

---

Содержание

• 1. Создание запроса
• 2. Добавление лифтов в запрос
  • 2.1 Добавление лифтов по одному
  • 2.2 Копирование лифтов из другой заявки
  • 2.3 Импорт лифтов из Excel
• 3. Если адрес отсутствует в КЛАДР (ФИАС)
• 4. Назначение специалистов
• 5. Удаление лифта из заявки
• 6. Этапы заявки и статусы
• 7. Согласование заявки
• 8. Подготовка КП и договора
• 9. Соответствие ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 п. 7.1

1. Создание запроса

При добавлении запроса необходимо указать следующие данные:

• Дату направления (укажите дату, когда была направлена/получена заявка).
• Тип заявки (выберите вид технического освидетельствования).
• От кого поступила заявка (укажите заявителя).
• КП (требуется ли коммерческое предложение и/или было ли оно выдано ранее).
• Номер договора (укажите номер соответствующего договора или отметьте, что договор нужно подготовить).
• Добавьте файлы (например: сам запрос, список лифтов, особые требования заказчика, переписка/уточнения).

После заполнения информации по запросу нажмите кнопку "Сохранить":

После сохранения откроется карточка запроса. На следующем этапе необходимо добавить информацию о лифтах, по которым должно быть проведено освидетельствование.

---

2. Добавление лифтов в запрос

Добавить лифты в запрос можно одним из способов:

• добавляя лифты по одному;
• копируя лифты из другой заявки;
• загружая список лифтов из Excel.

2.1 Добавление лифтов по одному

1. Нажмите кнопку "Добавить лифт".

2. Укажите следующую информацию о лифте:

• Адрес установки.
• Регистрационный/заводской номер.
• Месяц готовности к оценке.
• Дополнительную информацию (при необходимости).

3. Нажмите кнопку "Добавить".

4. Если следующий лифт схожий или расположен по тому же адресу, кликните по строке правой кнопкой мыши и выберите "Дублировать".

2.2 Копирование лифтов из другой заявки

Этот способ удобен, если ранее уже была заявка по тем же лифтам (или по похожему объекту), и вы хотите быстро перенести список лифтов и их параметры в новый запрос.

Как скопировать:

1. Нажмите кнопку "Копировать из другой заявки".
2. В открывшемся окне выберите контрагента (по умолчанию выбран текущий) и заявку, из которой нужно копировать лифты.
3. Выберите источник данных:
   • Из заявки - копируются данные в том виде, как они были введены при создании исходной заявки.
   • Из протоколов - копируются данные из протоколов, сформированных по выбранной заявке. Рекомендуется использовать этот вариант, если протоколы уже выпускались: как правило, там указаны уточненные и проверенные специалистом значения.
4. Нажмите "Скопировать" и проверьте добавленные строки в таблице лифтов.

Важно:

• После копирования рекомендуется визуально проверить адрес, идентификационные номера и месяц готовности к оценке.
• Если в новом запросе требования отличаются (объем работ, методика, условия) - зафиксируйте это в карточке запроса и выполните согласование.

2.3 Импорт лифтов из Excel

1. Подготовка файла. Для импорта подойдет практически любой Excel файл. Основные требования:

• Файл должен быть в формате .xlsx (.xls - устаревший формат, не поддерживается).
• Столбцы и строки с данными не должны быть объединенными.
• Рекомендуется, чтобы первая строка содержала заголовки столбцов.
• Обязательно наличие столбцов: Адрес, Подъезд, Идентификационный номер (заводской или регистрационный).
• Подъезд должен быть выделен в отдельный столбец (даже если подъездов нет).
• Идентификационный номер не должен быть пустым: пустая ячейка в этой колонке расценивается как "таблица закончилась", строки ниже не импортируются.
• Идентификационный номер не должен повторяться: повторы расцениваются как дубляж и не добавляются.
• Организации (специализированная организация и владелец) - указывать только ИНН.

2. Нажмите кнопку "Импортировать заявку" или перенесите Excel файл на таблицу с лифтами (drag&drop).

3. На вкладке "Назначение столбцов" в поле "Лист" укажите номер листа с информацией и сопоставьте столбцы Excel с полями TesLab (адрес, подъезд, рег/зав. номер, месяц готовности и т.д.).

TesLab автоматически анализирует файл и подставляет значения. Проверьте корректность заполнения:

• В графе "Адрес установки" укажите название соответствующего столбца в Excel.
• Если в Excel в адресе не указан город - установите галочку "Указать город" и введите город вручную.
  Пример: в Excel "ул. Ленина, д. 7", город "Москва" → в базе и документах будет "г. Москва, ул. Ленина, д. 7".
• В графах "Подъезд", "Рег/зав.№", "Месяц готовности" и т.д. укажите название соответствующего столбца в Excel.
• Справа от каждого поля отображается пример данных, которые будут добавлены (для наглядности показываются первые 3 строки).
• Если у поля доступна опция "Выбрать из списка", можно задать значение не из Excel, а вручную (например, выбрать назначенного специалиста).

4. Нажмите "Продолжить" для просмотра сводной информации об импорте. Отображаются первые 3 записи и итоговая строка с количеством лифтов, которые будут добавлены. Для исправления сопоставления вернитесь на вкладку "Назначение столбцов".

5. После проверки информации нажмите кнопку "Начать импорт":

---

3. Что делать, если адрес отсутствует в КЛАДР (ФИАС)?

Иногда адрес объекта может отсутствовать в базе данных (например, дом еще не сдан в эксплуатацию) и требуется указать строительный адрес.

Основные правила:

• Указывайте приближенный, но несуществующий адрес (например, добавляйте "корп. 1234"), чтобы он гарантированно не появился в ФИАС.
• В "Уникальном адресе" не указывайте регион (область/край/город федерального значения - это поле формируется автоматически).

Добавить уникальный (строительный) адрес можно двумя способами:

Пример:

	Нужно указать адрес	Как заполнить "Уникальный адрес"
	г. Москва, ул. Ленина, д. 7	ул. Ленина, д. 7
	г. Москва, г. Зеленоград, ул. Ленина, д. 7	г. Зеленоград, ул. Ленина, д. 7
	Челябинская обл., г. Челябинск, ул. Ленина, д. 7	г. Челябинск, ул. Ленина, д. 7
	Рязанская обл., г. Рязань, ул. Ленина, д. 7	г. Рязань, ул. Ленина, д. 7
	г. Санкт-Петербург, ул. Ленина, д. 7	ул. Ленина, д. 7

---

4. Назначение специалистов

Если специалист не был указан при добавлении лифта, вы можете назначить его позже:

• Дважды кликните левой кнопкой мыши по ячейке "Назначенный"
• Для группового назначения включите "Групповое изменение", выделите нужные ячейки и нажмите Enter. Затем выберите специалиста из списка.
• Аналогично можно изменить другие столбцы (например, "Месяц готовности", "Спец. организация", "Плановая дата" и т.д.).

---

5. Удаление лифта из заявки

Чтобы удалить лифт из заявки, кликните правой кнопкой мыши по строке и выберите пункт "Удалить из заявки". Удаление доступно только по одному лифту и при условии, что по нему еще не создавался протокол.

---

6. Этапы заявки и статусы

В TesLab предусмотрены следующие этапы заявки:

• Подготовка - запрос еще формируется/обрабатывается.
• Согласование - запрос на согласовании у руководителя лаборатории.
• Отклонено - запрос отклонен и не может быть исполнен.
• На уточнении - уточняется дополнительная информация у заявителя.
• Подготовка КП - формирование и согласование коммерческого предложения.
• Подготовка договора - формирование договора.
• Подписание договора - ожидается согласование и подписание договора.
• Ожидание предоплаты - ожидание предоплаты от заказчика (в случае договора с предоплатой).
• Планирование работ - распределение работ между сотрудниками, назначение специалистов.
• В работе - передано специалистам в работу.
• Работы проведены - все протоколы выпущены и утверждены.
• Закрытие сделки - формирование закрывающих документов.
• Оплата - ожидание окончательной оплаты (в случае договора с постоплатой).
• Завершение - ожидание подписания закрывающих документов.
• Завершено - запрос полностью завершен и убран в архив.

Некоторые этапы переключаются автоматически (например, в зависимости от типа договора). Также некоторые этапы можно пропускать, если они не требуются. Статусы можно менять вручную.

Автоматическое поведение статусов настраивается в разделе Лаборатория → Запросы → Настройки: можно указать, какие статусы автоматически пропускать, какие не использовать, а какие "останавливать" (не менять автоматически).

Также можно зафиксировать статус: при смене статуса установите галочку "Зафиксировать статус".

---

7. Согласование заявки

Прежде чем пускать запрос в работу (на выпуск КП, договора и т.д.), руководитель лаборатории (или иное ответственное лицо) должен согласовать запрос: убедиться, что вся информация от заказчика предоставлена, методы/методики определены и находятся в области аккредитации, а также есть возможность проведения работ (сотрудники, сроки, средства измерений и т.д.).

Как согласовать или отклонить:

1. Нажмите кнопку "Согласование".
2. Отметьте необходимые соответствия (чек-лист по заявке).
3. Выберите статус: "Согласовано" или "Отклонено" (либо переведите на "На уточнении", если не хватает данных).
4. При необходимости добавьте комментарий (особенно важно при отклонении - укажите причину) и нажмите "Записать".

---

8. Подготовка КП и договора

Подготовить коммерческое предложение и договор можно прямо из карточки запроса. Для этого нажмите соответствующую кнопку и заполните необходимую информацию.

Рекомендуем формировать КП и договор из карточки запроса, так документы автоматически связываются с запросом, что повышает прослеживаемость и упрощает контроль исполнения.

---

9. Соответствие ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 п. 7.1

Ниже приведено практическое объяснение: какие действия выполняются при работе с запросом и какие записи при этом формируются. Это помогает соблюдать требования 7.1 к анализу запросов, проверке возможности выполнения работ и управлению изменениями.

Требование (смысл 7.1)	Как выполняется в TesLab
Фиксация требований заказчика и исходных данных	Создание карточки запроса (раздел 1): тип заявки, заявитель, договор/КП, прикрепленные файлы и комментарии. Далее список лифтов с ключевыми параметрами (раздел 2).
Анализ возможности выполнения работ	Проводится на этапе согласования (раздел 7): подтверждаются условия выполнения работ (наличие данных, применимость методик, ресурсы, сроки, СИ и т.д.).
Принятие решения: согласовать / отклонить / уточнить	Решение фиксируется статусом заявки и (при необходимости) комментарием (раздел 7). Для недостаточных данных используется этап "На уточнении" (раздел 6).
Управление изменениями требований	Изменения отражаются через корректировку данных в карточке запроса и через этапы/статусы (раздел 6). Если изменения существенные - рекомендуется повторно выполнить согласование (раздел 7).
Записи	Карточка запроса содержит исходные сведения, прикрепленные файлы, перечень лифтов, назначенных специалистов, а также этапы выполнения работ (1–6).

Рекомендованный чек-лист перед запуском запроса в работу:

• получены исходные данные (перечень лифтов, адреса, идентификационные номера, документы/файлы);
• определен объем работ и тип освидетельствования;
• определены методики/требования и они применимы (в области аккредитации);
• доступны ресурсы (персонал, сроки, средства измерений);
• понятны договорные условия (КП/договор/оплата, если применимо);
• запрос согласован ответственным лицом или переведен на "На уточнении" / "Отклонено" с причиной.